声像档案存在的问题与抢救保护

王占春

为推进怀来县声像档案管理工作，进一步提升声像档案科学管理水平，最近，我们对县广播电视局、交通局等声像档案较多单位进行了实地考察，调查中发现声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理不规范等问题，直接影响了档案的完整和声像档案的保管和利用。

一、本县声像档案的现状

随着我县社会经济的发展及办公条件的改善，县电视台、广播电台、电影公司、宣传部、文教局、城建局、交通局等单位在其机关工作和其他各类活动中都形成了大量的声像档案。以广播电视局下属的县电视台为例，该台始建于1985年，至今已有三十多年的历史了。在这一段时间里，县电视台形成各种声像档案大约有5组专柜、数量800盘左右。从载体上来看有录象带、录音带、唱片、照片、底片、电影胶片、磁盘、光盘等;从报道类别看，有新闻、专题新闻、每周访谈、影视、广告、天气预报等;这些声像档案反映事物的特点是生动、形象、直观，存储信息载体特殊，与一般文书、会计档案等纸质载体档案相比，它的保管与维护的条件要求更高、更特殊。特别是这些声像档案资料从多个角度和不同层面全方位反映了我县改革开放三十年来所走过的光辉历程、经济繁荣和社会进步，各条战线取得的重大成就，以及各种重大活动的历史记录，如胡锦涛、温家宝、朱镕基、姜春云等党和国家领导人视察，历届葡萄节举办等照片、录象资料，这些特殊载体的声像档案都具有非常珍贵的历史参考价值和较高的保存利用价值，必须加以妥善保管。

二、本县声像档案管理与维护存在的问题

目前我县声像档案管理工作存在的主要问题：一是认识不到位。调查中发现摄录人员存在着两种思想认识上的误区，一种是部分人根本就不知道什么是声像档案，他们一直误以为只有上级来文才是档案，而他们在公务活动中形成的照片、录音、录象等，认为拍完、录完、播完就算完成任务了，不需要归档保存;另一种是部分人误以为谁拍的片子就归谁，送往报社、电台算完事了，怎么处理这些声像档案属于个人行为;二是，管理设施不到位。声像档案保管与纸质载体档案保管有很大不同，前者要求的保管条件主要是恒温、恒湿、防光、防火、防震、防辐射，载体要求耐久性，避免磁粉脱落。目前，使用录音带、录像带存在的主要问题是在使用几次之后就出现磁粉脱落、胶带粘连或着暴光，信号模糊等现象。县电视台只是在近一、二年才开始使用具有耐久性的微机硬盘储存设备;三是管理机制不到位。根据《档案法》、《档案法实施办法》等法律规定，县级国家档案馆对满五年的重要档案应接收进馆，特殊载体档案视实际情况可随时接收进馆。目前，这些声像档案管理上存在着制度、人员、设备、经费等方面不尽人意的地方，如不及时对这些珍贵声像档案进行必要的抢救，一但出现问题，将无法弥补。

三、应对的措施及建议

（一）加强宣传、提高意识、争取领导重视

针对声像档案存在的上述问题，必须采取有效措施。一是各单位各部门要加大对《档案法》、《档案法实施办法》等法规的宣传贯彻力度，切实提高全社会的档案法制意识;二是要改变声像档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作，对产生的声像档案从收集、归档到移交档案室（档案馆）各个环节上加强统一管理，制定一套相应的制度，加以有效管理;三是在此基础上狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理。

（二）建章立制、加大监管力度

要使声像档案管理走上健康发展轨道，制定一个切合本县实际的专业管理办法很有必要。县档案行政主管部门将与有关部门配合出台《怀来县声像档案管理办法》。同时各立档单位也要建立相应的管理制度，强化规范管理，加大监管力度，对产生的声像档案从收集、归档到移交档案室（档案馆）形成一条龙式管理，用制度管人、管事，强化依法治档，防止声像档案的分散流失和不必要损毁。

（三）分类指导、注重培训

针对当前实际情况，首先，档案行政主管部门要加大对声像档案的监督力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容;其次，针对不同单位，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高;再次，要注重培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识的培训，为形成好、保管好和利用好声像档案奠定良好的基础。

（四）努力创造条件、力求妥善保管

从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前多数单位声像档案保管条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专用设备或专室又不太现实。为此，提出如下建议：

第一，购置必要的刻录、摄像、翻拍、缩微、硬盘、专用柜等设备，将原来不宜长久保存的声像带（盘、碟）刻录到电脑移动硬盘上，进行必要的抢救与维护，最后将这些移动硬盘移交给专室或县级档案馆。

第二，建议档案行政主管部门参与全县各类重大活动。

针对县域重大活动（重要会议）档案失控，声像档案流失严重的现状及产生的诸多因素，应采取档案史志局（馆）直接参与的办法，由主办单位通知档案局（馆）派专人摄影、录像并负责其他各类档案的收集、归档工作，以确保全县各类重大活动产生的档案（特别是声像档案）得以及时、齐全、完整地归档，统一管理，方便社会各界的利用。

（作者单位：河北省怀来县档案史志局）