高校教务档案管理问题与对策研究

王雅静



高校教务档案管理问题与对策研究

王雅静

（烟台职业学院，山东烟台 264000）

近几年，随着信息技术的快速发展，不断增加的信息量也使得文书档案管理的地位在单位中日渐重要。基于此，本文围绕文书档案管理工作进行分析和研究，分析在文书档案管理中现存的问题，并对解决问题的优化措施进行探讨。

文书档案管理；问题；对策

随着我国社会经济的快速发展和互联网技术的广泛应用，各个单位对文书档案管理工作的要求也越来越高。想要处理好单位的文书档案管理工作就必须要对其作出科学有效的优化对策。

1 文书档案管理中存在的问题

1.1 对文书档案管理的重视程度不高

由于单位的领导对文书档案管理工作的不重视，在很多的职能中，文书档案管理工作处于较低的地位。导致很多单位专门进行文书档案管理工作的人员少，甚至有很多都是兼顾其他工作，很容易在管理中出现错误[1]。

1.2 文书工作与档案工作之间配合不协调

文书档案管理分为文书工作和档案工作，两者紧密联系，密不可分，但是又有各自的工作内容，相互配合，形成一个完整的、系统的文书档案管理体系。但是在实际的工作当中，往往会将文书和档案分成两块进行管理，导致文书管理和档案管理之间存在着很多不相协调、管理不规范的现象[2]。

1.3 文书档案工作人员素质有待提高

一些单位的文书档案管理工作人员素质偏低，没有经过专业的档案管理工作培训。也不懂文书档案的分类和管理，更不懂得如何立卷，当前的管理工作人员素质与文书档案管理工作人员的要求相差甚远，由于单位领导的不重视，因此极少参加相关的教育培训，文书档案管理的知识陈旧，不符合现代文书档案管理的要求。

1.4 各部门欠缺配合

单位各部门之间欠缺配合，不能协调工作。文书档案管理工作中向其他各部门收集文件和资料是工作中的重中之重，然而在实际的收集工作当中却是相当的困难，单位各部门之间的配合不够，在很大的程度上制约了文书档案管理工作的深入开展，文书档案管理工作是需要向各部门收集文件和资料的，人而在现实的工作当中很多部门为了方便自己部门的工作，不愿将文件或是资料交给文书档案管理人员进行统一的归纳、整理和保管，文书档案管理人员得不到其他部门的支持和配合，难以将档案管理工作做好，多次得不到的情况之下，档案管理人员也只能放弃，长期发展下去就会使很多的重要文件和资料不完整或是丢失。

2 文书档案管理的改进措施

2.1 加强对文书档案管理的重视

加强领导对文书档案管理工作的重视程度，是做好文书档案管理工作的重要前提。文书档案管理人员要用最大的努力得到单位领导的支持和认可，将文书档案管理工作纳为单位工作中的重点工作。此外还应该大量的投入相关文书档案管理的设备，从根本上实现文书档案工作的现代化建设，从而使文书档案管理工作更加规范化、整体化、统一化和标准化，在实际的工作当中要充分的发挥文书档案的重要作用。随着我国社会经济的快速发展和互联网技术的广泛应用和普及，因此，对文书档案管理工作的要求越来越高，同时对文书档案管理人员的专业水平要求也逐渐越来越高，对此，管理人员要提高自身的专业水平，不断地对新知识进行学习，积极地学习现代化文书档案管理工作专业知识，更新文书档案管理理念，提高和增强自身的工作专业水平和综合素质。

2.2 规范管理文书工作与档案工作

想要科学有效的对文书档案进行管理，就必须要规范管理文书管理工作和档案管理工作。文书档案管理的基础就是文件和资料，文件和资料的质量会直接影响档案工作的质量，因此，必须要以提高文件和资料的质量为基础，规范化处理文件和资料，是提高文书档案管理规范化的重要前提。文书工作人员要认真的做好资料的立卷和归档工作，从根本上提高文书档案管理意识，从而实现文书工作和档案工作的完整化和系统化，工作人员要处理好文件和资料的纸张大小选材问题，要重视文件的格式和相关材料的质量，规定统一的标准，比如：不可以使用圆珠笔、铅笔或者是红墨水修改文件或是批阅材料。在处理文书和档案时必须要做到及时、准确，当收发文书时要做好记录，发现文书和档案缺少时要及时的进行查找。

2.3 增强工作人员的综合素质

增强文书档案管理工作人员的综合素质。随着我国社会经济和互联网技术的快速发展以及信息化时代的到来对文书档案管理的要求越来越高，因此，对相关工作人员的要求也随之提高。工作人员要提升自身的综合素质和专业的工作水平，学习新的管理知识，树立全新的学习和工作目标，努力学习现代化管理知识和技术，熟练的掌握计算机相关知识，并且能够独立使用计算机处理文书档案管理工作，争做复合型的高素质人才。同时，无论是在人力还是物力上单位都要加大对文书档案管理的投入，改善目前的管理环境，引进新的管理技术，提高文书档案管理工作人员的综合素质和专业的工作技能，对文书档案管理的现代化建设具有巨大的作用。还要加大各部门之间的合作力度，与其他单位交流经验，汲取优秀的管理手段，引进高科技手段，发展员工的创新性思维。

2.4 加强各部门之间的合作

加强单位各部门之间的协调合作。文书档案人员要与其他部门搞好关系，经常走动，主动了解其他部门的工作，及时获得信息，并对开展单位的中心工作进行有效的思考，做好文件和资料的收集以及整理的工作。单位领导要加强管理，促进各部门之间的沟通，以保障文件资料收集顺畅。文书档案管理人员要对有利于单位发展的资料进行关注，为单位的未来发展提供有价值的依据。文书档案管理工作中向其他各部门收集文件和资料是工作中的重点，因此工作人员要使用科学的手段对资料进行整理、筛选、分析和归纳，将资料良好的保存起来，服务大局，为文书档案管理工作的良好发展做出巨大的贡献。

3 结束语

综上所述，一个单位的良好发展离不开文书档案管理工作在其中起到的重要作用，因此，要重视和加强单位的文书档案管理工作，坚强各部门之间的协调合作，提高工作人员的综合素质，做好收集、归纳和整理的工作，从根本上实现文书档案管理的规范化、整体化、标准化和系统化，为单位未来的发展提供强大的理论依据。

[1]马燕.现阶段水土保持档案管理存在的问题与建议[J].甘肃科技纵横，2014，02:18-20+94.

[2]周家兴.浅谈办公室文书档案收集与归档工作管理[J].办公室业务，2013，23:57-58.

Analysis on the deficiency and Countermeasure in the management of the present document file

(Yantai vocational college, Shandong Yantai 264000)

With the rapid development of information technology, making the documents management status is increasingly important in the unit. Based on this, this paper analyze and research around the document file management, the paper analyses the problems existing in the management of documents, and discusses the optimization measures to solve the problem.

Document management; Problem; Countermeasure

（责任编辑：雷 君）

G271

A

10.3969/j.issn.1672-7304.2016.06.058

1672–7304(2016)06–0127–02

王雅静（1983-），女，山东烟台人，研究方向：美术学。