全息实验室设备管理设计

王 玲

北京市科学技术研究院

从某种角度来说，实验室建设关系到国家竞争力的发展。党的十八大提出“实施创新驱动发展战略”，科研是推动发展的关键力量，是创新的必要条件，而实验室的建设则是科研工作的重要保障。科研机构的大部分科研工作是在实验室中完成的，实验室仪器设备即成为不可或缺的工具。如何充分发挥实验室仪器设备在科技创新中的有效作用,使之真正成为提升科研院所自主创新能力与其发展建设中的基础条件，除设立专门的职能部门和制定规范的管理规程以外，与其有效的资产管理模式密切相关。

目前对实验室设备的信息化管理水平还比较低,导致利用率低、甚至闲置等资源浪费问题。管理方式多采用将任务分成小块，落实到个人并能随时查询设备的当前情况和历史情况，这种方式对设备的可靠性分析有直接作用。广大一线科研管理人员对设备的管理已经做了大量的工作，积累了一些数据。随着时间的推移，数据量越来越大，如何对这些数据进行存储、分析、查找将成为一个不得不解决的问题。

科学技术的飞速发展把人类社会推向了一个崭新的IT时代。信息对社会经济发展起着巨大的推动作用，信息技术、材料和能源被称为现代社会的三大支柱。随着信息作为一种资源来管理的需求日益加强，信息研究领域出现了一种新的管理思想和模式——信息管理。所谓信息管理是指为了满足管理需要而进行的信息产生、识别、遴选、收集、加工、传递、存储、检索、输出等工作的总称。它包括从信息产生到丧失应用价值为止的整个信息寿命周期的全部工作。

实验室设备管理是对设备寿命周期全过程的管理，包括设备的选型、采购、入库、使用、维护、修理以及更新改造等全过程。设备运动过程可分为两种状态，设备的物资运动形态和资金运动形态。设备的物资运动形态，是指从选购、验收，经使用、维护、修理、更新、改造直至报废退出的全过程，对这个过程的管理称之为设备的技术管理；设备的资金运动形态，包括设备的最初投资、价值、数量、运行费用、折旧、收益以及更新改造措施等，对这个过程的管理称为设备的经济管理。设备的技术管理与经济管理是有机联系、相互统一的。

1 实验室设备管理存在的问题

随着国家各级财政对科技创新投资力度的不断递增，每年投入了大量资金为研究院所和各级重点实验室购置了各种仪器设备。以增强科研机构和各级实验室的基础条件，为克服某些领域的技术瓶颈或实现集成创新、掌握核心技术、提高产业的整体技术水平、优化资源配置提供一个巨大的推进力，对促进产业结构转型、经济社会发展方式的转变产生了极其重要的推动作用。与此同时，科研院所传统的实验室设备管理也暴露出一些问题。

（1）设备的开放程度较低。

仪器设备都分散于各个研究院所和各级实验室，多数仪器不对外开放，部分对外开放的仪器由于信息的滞后性和使用者信息获取渠道畅通性的限制，使用率也比较低。仪器使用的复杂性及系统培训的缺失也制约了仪器的开放程度。

（2）实验室设备使用中的问题。

各实验室仪器设备得不到充分有效的利用，有的是由于科研人员不能实时了解仪器设备和平台的信息状态，仪器设备的机时分配不合理。有的是实验室中的仪器设备数量多、专业性强，管理人员的相关培训不到位、重视程度不够。有的是专业技术人员对新购的仪器设备功能特点的掌握不够迅速，仪器功能不能充分发挥，影响了设备特别是大型仪器设备的正常运行和利用率，甚至还有处于长期闲置状态的仪器设备。

(二)新会计制度的适用范围发生变化。新会计制度适用各级各类行政单位和事业单位(特别说明的除外)，旧会计制度则分为行政单位会计制度和事业单位会计制度。

（3）制度不明、账目不清。

缺乏先进管理理念的应用，设备信息的统计准确度不高。许多研究所在仪器设备管理方面没有系统地建立健全有关的规章制度，或者是相关制度没有能够及时随着研究所发展扩张和新购置的仪器设备管理工作的特点变化而及时更新。有的，虽然制定了制度但没有得到切实执行。成立多年的研究所对各项仪器设备的定期盘点、核对工作不够彻底，使得仪器设备固定资产存在一些台帐与实际不相符的问题。

2 信息管理的基本理论

（1）信息管理的层次理论。

信息管理一般分为战略计划层、管理控制层、运行控制层和业务处理层四个层次。由于各层管理者职责不同，因而不同层次管理所需的信息在内容、来源、精度、时效性及使用频率上均有不同。一般而言，战略计划层所需信息内容全面、来源广泛，但要求少而精，多为经过复杂加工处理的综合信息。管理控制层和运行控制层处于中间层次，承担信息加工处理的绝大部分任务，起着承上启下的作用，因而要求信息流内容全面、精确而且及时，主要是大量来自企业内部及外部的原始信息。业务处理层是管理的最底层，主要职责是日常工作的事中(现场)协调控制，以确保工作的连续性和有效性，它所要求的信息必须详尽、及时、准确、连续，主要是来自战略计划层、管理控制层、运行控制层的各种指令性信息、指导性信息及本部门作业环节的原始记录信息。

信息管理层次理论认为，各类信息应按其不同作用和管理要求在不同管理层间合理分流，避免信息的无效传递。比如。具体的作业记录一般不应该提供给总经理，他所需要的应是经过统计分析形成的综合报表。而由作业记录产生综合报表的信息加工工作应由管理控制层和运行控制层完成。

这个理论对信息的处理是单项线性的，对于单一系统来说比较实用，但是，信息共享存在一定的局限性。

（2）信息管理的反馈控制理论。

信息管理反馈控制理论认为，管理过程就是从信息输入到输出，经过反馈和修正，形成新的信息输入的不断循环过程，每次循环的延续时间就是管理周期。延续时间的长短则反映了管理工作效率的高低。因此，要缩短管理周期、提高管理效率，不仅要保证信息正向传递渠道的畅通，而且要确保信息反馈控制功能的实现。为此，在设置信息传输渠道时，要充分注意到信息双向流的特性，确保信息反馈渠道的通畅，明确正向信息接收方的反馈职责，并加强信息传递与反馈职责的考核。

（3）信息管理的流速时效理论。

信息流伴随物流而产生，信息流对物流起着控制作用。而且工作的连续性的特征要求对物流进行实时控制。这就在客观上要求信息流与物流在时间上同步，否则，将可能由于时效性的丧失而导致信息流对物流失去控制作用。然而，实践中要完全做到这一点是不可能的，即使在最完善的管理条件下，信息流和物流相比仍然是滞后的，这是因为信息流是物流的客观反映。只有物流的启动，才有后继信息流的形成。而且，物流始终是不停顿的，而信息加工处理则需要时间，尤其在手工处理信息的情况下，信息流和物流间一般存在明显的时间差。鉴于此，信息管理的流速时效理论认为，信息管理的目的并不是要完全消除事实上不可能消除的信息流与物流之间的时间差，而是要尽一切可能加快信息流速，使这种客观存在的时间差尽可能缩短。具体来说，就是要从管理体制、组织机构、人员素质、信息管理手段、工具、方法等多方面作出最大的努力，以缩短信息收集、加工、传递、存储、检索、输出等环节的时间，促使信息更快、更准、更高效地流动。

流速时效性理论保证了信息的快速、准确和高效。但同样无法实现信息共享。

3 市科研院的特点

北京市科学技术研究院拥有30个直属单位，其中应用技术开发型研究所8家：北京市电加工研究所、北京市计算中心、北京市营养源研究所、北京自动测试技术研究所、北京实验动物研究中心、北京市新技术应用研究所、北京市太阳能研究所、北京市射线应用研究中心；公益型研究所10家：北京市劳动保护科学研究所、北京市理化分析测试中心、轻工业环境保护研究所、中国轻工业清洁生产中心、北京市科学技术情报研究所、北京科技经济信息联合中心、北京城市系统工程研究中心、北京决策咨询中心、北京科学学研究中心、北京市辐射中心；科普场馆3家：北京天文馆、北京自然博物馆、北京麋鹿生态实验中心；科技服务机构9家：北京科学技术出版社、北京国际科技服务中心、北京对外科学技术交流中心、北京科学技术研究院研修中心、北京市科学器材公司、北京科力新技术发展总公司、北京北科创业投资有限公司、北京北科永丰科技发展有限公司、北京燕科物业管理有限公司。

2007年，市科研院被正式列入市财政一级预算单位，科技投入与科技创新水平大幅度提升。财政项目经费总投入累计达到10多亿元，新增大型仪器设备近400台（套），集聚资金、条件、人才、基地等创新要素，不断加强科技条件平台建设，进一步夯实持续创新的基础。按照国家和北京市中长期发展规划纲要的要求，抓紧实施科技创新工程，全院已形成2个国家级工程技术研究中心、15个北京市重点实验室（工程技术研究中心）、16个院级重点实验室组成的多层级、广覆盖的科技创新体系。

如何管理好院里不同类型研究所及科技服务机构的仪器设备，并实现共享。是市科研院科研管理工作中面临的问题之一。针对这样的问题结合以上的信息管理理论笔者提出了全息的仪器管理理念。

4 全息仪器管理

全息，是反映物体在空间存在时的整个情况的全部信息。全息仪器管理就是对所有仪器寿命全过程中产生的信息集中存储的管理理念。比如实验室设备选型、使用、维护修理以及设备的最初投资、价值数量、运行费用、折旧、收益等等。

实验室仪器的全息管理包括三大部分：仪器相关数据的收集、仪器信息的管理、信息的运用，如图1。

图1 仪器管理过程

对实验室仪器信息的管理采取一种全息的管理模式，需要建立一个全息模型。全息的模型就是建立一个关于仪器的全方位的立体的信息库，如图2。

图2 一台仪器的全息信息模型

图2是以一台仪器为例建立的一个全息模型。对所有的仪器均建立一个这样的模型，各个仪器模型之间的数据信息可以流动，整个研究院的信息模型就是一个立体的网状结构，相关信息之间均可以进行流动。依托这个全息模型可以建立三个平台：管理者平台、应用者平台和拥有者平台，如图3。

图3 全息模型仪器管理框架

在实际应用过程中全息信息库、管理者、应用者和拥有者有着怎样的关系？举一个简单的例子来说明。例如有一个仪器的使用需求从应用者发出后，信息如何在三个平台之间流动，如图4。

图4 全息模型信息流动示意

5 结束语

全息信息实验室仪器设备管理模式是科研院所验室仪器设备建设与管理的有效方式。这种新的模式有助于改善与加强实验室仪器设备的管理，提升研究院所实验室设备及运行的管理水平，进而有利于提高科研管理工作效率、实现科技资源共享，更好的为科技创新提供服务。

当然，需要强调的是，对于实验室仪器设备实行全息化管理，如果只是简单地采用计算机技术，而缺乏符合本单位具体情况的管理方法和相应的专业人员，其作用发挥是要打折扣的。理想的状态是基础管理和信息化相互结合、相互促进。信息化可以把全息管理模式标准化，从而促进管理科学化。因此，对实验室设备实施全息化管理，首先应该加强基础管理工作，就是要知道管什么、管到哪儿、如何管，才能使全息化管理模式提高实验室仪器设备的使用效率与效用。