浅谈水文档案信息化建设的重要性

刘 鹃

(黑龙江省水文局)

浅谈水文档案信息化建设的重要性

刘 鹃

(黑龙江省水文局)

随着社会、经济、科技的发展，水文档案信息化建设成为大势所趋。信息化在水文档案记录填报、贮存维护、使用共享等方面具有极大的重要性，能充分发挥水文档案各个方面的功能和价值，为水文事业发展和经济建设服务。

信息化建设;档案;水文

1 信息化对记录填报的重要性

水文档案具有很强的地域性，同时需要高度的统一性。一般的水文档案数据报表是以“站年”为管理单位，即一个观察站一年的勘察数据项目记录整编在一起，装订成一卷。因此一个水文档案记录数据只能代表一定区域范围内的水文要素变化情况和规律。我国疆土辽阔、地形复杂，不同地区环境条件有很大的差异，而水文要素与地理环境息息相关，因此水文档案相应具有显著的地域性，同时具有一定的地理分布特点。

而水文档案的统一性体现在两个方面:一方面，一个地区的水文要素仅靠一个观察站的记录数据是很难做出范围大、时效长、准确度高的水情研究和水文变化预报，也很难保证各种水文服务;因此，一个地区内需要多个划分区域的观察站的水文档案共享，才能有效地得到准确的水文研究分析结果。另一方面，虽然各地区水文要素不同，但也存在相同或相似的特征规律，以一个地区的水文档案用以比较另一个地区的水文档案或者用以推测另一个地区的水文变化规律也是一个重要用途。由于上述两方面，出于资源共享方面的考虑，水文要素勘察的观察指标、观察方法、观察时间以及观察结果的记录填报格式、传输与接收标准都要求高度标准化、统一化。

传统的纸质档案，不同地区之间很难做到统一化。而使用信息化的电子档案，可以十分轻松地在全国范围内定制并推行一个统一的标准。按照这个标准，水文档案记录填报格式、传输与接收将得到统一管理，能够使得水文档案填报标准化、统一化。统一的格式，也使得处理记录填报、记录传输与接收的工作人员培训成本和工作成本大大降低:只需掌握一种统一的标准格式，不需在不同的格式之间转化。

另一方面，电子档案填报效率与方便程度远远优胜于传统的纸质文档。快速的数据输入、自动记录校验与保存，免去了工作人员人工书写、校对、存放等记录填报过程，大大解放了劳动力，极大地提高了工作效率。随着科技的不断发展，信息处理技术将使得数据输入方法得到完善与提高，目前的键盘输入可能将被更加快速的语音输入技术或者别的更加效率且精确的信息输入技术所取代。

2 信息化对贮存维护的重要性

在水文档案记录填报完成后，如何贮存档案、如何维护档案安全、对记录进行修改与更新、如何在突发损害事件之后进行信息恢复成为了水文档案工作的重点。信息化技术使得水文档案的贮存、备份、修改、更新、灾后恢复变得简单方便且自动高效，发挥了极大的作用。

传统的纸质水文文档在贮存方面存在很大的缺点，不仅占地空间大，而且对环境敏感，湿度、温度、空气灰尘指数都会对纸质以及上面的笔墨数据造成影响，还要担心虫蛀、鼠害、霉变、脆化等很难避免的问题。信息化的存储技术将这些问题变得不再是问题。随着信息技术发展，存储介质朝着容量越来越大、体积越来越小、安全性越来越可靠的方向不断升级完善。现有的存储技术，可以使得在不足手掌大的存储介质中存放下几个仓库容量的纸质档案数据量，极大地节省了贮存占地空间。同时不用担心环境带来的霉变和虫害影响以及时间带来的纸张笔墨变质，安全性可靠性得到大幅度提高。

在数据备份方面，信息化技术也显示了强大的优越性和重要性。传统的纸质档案备份，需要人工抄录或是人工复印，这一过程效率低能耗大，并且由于档案占地空间大，备份成倍地增加了占地空间的成本，需要消耗大量的人力物力。而现代存储技术，例如磁盘阵列等，使得数据备份变得容易、高效、安全。使用相应的存储技术能自动化地完成数据的备份，无论是在同一屋里的近地备份还是另一个城市的远地备份，不需要大量的手工操作，节省人力物力。社会情况和自然条件错综复杂，可能出现设备老化、系统故障、火灾、地震等人为或自然不可抗拒因素从而对水文档案造成毁灭损害。灾后水文档案记录恢复措施是必要且意义重大的。备份信息化的方便高效同时实现了灾后数据恢复的方便高效。冗余磁盘阵列备份能解决个别设备损坏、系统故障导致的数据损毁问题，而近地、远地备份等措施使得在地震、洪水等毁灭性打击之后也能完整地恢复原有的水文档案记录。并且信息技术使得灾后恢复过程自动化，通信光纤等传输介质使恢复时间缩短在很短的范围内。

档案记录有时可能需要修改，或是记录格式需要更新。传统的纸质档案若要修改，总是需要重新书写填报以避免留下修改痕迹，而在格式更新方面则要完全更换，麻烦冗余且成本巨大。信息化的电子档案在修改和格式更新方面则方便快捷。拥有相关权限的工作人员只需修改需要更动的部分而不留下痕迹且不影响其他部分的数据记录。同样的，更新档案记录格式时，工作人员在记录表格的设计上修改需更动的项目或者添加新的项目，可以不影响其他的记录格式和数据。

3 信息化对使用共享的重要性

要充分发挥水文档案的功能，需要重视水文档案使用这一环节，任何珍贵的资源只有得到使用才能挖掘出其价值。水文档案的价值在信息化建设下得到深层次的开发。

水文档案作为水文要素的观察统计结果，用于水文相关的模型构建、规律预测等，很多场合需要以海量的数据作为基础进行大量的运算与比对。信息技术借助运算能力强的电脑，能够在短时间内对大数据量进行接收数据、分析比较、结果展示等操作，完成上亿次计算。由于记录贮存特点，信息化的水文档案数据只需少量接口就能很容易作为电脑计算程序的输入。

另一方面，水文档案的使用离不开各个观察站之间数据的共享。信息化的水文档案基于存储介质携带方便、传输迅速、备份方便高效、数据获得快速准确等特点，在资源共享方面也能做到方便高效。对于传统纸质文档，远距离之间的记录共享难以避免从一个城市到另一个城市的路程开销、数据检索和备份低效的麻烦。而在信息化设备的帮助下，电子档案能够在短时间内从一个档案库传输至千里之外的另一个档案库，完成数据共享。这种高效的水文档案建立、存储、使用、共享方式，为水文事业发展和经济建设做出了重要贡献。

［1］刘鹃.浅谈做好新形势下水文档案服务工作［J］.黑龙江档案，2007，(7).

［2］王伟.水文档案的特点和管理方法探讨［J］.云南档案，2007，(5).

［3］齐建萍.加强档案管理工作，为构建和谐社会服务［J］.赤峰学院学报，2008，(2).

［4］张素红.浅谈加强水文档案的信息化建设［J］.科技情报开发与经济，2008，(4).

U415.1

C

1008-3383(2013)04-0197-01

2013-01-09