探讨学校档案管理中强化服务意识的策略

[摘要]学校档案管理是学校管理工作的重要组成部分，学校在建设之初，就会有各种各样的档案资料被保存起来，尤其是学生的档案，对学生以后的学习和工作都有很重要的作用。所以本文从学校档案管理的现状以及强化学校档案管理工作中的服务意识策略两个方面阐述了学校档案管理中服务工作的重要性，并提出了强化学校档案管理人员的服务意识、提高学校档案管理工作中的信息化服务水平、提高学校档案管理人员的专业素养等具体措施来实现这一目标。

[关键词]学校档案；管理；服务意识

档案管理工作质量是衡量学校管理水平的重要指标，而提高学校档案管理中的服务意识有助于提高学校信息化管理的工作效率。并且学校档案的管理工作对学生也有很重要的意义，由此可见提高学校档案管理的服务意识能有效促进学生管理工作的顺利开展以及提高学校管理工作的效率。

一、学校档案管理的现状

1.学校对档案管理工作不重视

长久以来，学校关注最多的是学生的升学率和就业率，而并不关注档案管理工作。当需要查找档案时，就会出现各种各样的问题。之所以会出现这种问题，其主要原因就是学校管理层人员并不重视学校档案的管理。学校管理人员普遍关注的是学生的学习和生活管理，使得学校档案管理人员也并不重视档案的分类、封存以及服务等工作。比如在网上曾经出现过这样一条新闻：福建一毕业生讲述调档”乌龙剧”校方：系工作疏漏，其主要内容就是因为教师的档案信息的错误录入从而使得学生无法顺利完成调档工作。

2.学校档案管理中服务意识落后

很多档案管理人员并没有意识到自己的岗位职责，而且学生档案管理工作长期处于人工阶段，使得工作人员只关注档案的保存，而并不注重档案管理的服务工作。由于档案管理人员的不重视以及缺乏有效的档案管理制度，造成了学校档案管理工作水平不高的问题。

比如在新华网上曾经出现过这样一条新闻，因为学校档案的记录有问题，一名初三的学生自杀。主要就是档案管理人员的失误使得其档案上出现“偷窃”的记录，无法获得校方推荐升入心仪高中，受挫之下自杀身亡。由此可见，学校档案的管理是一项关系到学生切身利益的工作，档案管理人员应该注重采取积极的措施来提高自身的服务意识和服务水半。

二、强化学校档案管理工作中的服务意识策略

1.强化学校档案管理服务意识

意识是行动的主导，要强化学校档案管理人员的服务意识，提高学校管理的工作效率，首先就是应该增强管理人员的工作意识，并转变工作的服务理念。这就要求管理人员应该从切实实际提高管理水平还要强化服务意识，从而保证档案管理服务工作的正常开展。当然，学校各层的管理人员以及各相关政府部门都应该积极配合档案管理人员开展档案管理工作中的服务工作。

比如咸阳市教育局，曾出台“三项要求”严格要求趋同高中学习管理工作，主要从以下三个方面，一是严格按招生规定注册学籍，二是切实加强学籍异动管理，三是加强学籍档案管理及队伍建设。由此可见，不仅仅是学校应该重视学校档案管理工作，相关政府部门也可以采取积极的措施来强加学校的档案管理工作，从而提高档案管理人员的服务水平。

2.提高学校档案管理工作中的信息化服务水平

传统的档案模式是以纸质档案为主要管理对象，在近年来信息化技术发展的背景下，学校的档案管理开始进入数字化时代。无论是对学生的学籍信息管理还是对教师档案的保存都是采用数字化信息，如果数字化信息采集不正确或者是管理水平跟不上信息技术的发展，势必会影响学校档案管理工作的服务水平。由此可见，提高学校档案管理工作的信息化服务水平是大势所趋。

学校或者是档案管理人员可以合理利用现代化的信息技术来提高学校档案管理的工作效率及服务水平，比如菏泽专科学校综合档案室曾经就采取过建立微信公众号的方法，来加强学校档案的服务工作，这种方法很好的顺应了信息技术发展的潮流，而且极大的方便了学生对档案的查询，从而提高了学校档案管理的工作效率。所以学校应该采用利用各种信息技术手段来提高档案管理人员的信息化服务水平。

3.提高学校档案管理人员的专业素养

人是一切活动的主体，所以在学校档案管理的工作中，最关键的就是提高管理人員的管理水平以及职业素养，从而实现强化学校档案管理人员服务意识的目标。提高学校档案管理人员的专业素养可以从两方面出发，一是开展相关的职业培训，二是工作人员在工作中采用积极的措施来提高自身的职业素养。

如2015年咸宁市职教集团学校成功举办首期档案管理培训，其培训主题为“增长专业知识、促进档案管理规范化”，主要措施有查找档案管理工作中的不规范问题、加档案的信息化服务建设以及选择管理水工较高的职工充实档案管理队伍。由此可见，学校在提高学校档案管理人员专业素养时可以采取举办培训活动的方法来促使档案管理人员关注自身的工作水平。或者也可以开展有关档案管理工作的知识竞赛，如在“6.9”国际档案日到来之际，四川省档案局在四川大学举行全省高校档案业务知识PK竞赛，四川大学、电子科技大学、西南财经大学等高校组队参赛。竞赛以高校档案“知识·创新·发展”为主题，以《档案法》、《（档案法>实施办法》、中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》、教育部《高等学校档案管理办法》等档案法律法规和规范性文件为内容。由此可见，开展相关的知识培训是提高学校档案管理人员工作水平的有效途径。

4.提高学校档案管理人员的主动服务意识

学校档案管理工作不仅关系到学生的学习还关系到教职工的职称升级，因而学校不仅要培养档案管理人员的服务意识，更要培养档案管理人员的主动服务意识。而在实际的工作中，往往是教职工或者是学生需要查询时，档案管理人员才会开展服务工作，但是这并不符合学校档案管理工作的服务理念，因此学校档案管理应该采取积极的措施，从档案使用人员角度出发，创建主动的便利服务。

比如南昌市教育局建立中学学籍信息管理系统，实行“籍随人走”。在学生转学或升学时，档案会自动转入新学校，原来的学校仍然会保留学生学籍信息的备份。这样做的好处是能有效减少档案的出错问题，而且还提高了档案管理的工作效率，在一定程度了不仅方便了学生，也方便了学校对学生档案的采集、归档、整体工作，由此可见，采取积极的措施来加强档案管理人员的服务意识能有效提高学生档案管理的工作效率，从而促進学校管理水平的提高。

又如常州市设置的高校毕业生网上档案查询平台，学生可以直接登录常州人才网进行档案查询。而且中心档案部也将条形码技术引入了高校毕业生档案管理平台，这样做不仅能够提高学生档案管理的工作效率也能有效减少档案管理工作问题。由此可见，学校、档案管理人员以及向观众政府部门应该加强学校档案管理工作中的主动服务意识，从而为学生创建出方便、快捷的档案查询系统。

三、总结

综上所述，强化学校档案管理工作中的服务意识依赖于学校、政府部分以及档案管理人员的共同努力。学校可以通过信息技术、档案管理政策等方法来切实提高学校档案管理的工作效率，从而促进学校管理工作效率的提高。

作者简介：涂晓英（1972——）女，四川射洪人，毕业于四川师范大学，大学本科，副研究馆员。