高校教学评估与档案建设研究

●赵静竹

(武警学院训练部，河北廊坊 065000)

高校教学评估对高校的改革和发展起着积极的推动作用，能有效地促进高校建立、健全质量保证体系，形成自我发展、自我约束的良性循环机制。［1］高校档案是随着院校的建立而产生、随着院校的发展而逐步积累起来的，是对高校教学、科研等重大活动的原始记录，对于教学评估起着重要的支撑作用。高校教学评估与档案建设相辅相成，密切相关。为了进一步推动高校教学质量的提升，笔者就高校教学评估与档案建设之间的关系，以及高校档案建设在教学评估中遇到的问题进行了分析，并就以高校档案建设促进教学评估的策略进行了探讨。

一、档案在教学评估中的角色定位

(一)档案是教学评估材料的来源

在教学评估中，专家组除了采取实地考察、现场听课、召开座谈会等方式外，查阅评估材料是一项重要的工作。不管哪种形式的评估活动，都会有一个评估指标体系。例如，教育部本科教学工作水平评估指标体系包含7个一级指标、19个二级指标，以及44个主要观测点。对于每个指标体系和观测点，高校都需要提供大量的材料加以佐证。而这些佐证材料大多直接来自于高校的原始档案，或是来自于在原始档案基础上加工形成的二次文献。［2］由此可见，高校档案是教学评估的基石，是评估材料的重要来源，档案的管理水平和质量高低必然会对评估结果产生直接的影响。

(二)档案是专家组作出评价的重要依据之一

档案是高校在教学、科研、行政管理及其他各项活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。它是高校建设与发展的历史见证，是高校教学过程的客观记录和真实反映，是最可靠的第一手材料。在教学评估工作中，档案是衡量高校教育教学质量、科研学术水平和管理水平的重要指标，是评估专家组对高校办学水平和教育质量作出评价的重要依据。毋庸置疑，如果缺少了系统全面的档案资料作为支撑和佐证，高校很难在教学评估中获得客观、公正、全面的评价。本科教学评估中所涵盖的师资队伍、实践教学、课程考核、教学质量监控等多项指标都必须由原始的档案材料来提供支撑。专家组凭借高校提供的完整系统的档案材料，再辅之以通过调查、座谈等活动获取的信息，就可以对高校的教学管理水平作出基本的评价。

二、教学评估对档案工作的促进作用

(一)教学评估增强了人们的档案意识

尽管教学评估是对高校教学水平、教学质量进行的检查评估，但从另一方面来说，也是对高校档案工作的一次全面检阅。通过教学评估，教职员工能够看到档案资料发挥的重要作用，从而进一步提高对档案工作重要性的认识。可见，评估验收也为档案工作提供了一个很好的宣传平台。同时，由于教学评估的需要，档案工作不再仅仅是一项档案管理部门和专兼职档案人员的工作，而被提升为全校性的工作。随着档案工作的具体要求在教职员工日常工作中的渗透，教职员工的档案意识潜移默化地得以提高。［3］

(二)教学评估加快了档案规范化建设进程

教育部决定从2003年开始，建立5年为一期的高等教育本科教学工作评估制度。除此之外，平时还有一些单项评估活动，如重点实验室评估、两课教学评估、实验室评估等。这些评估活动都会设定一些评估指标和具体评价标准，都需要有针对性地准备评估材料，而评估材料的主要来源就是档案。虽然教学评估指标体系和观测点并没有对档案管理工作提出具体的建设要求和标准，但在客观上加快了档案规范化建设的进程。一方面，教学评估对高校的教育教学和教学管理工作提出了更高的规范化、制度化要求。这在客观上会促进高校有关管理部门改变重教学管理、轻档案建设的思想，更加重视教学档案和其他业务档案建设。另一方面，教学评估也给档案管理部门带来了压力和机遇。通过教学评估，既能全面展示高校档案建设的巨大成就，也不可避免地暴露出一些问题和不足(如，档案材料收集不够全面、管理不够规范等)。这将促使高校进一步完善档案工作机制、加快档案管理的现代化进程，推动档案工作向科学化、制度化和规范化的目标迈进。［4］

三、档案建设在教学评估中遇到的问题

(一)评估指标与归档范围不一致

高校档案按照《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》，把高校教学、科研、管理等活动中直接形成的对教职员工、学校和社会有保存利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录归档保存起来。其具有原始性、单一性。而评估档案则按照评估指标体系和数据采集平台信息进行整理。其最主要的整理原则是便于专家查阅，能说明观测点信息，同一材料可重复放置在不同的观测点。［5］可见，高校档案不等同于评估档案，两者的形成背景不同、目的不同，仅凭高校业已形成的档案无法完全满足评估工作要求。此外，有些数据是动态的，只能反映某一阶段、某一时刻存在的事实，对于这些不断发展变化的数据很难及时归档。因此，为了保证评估材料的系统性和完整性，在整理评估档案时，往往需要在已有档案的基础上进一步整理、充实新的数据和资料。［6］

(二)部分教职员工对档案重要性的认识不足

虽然教学评估工作使教职员工对档案工作有了更多的了解和认识，档案意识有了很大提高。但是，教职员工对于档案重要性的认识还存在着认识水平不平衡问题。一些教职员工对于与档案相关的法律法规的认知度依然比较低。不少人不知道《档案法》和《高等学校档案管理办法》等法律法规，不了解档案对社会政治、经济、文化所产生的重要作用，不清楚院校档案工作的重要性，更不知道违反档案法规所要承担的责任。由于部分教职员工对档案工作的性质和职能认识不到位，在一定程度上阻碍了高校档案工作的建设与发展，也给教学评估工作带来了不利影响。

四、以档案建设促进教学评估的策略

(一)加强对档案工作的宣传与管理

高校要以教学评估为契机，大力宣传档案在评估中的地位与作用，提高教职员工对档案工作重要性的认识。通过卓有成效的宣传，增强教职员工的档案意识，调动全校教职员工关心档案、积累档案、保护档案的积极性，大力营造人人关心档案的良好氛围，使档案工作从默默无闻变得有声有色。

教学档案是在一线教学过程中形成的，记录高校教学情况的原始资料，是教学评估的重要依据。因此，为了更好地完成教学评估任务，高校还要有针对性地加强对教学档案重要性的宣传力度，切实做好教学档案的管理工作。不仅要向教职员工明确归档内容和归档要求，还要做好每个阶段的检查工作，对于发现的问题及时予以解决，确保档案材料的收集、整理、编目都统一标准、整齐划一，达到标准化、规范化的要求。

(二)注重教学评估与档案建设的相互促进

档案管理部门和教学管理部门要认真分析教学评估指标体系和观测点的内容要求，修订调整档案归档范围，处理好平时档案建设与评估材料建设的关系，使档案建设与教学评估指标体系相适应。高校要注意参照评估指标体系有针对性地充实档案内容，以教学评估促进档案建设，以完整、准确的档案信息支撑教学评估工作，实现教学评估与档案建设相互促进，提升高校教学和档案管理工作的整体水平。

(三)加强档案信息资源的整合

高校要充分利用计算机管理和校园网络资源的优势，加强档案工作的信息化、网络化建设。在档案信息系统建设过程中，要着重注意以下两个方面问题。首先，要确保档案信息系统功能的完善强大，力争把档案工作的全部环节纳入其中，实现办公自动化、程序化，提高工作效率。其次，要重视和加强对文书管理的前端控制，在其形成之初就介入档案管理，进行全程跟踪管理，实现文档一体化管理。［7］高校要充分利用校园网等平台，开发各种专题档案数据库(如，科研成果数据库、重点学科建设数据库等)，将档案信息与办公自动化融为一体。通过档案工作的信息化、网络化建设，使档案信息的产生、传递、存储与利用形成一个全面、完整、合理的网络信息系统，把信息及时提供给利用者，实现档案信息资源的共享，以更好地为教学评估工作服务。

(四)提升档案工作服务水平

服务是档案工作的根本目的和永恒主题，是档案工作发展的强大动力和努力方向。围绕中心，服务大局是档案工作的基本原则，也是高校档案的价值所在。因此，高校档案管理部门要强化服务意识，不断提升服务水平。首先，增强档案工作服务的主动性。档案管理部门要认真了解和研究档案利用者的需求，找准档案工作服务的切入点、结合点，增强为教学、科研和管理工作服务的主动性、预见性和前瞻性;要注重对档案信息资源进行深层次、全方位整合，通过总结提炼和深度分析，建立健全运转高效、方便快捷的档案利用体系，使之成为高校教学科研工作的资源库。其次，拓展档案工作服务功能。一是健全检索系统，编制目录、索引、指南等检索工具，全面提高档案管理部门业务建设的标准化、规范化和信息化水平。二是积极开展编研工作，编辑文件汇编、大事记、年鉴等编研成果。三是对于重大活动、重要项目的建档工作，档案管理部门要认真做好指导和跟踪服务，不断提高档案工作服务的及时性、针对性和有效性。

档案可以为教学评估提供真实、完整、系统的信息和原始数据，是高校顺利通过教学评估的基础和依据。教学评估工作能够促进档案工作的发展，提高档案建设的层次和水平。高校档案建设与教学评估工作密不可分，相互促进。高校要以教学评估工作为动力，抓住机遇，“以评促建、以评促改”，推动高校档案建设，促进教学管理的规范化、制度化，进一步提高教学水平。

［1］易朝晖，熊婷．探讨高校教学评估对高校档案管理的作用［J］．湖北广播电视大学学报，2013，(10)．

［2］俞笑春．本科教学工作水平评估视阈下的地方高校教学档案建设［J］．新课程研究(中旬刊)，2013，(8)．

［3］蔡光辉．迎评工作对档案管理的促进作用初探［J］．办公室业务，2013，(5)．

［4］张予宏．本科教学评估与高校教学档案建设［J］．郑州大学学报:哲学社会科学版，2006，(4)．

［5］康艳侠．学校档案管理与评估工作的关系［J］．河南职工医学院学报，2013，(1)．

［6］陆苏榕．从“教学水平评估档案”看高校档案的日常管理［J］．教育与职业，2007，(12)．

［7］王立新．浅议高校档案管理在高校评估中的作用［J］．科技创新导报，2012，(4)．