数字信息痕迹化远程管理在加油站HSE管理体系运行中的应用

杨雪飞 石超军

1.中国石油天然气股份有限公司河南销售郑州分公司2.中国石油天然气股份有限公司河南销售分公司

数字信息痕迹化远程管理是根据集团公司长期推行的标准化、无纸化办公、HSE管理体系、质量管理体系、精细化管理的理念与要求，为满足石油销售公司加油站点多面广、办公地点分散、基层员工文化水平偏低的特点，将电子版本的Word、Excel或PDF等文档通过办公内网以信息的形式传递，实现闭环式的远程痕迹化管理。

数字信息痕迹化远程管理的核心是：设计、持续改进执行文件的形式和内容，为员工提供简单并合适的工作方式方法的模版，执行过程中及时纠正、评价，将复杂的问题简单化，让员工在工作中学习提高，学会：一切用事实、用痕迹来说话！最终实现：用数字信息拉近空间的距离，用标准的执行文件优化工作流程，用痕迹化远程管理提高员工的执行力。

1 数字信息痕迹化远程管理在HSE管理工作中的应用

由于办公内网要求上传的附件不得大于5M，为减少流量，节约内存空间，将带有照片的文档用Adobe Acrobat软件压缩转换为PDF文档，在不影响照片清晰度的前提下，尽可能压缩文档，使其满足上传内网的要求。同时在加油站只装有PDF阅读器，不装PDF编辑器，所以PDF文档的执行文件模版在加油站是不能修改的，避免出现错误文件导致执行错误。

1.1 HSE检查记录

将问题被发现时的现状和整改后的现状拍照，生成能够反映真实情况的证据，将照片附在Word文档的执行文件上并加以文字描述。在实现闭环管理后将Word文档转换成PDF文档备案，生成执行文件的模版，实现了安全隐患的整改。

对电子版的加油站HSE检查记录进行备案，建立分公司加油站安全隐患资料库，发给公司的每个部门、片区、加油站，全员参与整改、监督和学习。

1.2 请示报告

片区、加油站向分公司各部门的请示报告必须通过安全的办公内网上报，因为在内网上会长期留有上报时间、上报人、接收人、上报内容，这样就留下了上报的痕迹，避免执行部门拖延、扯皮、推卸责任。报告内容上尽量提供能够反应现场实际情况的照片及文字说明，以便于审核与批复。

1.3 汇报材料

分公司向上级单位汇报材料中除了结论性的文字之外，要提供支持文字内容的附件作为证据，增加说服力，避免大家认为：“工作是说出来的，不是干出来的！”

1.4 部门之间联络

同级别部门之间的协作是最容易出现漏洞和偏差的，为保持一团和气而不做为。安全管理需要全员参与，同时也必须分清责任，该谁的责任就是谁的责任，安全部要督促责任部门执行。必要时下发执行文件，强制其执行，执行文件表格有：《信息交流联络处理单》、《不符合整改通知单》、《发文记录》。

1.5 应急预案演练

依据省公司下发的7个《应急预案演练》程序文件，编写了20期电子版本的《应急预案演练表格》执行文件，要求站上一季度完成5期演练，一年完成全部的20次演练，完成每次演练后，要将演练的照片上传到文档中，生成执行文件的模版，待检查。照片中的演练内容和电子文档的生成时间等事实痕迹是检查的重点。这种方式减轻了加油站员工脑力劳动的工作量，增大加油站的执行“压力”，使其变成单纯的执行、落实部门。

1.6 《安全分析月报》

在数字信息痕迹化远程管理初期，由于行为“惯性”的原因，出现个别不重视、不作为的现象。于是推出了每月一期的《安全分析月报》在分公司内网上向全体员工发布，实施政务公开，将个别加油站的行为公布于众。如果不作为，就月月在《安全分析月报》中通报。实施两个月后，大家开始接受和重视这种管理方式，同时《月报》中的图片及文字分析又是很好的学习教材，提升了员工的安全理念。

1.7 HSE知识培训与测试

用参会人员现场照片的形式替代《培训人员签到表》，杜绝了代签现象；向员工了解他们的培训需求，进行必要性、可行性分析，再制定培训内容，力求达到最佳培训效果；将培训教材以电子版本形式发给员工，上课时不用低头做笔记，抬起头用眼睛和耳朵专心听课就可以了；培训内容多以图形、照片、表格等便于理解的形式；通过案例分析讲述理论知识；培训最后30min，随机选3个人到台上以老师的身份为大家讲解培训内容，当作考试、互动和加深印象。

HSE知识测试以看照片口述的形式替代笔答纸版试题的形式，照片全部来源于本公司加油站现场，使培训和测试内容不脱离加油站的现场操作，实现HSE培训方式上从试题理论型向现场实际操作型转变。

1.8 其它日常工作

主要是一些签过字的、上报的等比较重要的文件，要将文件扫描成电子版本备案。

1.9 建立HSE文件档案

要求片区、加油站建立单独的文件夹，命名为：某加油站HSE文件档案。将上述的八方面内容、法律法规、公司下发的各类制度、通知、管理办法、证照、证书等程序文件和执行文件放在里面，作为HSE工作唯一的指导性文件。并要求将电脑内与HSE文件档案中的文件重名的文件删除，避免误导，错误执行。

2 数字信息痕迹化远程管理带来的转变

实现行为的转变有两种方法：一是观念的转变导致行为的改变，知其然知其所以然，但是个别员工转变观念是个很漫长的过程，而且成功率不高。二是最原始的模仿与拟态，照搬、套用别人的方式方法而带来行为的改变，知其然不知其所以然，这种能够短期、高效地实现行为的转变，再通过后期的学习、发问、思考、怀疑、修炼，最终实现观念的转变。第二种方法适合公司加油站的现状，截至到目前，数字信息痕迹化管理在公司加油站已经推行一年多，解决了HSE管理体系运行过程中的诸多问题，详见下表。

表 HSE管理体系中存在问题

3 结束语

（1） 从直接转发上级文件变为先咀嚼、研究，再结合公司实际下发执行文件及其模版。

管理工作应该深入浅出，管理者需咀嚼、吸收、消化上级单位的文件，吐出来的是能够切合实际、便于基层员工理解和执行、便于管理者督查、方便大家学习的执行文件，所以管理者要首先编写好执行文件的模版，再下发到基层。管理者从被要求去学习将变为不得不、主动地去学习，否则就会掉队。

（2） 修好HSE管理体系运行的一条单行路。

安全部牵头对各部门及加油站的程序文件和执行文件进行优化，对重复的、不切实际的、过期失效的文件在请示上级公司后进行统计、清理、整顿、销毁，优化工作流程，尤其是对执行文件的完善，修好HSE管理的这条单行路。

（3） 信息要准确、畅通，便于控制。

用数字信息痕迹化管理来减少错误信息的出现及在传递过程中出现的噪音和不完全，通过加强对信息的甄别，实现有效控制。