浅析高校办公自动化背景下的电子档案安全管理

文//陆会宁

浅析高校办公自动化背景下的电子档案安全管理

文//陆会宁

高校传统的档案管理模式非常复杂，范围广泛。高校档案管理有自己的文件格式和文件处理，如财务分析报告、学术论文、设计图纸、建筑图等。大多数形式的文件都是以文本的形式出现的。档案中的特殊文件，主要指的是多媒体数据、语音和图像等内容的文件。由此可以看出，传统档案馆管理手段较为复杂，对不同形式的档案管理方式和方法也不尽相同。

一、高校档案管理现状及存在的问题

首先，与传统档案相比，电子档案馆的内容和载体有很大差异。在电子档案馆，除了一般的文字内容外，还可以添加声音、图片、视频剪辑等，内容多样化、丰富化。在文件存储方面，电子文件通常存储在光盘、硬盘等数字存储工具。因此，在电子文件的访问、搜索、排序、安全处理、分类方面，和传统的纸质档案有所不同。

其次，电子档案的管理由计算机完成。与传统档案馆相比，电子档案馆与传统档案馆的最大区别在于管理模式和管理方法，电子档案馆都主要是管理的过程和理念。电子档案管理，整合和标准化程度高。计算机系统和网络技术实现，文件管理不是传统的应用，必须根据特点对电子档案管理，以满足使用和存储电子文件的要求。

二、高校设计电子档案管理系统应用研究

首先，在收集、输入和处理过程中存在风险。随着中国互联网的不断发展，以及国际合作的频繁，外国公司、拍卖公司、收藏家也纷纷加入到信息采集、获取和国内信息部门的信息资源竞争中。对于来自国外的竞争，国内档案管理部门不能闭门造车，信息管理必须建立信息管理的竞争意识，从实际情况出发，不断完善电子档案管理的水平和质量，建立良好的信用及声誉。

其次，档案的保存和管理也存在风险。档案作为国家和政府信息的重要形式，既是中华文化的遗产，又是国家秘密的保管者。一方面，该文件的内容可能是唯一的。另一方面，该文件的内容也可能具有高度的保密性。由于文件本身的性质，文件没有永久存储和保存。因此，作为文件管理和存储部门，尽可能保持文件的有效性和安全性，确保文件在尽可能长的时间内不会被损坏、丢失、褪色等。

最后，高校电子档案使用存在风险。注重文件管理服务，拓宽档案管理服务。越来越多的信息需求要添加到档案服务中，如名人信息、法律信息、婚姻信息、健康信息等。这些信息在丰富档案管理内容的同时，也增加了文件管理的风险。该文件还有一部分是在使用时间上有非常严格的规则。如果有错误和失误，可能会降低档案的价值。因此，为了提高服务质量和服务进度，解决电子文件管理系统风险，档案工作要实现跨越式发展，必须解放思想，正确认识档案风险的客观性、操作方法，采取严格的控制措施，增强档案的安全意识。

三、高校电子档案系统安全管理措施研究

由于高校电子档案信息不可回收再利用，如果丢失、损坏或电子文件不能正确访问，将使保存数字信息的电子档案成为无用文件，也使相关部门遭受难以估量的经济损失，甚至付出巨大的代价。档案管理系统对数据的敏感性要求较高，使得整个系统需要高度注意安全性。在网络安全和系统安全方面，系统主要采用防火墙技术和入侵检测技术，实现系统的在线安全和访问控制。

1．构建防火墙。防火墙是应用最广泛的防范技术之一。作为防御系统的第一道防线，其主要功能是监测不可信任的网络和接入网络之间的信任，可以形成内部和外部网络之间的屏障，阻挡来自外部的非法访问，防止内部信息的外泄，但它无法阻止来自网络内部的非法操作。作为最常用和最流行的防火墙技术是系统安全策略的首选。它的主要功能是从网络访问层屏蔽和限制攻击的IP，作为一种网络隔离技术将使危险的网络连接被拒绝在系统之外。它主要由防火墙服务访问规则、验证工具、包过滤和应用网关4部分组成。防火墙系统主要是基于用户的权限管理，通过用户的过滤和认证来开发网络访问规则。

2．强化入侵检测。入侵检测是近年来发展起来的一种防范技术，结合网络通信技术、人工智能、密码学、推理等技术和方法，其作用是监控网络和计算机系统的入侵或误用的迹象。入侵检测技术意味着在系统受到攻击时，能迅速回应攻击，进行行为控制和错误修正等操作，通过安全扫描、人工智能、系统安全监督实现的模糊算法、网络监控技术等。在高校档案网络管理，遇到最多的是DOS攻击，基于这一特点，对高校网络监控的重点，应放在数据流和数据频率，对网络DOS攻击及时检测，进行相关数据包的捕获和分析，以及对攻击行为判断其来源。

（作者单位：甘肃兰州西北民族大学生命科学与工程学院）