于加强档案工作社会化的几点思考

宋淑巧

摘 要：长久以来，我们往往感叹社会的档案意识不高，影响了档案工作的发展，却很少反思一下自身的社会意识如何。其实，社会的档案意识与档案界的社会意识是两个互相依存，互相制约且处于互动状态的事物。但从档案与档案工作的角度看，似乎其自身社会意识的提高更具先导作用。只有将档案融入到社会之中，千方百计让档案看得见、摸得着、用得上，成为公众生活中不可或缺的信息资源，档案才能真正发挥作用，实现其价值，才能完成自己的使命，社会各界才能具体体验并认识到档案的深刻社会意义与价值，真正感受到档案工作的重要社会功能。

关键词：档案；社会化；核心；保障

一、档案工作在信息服务社会化进程中的定位

档案是在社会实践活动中直接形成的人类认识世界与改造世界的历史记录，是宝贵的历史文化财富。它汇集了浩瀚的知识和丰富的信息，是社会信息资源的重要组成部分，是取之不尽、用之不竭的信息源。然而众所周知，一份档案若只被尽善尽美地保管着而得不到开发和利用，那么虽然它“活”着，我们也称其为“死档”。档案工作最主要的目的就是要有效地开发档案信息资源，变档案潜在价值为现实价值，实现社会共享，最大限度地服务于社会。今后，随着信息技术和社会信息化的发展，档案工作所具有的信息管理和信息服务属性将会日益增强，档案信息也将不断地由静态向动态转变，成为重要的信息资源之一，在社会信息服务系统中起着不可替代的作用。

由此看来，我们可以把档案工作定位于一种社会信息服务工作，它与其他各种信息服务工作如图书、情报工作虽然在管理内容和管理手段上有各自的分工和重点，但在服务思想、服务目标、服务手段上存在着相同或类似之处。都是为了实现信息资源共享，都是整个社会信息服务系统的组成部分。不管是档案馆，还是图书馆，甚至是博物馆、科技馆、文化艺术馆，都应当是可以让公众方便地获取信息的地方。

二、丰富的馆藏是档案工作社会化坚实的基础

俗话说得好，“巧妇难为无米之炊”。拥有齐全完整、内容丰富的馆藏是档案工作社会化的坚实基础。现实中，由于档案馆长期以来一直把各级党政机关文书档案作为收集保存的重点，而受环境和条件的制约，对于那些有特色的专业档案，特别是一些名人档案，重要活动档案没有及时收集进馆。因此，可供开放档案或者说人们喜闻乐见的东西微乎其微。这种馆藏结构单一的限制，是档案社会化工作滞后的重要原因。

作为国家综合档案馆，应该有的档案资料，要尽量拥有，不能只存贮党政机关的文书档案，还要有各个方面、多种类型、不同载体的档案及资料。根据目前社会组织和个人，特别是公众对利用档案取向趋势的分析，应该加大专门档案，名、优、特等体现当地优势和特色的档案及资料的收集，如重要人物、重大活动、珍贵物产、高新科技、历史变迁、名城旧事等。同时，我们还必须注意防止重数量扩充，轻质量效益的不良倾向，以宝贵的时间和经费保存真正有价值的档案。因此，必须有齐全完整、内容丰富、能够反映历史全貌的馆藏，才能满足社会的不同需求。

三、开放和利用工作是档案信息服务社会化的核心

不可否认，我们档案开放的服务工作是十分滞后的。社会公众长期接触的公开出版物为图书、报刊，因此，对档案知之甚少也就在情理之中。加之长期以来我们在处理保管保护和开放利用这一对矛盾中，思想上被“开放危险、保密保险”这一无形的绳索所禁锢。由于档案事业同图书馆、博物馆相比，是一种相对特殊的事业，政治性、机要性比较强，因此，政治约束力、安全责任感成了我们思考问题、处理问题的出发点和思维定势。总认为在档案部门工作，保密保险任何时候都不会出差错，而开放档案，却要担很大的政治风险。殊不知，离开档案开放和利用这一目的去保管、保护、保密，实际上是对实现目的的扭曲。

《档案法》明确规定，“国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满30年向社会开放，经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于30年”，《档案法实施办法》进一步明确，“经济、科学、技术、文化等类档案可以随时向社会开放”。 当然，档案开放也不是绝对的，对于涉及到国家机密、个人隐私等内容的档案一定要控制利用。在对档案信息资源进行细致划分，设定档案内容的级别，确保涉及国家安全机密和个人秘密的档案得到有效控制的前提下，对于符合开放条件的档案，我们应积极提供利用，千方百计让利用者获得需要的档案信息。因为档案的价值主要就体现在利用上，凡属于非秘密或已解密的档案都应通过各种形式的社会开放，为全体公民服务，达到档案“藏以致用”的目的。

四、良好的服务意识是档案工作社会化顺利进行最有力的保障

一个吸引人的档案馆不仅在于馆藏档案所蕴含的信息量，还在于有一个好的氛围，让利用者消除陌生感，感到亲切方便。这就需要我们有“用户至上”的思想，处处为利用者着想，实现档案利用的“无障碍”。怎样才能做到“无障碍”呢？不妨从下面几个方面入手：

（一）简化利用手续。普通公民只要持有身份证、介绍信等合法证明，就可以直接利用档案馆已开放的档案。

（二）深化检索。档案馆开放的档案，必须经过系统整理，并编有供利用者自行检索的开放目录。要建立健全科学的档案检索体系，对档案信息的著录、标引要有一定的深度和广度，不仅要揭示档案题名中反映的显性主题，还要注意档案内容中涉及的隐性主题，尽可能多角度地反映有关检索信息。

（三）拓展服务方式，实行多种服务。除了向用户提供日常“门市”查档服务外，还应积极开展咨询服务、跟踪服务、定向服务等多样化的服务方式。对于不能直接到档案馆查用档案（一般为电话询问、信函索取）的，档案馆工作人员则代查、寄送用户所需的信息，从而在一定程度上节省用户利用检索工具或为此进一步查找档案原件所花费的时间。就是直接来档案馆查档的，也有许多人对“全宗号”、“目录号”一头雾水，不会检索，工作人员应热情提供帮助。针对利用档案信息比较集中的部门和单位，可以实行定向重点服务，以提高服务水平和服务效果。

（四）提供便利的复制手段。对于利用者需要的档案资料，只要制度允许，可以复印、摘抄。

五、高科技知识与手段的运用是档案工作社会化的必由之路

档案工作社会化不仅表现在档案工作对社会的意义，也表现在社会发展对档案工作的扶持上。日新月异的科技力量给档案工作以强有力的支持。现代通信技术、网络技术、计算机技术、多媒体技术在档案工作中有广泛的用武之地，为档案信息服务社会化提供了最佳的技术手段和实现途径。档案馆实现计算机自动化检索、上网建网站之后，就可以利用网络公布馆藏、发布信息，并通过异地查询来满足利用者的利用需求，提高档案的利用率，使档案发挥其应有的社会效用。

六、做好宣传工作，吸引广泛的用户群

档案部门除了要千方百计地做好推广服务工作，直接服务于用户之外，还应通过多种途径强化宣传工作，不断增强社会的档案利用意识，让更多的“顾客”光顾档案馆。一方面，可采用举办陈列展览或利用报纸、电视、广播等大众传媒扩大档案工作的社会影响，增加档案部门的知名度，使人们对档案工作有感性的认识。比如重大活动、纪念日等都是举办档案展览很好的题材，可以定期不定期地举办各种专题的档案展览。档案馆还可以成为爱国主义教育的基地。另一方面，要加强对馆藏内容的揭示和报道，如编辑出版或公布《档案馆指南》、《档案要览》、《全宗介绍》、《珍贵档案资料目录》等，让社会尽可能多的了解馆藏内容、成分以及查档的途径和方法。这样，当人们出现利用需求时，就会自然想到去档案馆查阅档案。

七、提高档案工作者的素质

要做好工作，人是关键的因素。档案工作社会化对档案工作者的要求是很高的，目前档案人员无论是在观念、意识，还是在经验、能力以及知识结构上都存在一定的差距，尤其是在知识素质、信息意识和分析判断能力上亟需充实和提高。档案部门应在内部引入竞争机制，制造浓厚的学习风气和尊重知识、尊重人才、人人向上的良好氛围，档案工作者要增强危机意识和紧迫感，努力优化自己的知识结构，在钻研档案学理论的同时，进一步扩大自己的知识面，学习外语、计算机以及各种专业知识和技能，使自己成为一专多能的复合型人才。只有这样，才能在档案工作社会化的进程中赢得主动。良好的心理素质是做好工作的前提。档案工作是一项艰苦清贫的职业。随着商品经济的飞速发展，金钱观念、名利思想等一些负面影响冲击着各个领域，有些人认为档案只有付出，没有收获，对“无私奉献”的价值产生怀疑，对“默默无闻”也渐生不满，由此导致档案人员更换频繁，档案人员队伍出现不稳定现象，在某种程度上影响了档案事业的发展。这就要求档案工作人员要调整好自己的心态，要自信而不自卑，坚定所从事的事业是功在当代、利在千秋的伟大事业，并为所从事的事业感到自豪。只有这样，才能全心全意地做好档案工作。