研究生招生管理信息化建设探讨

孙连京

（燕山大学 建筑工程与力学学院，河北 秦皇岛 066004）

研究生招生管理信息化建设探讨

孙连京

（燕山大学 建筑工程与力学学院，河北 秦皇岛 066004）

计算机、互联网在人类社会的广泛应用，既带来了社会领域的巨大变革，又使研究生招生管理信息化建设面临新的机遇与挑战。研究生招生管理工作者应该充分认清当前研究生招生管理信息化建设中存在的问题，遵循“承前启后”、必要实用、信息安全、纸面与电子相协调等原则，从规划、协调、资金、培训、安全等方面，稳步推进研究生招生管理信息化建设的各项工作。

研究生招生 管理信息化 管理信息系统

人类进入21世纪，计算机、互联网等信息化手段在各个领域的应用越来越广泛。为了提高研究生招生的工作效率，在教育主管部门和各高校的努力下，研究生招生领域也在力推管理信息化建设。但是，在这一过程中，有关部门常常是为了信息化而信息化，花了大量人力、物力，不但没有起到应有的作用，反而造成资源的浪费。为有效避免上述现象，笔者就研究生招生领域在推进管理信息化建设过程中的若干问题进行一下探讨。

一、研究生招生管理信息化建设存在的问题

（一）对研究生招生管理信息化建设缺乏正确认识。

推进研究生招生管理的信息化建设，相关部门的认识至关重要，只有对这个问题有清醒正确的认识才能确保各项工作沿着正确的方向顺利推进。目前在研究生招生管理信息化建设过程中，有关部门对相关问题缺乏正确的认识，主要表现在两方面：一是不够重视。由于对研究生招生管理信息化建设的重要性认识不到位，信息化建设的负责部门和执行部门对此项工作不够重视，致使信息化建设进展缓慢，甚至停滞不前。二是对研究生招生管理信息化本身的认识不足。一些部门对什么是研究生招生管理的信息化认识不足，认为只要配备计算机，安装互联网，开发信息化管理系统，就算是实现管理的信息化，忽视对操作人员的培训，忽视这些信息化手段的应用，致使开发的信息化管理系统成了摆设，信息化管理所应有的作用没有得到充分发挥。无论是信息化的管理系统，还是人工的管理体系，都是一种管理的工具和手段，工具和手段必须依靠具有主观能动性的人来操作才能实现其所应有的功能。

（二）研究生招生管理信息化建设缺乏统一组织和协调。

研究生招生管理信息化建设是一项系统而复杂的工程，涉及考生基本信息、报考院校信息、考试及成绩信息、录取信息，决定了研究生招生管理系统是一个既要承前又要启后的复杂系统。言其承前，是因为招生对象主要是接受过普通高等教育的学生，考生的信息可从学籍学历数据中继承；言其启后，是因为录取的研究生最终要进入各高校或科研院所学习，录取数据可被研究生培养单位使用。因此，要有效推进研究生招生管理的信息化建设，需要统一组织和协调，使其管理信息系统能够与有关管理信息系统衔接。目前的研究生招生管理信息化建设没有站在全局的高度进行统一组织和有效协调，致使各部门之间重复建设，造成资源的浪费［1］。许多管理信息系统在开发时没有考虑与其他有关系统的对接问题，建成后与其他系统不兼容，影响系统效率的发挥。

（三）开发的管理信息系统实用性不强，影响研究生招生管理信息化建设的效果。

信息化管理作为一种管理手段，关键在于使用。没有使用价值的管理信息系统是失败的。在推进管理信息化建设的过程中，有些部门“好面子、求形式、重政绩”，导致许多开发出来的管理信息系统缺乏实用性。有的由于系统的开发者缺乏对实际需求的调查和评估，开发出来的管理信息系统不符合使用者的使用习惯，或者不符合相应管理部门的实际需求，导致该系统“名存实亡”。

（四）管理人员的计算机水平不高，制约了研究生招生管理信息化建设的进程。

由于我国的计算机教育起步较晚，年龄在45岁以上的研究生招生管理人员的计算机水平普遍不高，使研究生招生管理信息化建设受到制约。加之长期应试教育的影响，一些年龄在35岁至45岁之间的研究生招生管理人员的计算机实际操作能力不是很强，这对研究生招生管理信息化建设造成一定影响。

二、研究生招生管理信息化建设应遵循的基本原则

研究生招生管理信息化建设作为提高研究生招生管理效率的一种手段，必然遵循管理的一些基本原则，如人本原则、系统原则、效益原则等。此外，研究生招生管理信息化建设还有自己特有的一些基本原则，主要有如下几项。

（一）“承前启后”原则。

所谓“承前启后”原则，是指在研究生招生管理信息建设中，开发的管理信息系统要做到与上下游管理信息的无缝对接。研究生招生管理信息系统做到“承前”，可使上游的管理数据能顺利转入，以免重复工作，浪费时间和精力，进而提高工作效率；做到“启后”，可确保本系统生成的数据能顺利进入下游的管理信息系统，以方便下游的管理。

（二）必要与实用原则。

研究生招生管理信息化建设要以提高管理效率为前提，不能搞政绩工程，形式主义，一哄而上。否则，花大力气推出的管理信息系统便形同虚设。

在推进管理信息化建设时还要遵循实用原则，每推出一种管理信息系统，都应进行充分的实用性评价。如果此种管理信息系统的实用性不高，则必须视情况处理，或改进，或停建。

（三）信息安全原则。

管理信息化与计算机和互联网是分不开的，而计算机和互联网又易受到各种病毒、黑客等的破坏和攻击。因此，对于研究生招生管理信息化建设来说，信息安全原则是一个非常重要的原则。所以，在推进研究生招生管理信息化建设时必须时刻注意管理系统及相关信息的安全，及时安装升级杀毒软件，及时修补系统漏洞，并及时将信息备份，以确保管理信息系统的安全运行。

（四）纸面与电子相协调原则。

信息化管理是一种“无纸化”的管理，在给管理带来方便的同时，也存在一些不足，如由于外来攻击导致信息损坏和丢失，由于断电或网络故障使得信息查找不便等。因此，管理信息系统运行之后，与其相匹配的纸质资料的及时输出、存档是必不可少的。这就要求有关部门在推进研究生招生管理信息化建设时，既要避免信息化管理与“有纸化”管理的重复带来的资源浪费，又要避免完全依赖信息化管理导致的信息损坏、丢失和查找不便，做到纸面与电子的相互协调。

三、推进研究生招生管理信息化建设的若干建议

针对研究生招生管理信息化建设存在的问题，结合上述基本原则，笔者认为，要确保研究生招生管理信息化建设的顺利推进，必须认真做好如下几项工作：

（一）统一规划，分步实施，稳步推进。

研究生招生管理信息化建设是一个复杂的系统工程，一方面要有步骤、有计划地推进，实行分阶段实施策略，另一方面从技术角度看，管理信息系统要考虑将来的升级、兼容、可维护性、可扩展性，因此，研究生招生管理信息化建设不可一蹴而就。有关部门应该遵循实用、必要原则，从实际出发，统一规划，分步实施，稳步推进，杜绝研究生招生管理信息化建设过程中各自为政、条块分割、一哄而上的现象。

（二）加强沟通，做好协调，实现研究生招生管理信息系统的“承前启后”。

面对高校招生规模的日益扩大，为了保证招生的公平、公正，教育部推出了阳光招生工程，实行网上录取。作为网上录取的延伸，教育部又推出了学籍学历电子注册制度：高校招录的所有学生必须在中国高等教育学生信息网的“学籍学历信息管理平台”上进行电子注册才能取得学籍，只有取得学籍的学生才能进行学历注册，而学籍电子注册的依据便是招生时的录取数据，具有完整录取数据的学生才能进行电子注册。网上录取与学籍学历注册的这种无缝对接，有效地保证了高考招生的“阳光性”，确保了招生的公开、公平、公正。

由于研究生招生的主要对象是普通高等教育毕业生，因此，实现研究生招生管理信息系统与“学籍学历信息管理平台”的无缝对接，使考生的原学籍学历信息能为研究生招生管理信息系统所用，对于确保招生数据的准确，提高招生管理工作的效率，有非常重要的意义。同时，由于研究生培养单位招录的研究生必须进行学籍电子注册才能取得学籍进而进行学历注册，因此，实现研究生招生管理信息系统与“学籍学历信息管理平台”的无缝对接，确保研究生培养过程中学籍注册、学历注册、教学管理的准确和高效。

（三）提供足够的资金保证。

要使研究生招生管理信息化建设顺利进行，既需要具备性能良好的计算机等设备，又需要拥有具备较高素质的设备、系统维护人员，而这些都需要充足的资金做后盾。因此，推进研究生招生管理信息化建设，必须拨出一定的专项资金。否则，研究生招生管理信息化建设要么难以进行，要么营养不良，难以为继。

（四）加大研究生招生管理信息系统操作、管理人员的培训力度。

管理的最终执行者是人，这就决定了招生管理人员在研究生招生管理信息化过程中所起的关键作用［2］。研究生招生管理人员是管理信息系统的操作主体，他们的技术水平、管理水平直接影响研究生招生管理信息化建设的进程。管理信息系统是由熟悉计算机、管理等专业知识的专业人员开发的，而日常操作者大部分又是非专业人员，为使管理人员熟练操作管理信息系统，切实发挥信息化管理的最大效益，就需要对操作管理信息系统的管理人员进行培训。只有通过培训和学习，不断更新知识，吸取新技术、新方法、新理念，才能不断提高研究生招生管理人员的整体素质，从而为研究生招生管理信息化建设提供人力保证。

（五）提高安全意识，增强管理信息系统的安全性。

随着计算机和互联网应用的越来越广泛，安全问题也变得越来越重要。一个健全的管理信息系统必须有适合自身环境的安全机制，因为无论是有意的攻击，还是无意的误操作，都将给系统带来不可估量的损失。因此，在技术实现过程中应充分考虑管理信息系统的安全性。安全问题主要包括两个方面:一是系统运行安全。非法攻击、病毒入侵、超负载以及软、硬件故障等因素都会导致系统运行异常甚至瘫痪，并且往往都是突发性和难以预料的。因此，研究生招生管理信息化建设需要着重考虑建立必要的防范措施。例如配备足够的技术力量，定期做好数据备份，设置防火墙等。二是数据信息安全。主要指一些需要保密的数据、信息和技术，有可能通过网络造成泄密现象。因此，在推进研究生招生管理信息化建设时，必须严格审查上网信息，制定有效加密措施，建立健全并严格执行内部控制制度，最大限度地保证数据信息的安全。

［1］高福成.对高校招生管理信息化建设的思考［J］.大家，2011，（4）.

［2］马强.浅议研究生招生管理信息化建设［J］.江苏高教，2010，（1）.