高职院校学籍管理工作中若干问题的探讨——基于三明职业技术学院学籍档案管理现状的思考

李志敏

（三明职业技术学院，福建 三明 365000）

一、学籍档案及其重要性

（一）什么是学籍档案

学生学籍档案管理就是把学生在校就读期间的培养与成长以学籍档案的形式记录保存的过程，学籍档案应包括学生报名注册登记表、个人基本情况机读卡、注册学习专业、学习的课程、考试成绩记录表以及学籍异动情况记录，直至毕业与毕业资格审查等方面的管理等。学籍档案存于学校学籍管理部门，作为学校和各级教育行政部门查询、检查、审核毕业资格的依据。

（二）学籍档案管理的重要性

学籍档案管理除了真实反映学生在校就读期间的培养与成长，更是教学管理的一个组成部分,在提高教学质量上也起着极其重要的作用。学籍档案的重要性主要表现在：

1.维护正常的教学秩序，促进教学质量的提高

高职院校的学籍档案管理工作与学校的教学工作紧密相连，它们之间是相互促进的关系。学籍档案详细记录了教学与管理中的各个方面，如历年成绩记载、学籍变动情况、奖励处分等，都真实地记录在学籍档案中。从学籍管理档案的记录中可以反映出一段时间内教学水平的高低以及管理水平。在进行教学质量评估时，就可以从日常学籍管理档案中反映出教学质量与教学水平，并能从中发现不足，从而改进教育教学工作。

2.为颁发学历证书提供依据

按照《普通高等学校学籍管理规定》，新生入学要符合国家规定的成人招生录取条件，在籍学生要学完教学计划规定的全部课程，考核成绩合格、并通过思想政治鉴定者，才准予毕业，获得国家承认学历的毕业证书，国家承认其学历，国家对毕业生的工资待遇、使用、晋级、职称评审等一系列政策的贯彻执行才有可靠的凭据。

3.学校教学管理水平验证的关键在学籍管理工作上

学生管理工作与学生学籍档案管理工作是相连的，学籍档案管理工作不仅仅是对学生学籍的记录，同时亦能对学校教学与学生管理提供便捷的服务。比如：学生学籍卡片里记录着他们就读期间的课程成绩、学籍异动、操行评语等等相关内容。因此，学籍档案管理工作在一定程度上能体现学校教学与学生管理水平。

二、高职院校学生学籍档案管理的现状

目前，我校学生学籍档案管理工作内容杂而广，和很多高职院校一样存在着任务重、事务杂、阶段性工作明显、时效性强、政策性强等诸多特征。再加上学校这几年办学规模的扩大，在招生方面也进行了大胆的改革尝试，学生对象呈现多层次性，加上学生退学、试读、转学、开除、深造等偶发现象的存在，学籍档案管理内容也呈现出多层次性。

随招生数的增多，学生入学成绩、学习基础与学习能力也出现参差不齐，学生素质多样化特征更加明显。这正如美国著名教授马丁·特罗（大众化理论创始人）所说：“由于高等教育规模在量上的增加，高等教育的全部活动都要发生变化。”因此，高职院校学生学籍档案管理也将迎来前所未有的挑战。

三、高职院校学籍档案管理工作存在的问题

（一）对学籍管理工作认识不足、重视不够

院、系对学籍管理的重要性认识尚不足，一定程度上忽略了学生学籍管理工作对提高学习积极性与教学质量的作用，造成一些学生、甚至部分管理人员和辅导员对学籍管理制度不太了解。学生遇到学籍方面的问题，辅导员无法解答，有的学生未办理休学或退学手续就离校，直到要用到档案材料才想到要补办手续。这就影响了学生在校期间的表现记载，也影响到其他部门的工作开展，如资助中心的资助金的核发。

（二）学籍管理制度不健全，运行机制不完善

由于学院是由几所中专学校整合组建而成，学籍管理工作正处于由中专管理模式向高校管理模式转型阶段，触及到转型,学籍管理工作难免会遇到这样或那样的问题,相对缺少一定的管理经验，多是按照《普通高等学校学籍管理规定》，上级主管部门制定的一些学籍管理制度没有相对应的实施细则，多数情况下，都是在工作中摸索、总结经验和管理方法，如学生结业证书在几年内可以更换毕业证书，各校执行的时效不一致;各系收集整理的材料不尽相同，也不齐全，致使归档、保管和利用等都不规范。

（三）学籍管理人员缺少系统的理论知识、操作培训

当前学籍管理工作已进入网络化管理模式，对学籍管理人员专业化程度的要求就更高。但在实际管理工作中，教育管理专业毕业的少之又少，有的专业不对口，更是缺少系统的学籍管理理论知识和正规的、系统的专业培训。随着学生人数的增加，管理人员的配备数量也明显不足，除教务处有专职学籍管理人员外（有的院校可能还是兼职），系部一级的学籍管理人员多是兼职，学生的成绩、异动等情况变更、上传不及时，有时还存在漏报、错报，致使上一级管理部门反复核查、纠错，也给其他相关部门工作带来不便。

（四）学籍管理运行机制不通畅

随着高职院校办学规模的扩大，招生数的增多，学生学籍管理工作也日益复杂和繁重。我院和大多数高职院校一样，都是实行院系二级管理模式，但在实际操作过程中，运行机制并不很顺畅，出现职责不分现象，很多重要的学生学籍管理事务还依靠学校教务处处理，原本要学院各系部独立完成的学生学籍管理工作，最终还要由学院教务处协助才能完成。同时，各系部对学院教务处制定的一些相关政策与通知也出现不能按时传达给学生，甚至不能领会的现象，这势必会造成学院管理工作的脱节，影响了学籍管理工作的效率。

四、加强和改进学籍管理工作的思考建议

如何加强和改进学籍管理，提高学籍管理工作效率，以适应教育改革的需要，是当前亟待解决的问题。

（一）重视学籍管理工作，提高对学籍管理重要性的认识

1.院、系要站在教育改革发展的高度，重视学籍管理在教学管理中的重要位置和作用，进一步加强学籍管理工作，完善学籍管理机构建设，配齐配强学籍管理工作人员，不断完善和改进学籍管理工作，调动工作热情和积极性，更好地提高学籍管理工作水平。

2.学院学籍管理工作者应提高对学生学籍管理工作的认识，专心做好学生学籍管理工作，不断总结学籍管理工作经验，亦将学生学籍管理工作作为课题研究，不断优化学生学籍管理工作程序，真正意义上实现学籍管理的科学化、规范化，更好地为学院教育教学服务。

（二）建立和完善学籍管理工作制度

随着教育事业的发展，教育体制改革的深化，招生规模的扩大，学生学籍管理工作也应与时俱进，不断地完善与充实，更要制定一些适应教育发展规律的学生学籍管理制度。

1.根据上级教育主管的有关规定和管理要求，在现有的学籍管理工作制度基础上，制定相对应的实施细则和严格的工作程序，细化工作流程，使管理人员有章可循。

2.建立健全学籍管理人员岗位工作制度。结合本校学籍管理工作的实际，制定出切实可行的岗位工作制度与工作职责。

3.落实和完善学籍管理人员教育培训制度。完善、落实、定期举办学籍管理专业技能培训、专题讲座，选派业务骨干参加省级以上培训班，学习、交流学籍管理经验，提高自身的业务素质和业务能力。

4.引进科学激励机制，健全学籍管理评价体系，应做到激励先进，鞭策后进，让学生学籍管理工作更加科学化、规范化、制度化。

（三）加强高职院校学籍管理工作者队伍建设

学生学籍管理是繁琐、具体、细致的工作，工作量大，专业性强，影响因素多，这就要求建立一支业务精、能力强的学籍管理人员队伍。

一是在人员配备上，要配齐配强，把勇于创新、业务能力强、乐于奉献的人员充实到学籍管理工作队伍。二是在机构设置上，要成立学籍管理部门，设立专职工作人员，形成完整的管理体系。三是定期召开工作例会，传达上级主管部门相关精神和要求，总结工作，解决工作中的疑难问题，改进、创新工作方式与思路。四是激励学籍管理工作者专心课题研究工作，不断探索与创新学生学籍管理工作。

（四）加强高职院校学籍管理工作的宣传

在实际学籍管理工作中，要抓典型，重宣传，充分发挥学籍管理工作对学生的教育作用，不断增强教育的良好效果。

1.针对师生对学籍管理认识模糊的情况，广泛开展管理工作的宣传教育，将一些常规的问题解决在基层、一线。

2.这些年，我校在学生学籍处理的问题上，总结了很多有效经验。例如：对个别未按期毕业的学生进行细致调查，并给予通报，这样能针对性地对学生起到教育作用，收到良好的效果。

3.将细心的思想教育和强制性的纪律管理结合起来，这样能更好防止学生的不良行为发生。在考试违纪方面，我们加强考风考纪教育工作，让学生认清违纪的危害性与后果。

（五）加强高职院校的二级管理

高职院校的学籍管理工作日趋复杂化，而非学院教务处就能独立完成的，应加快推进学院二级管理工作，科学合理地划分学院教务处与各系部的权限与职责，健全职责分明的学院管理体制，直接发挥系部二级管理的作用。学院教务处行使的是学院一级管理职能，主要职能在于战略与宏观上对学院整体规划，起到控制、监督、服务作用；系部则是有相应自主权与相对独立性的学院具体业务的执行机构，遵循学院规章制度来行使学生学籍管理的职权，及时完成学生学籍管理各项工作。学院教务处应定期召开例会，加强对各系部的指导与考核，及时通报对学籍处理的情况与问题，协调各部门的管理工作，统一各系部学生学籍管理的处理尺度。

学籍管理这项工作不仅涉及到每个学生的切身利益，更关系到学校长期的稳定和发展，加强和改进学籍管理工作，完善管理制度，健全二级管理工作机制，强化学籍管理队伍建设，全面提高学籍管理工作水平，促进高等教育具有极其重要作用，对维护学生的合法权益和高等学校教育教学秩序，为提升教育质量和培养高素质、技能型、应用型、实操型的高级人才提供有力保障。

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