基于档案资源的高校知识管理平台研究

文/常 改

基于档案资源的高校知识管理平台研究

文/常 改

信息技术时代，高校档案管理需要完成从实体管理上升至知识管理的发展蜕变。知识管理阶段的档案工作不再局限于静态的收集、整理、保管、查询，只有通过推动高校档案工作转型、转变服务模式，建立以档案为核心的高校知识管理平台，才能在当前时代实现档案管理向知识管理的提升。

一、研究背景

随着信息技术的进步，作为高校管理的重要组成部分，服务于高校管理及科研创新的高校档案工作受到了更多的关注。近年来，高校档案工作开始受到重视，档案资源的积累也日益丰富，并得到了有效的管理，但是在高校档案利用方面却遇到了瓶颈。“高校是科研的阵地，在科技资源的获取、科技的创新、科技的应用等方面都有着明显优势，档案资源的信息化管理离不开计算机，它是计算机在高校普遍应用的衍生品。”要想突破高校档案利用过程中遇到的瓶颈，必须以高校实际为依托，以知识管理为抓手，将档案资源充分整合提炼，使档案管理从静态走向动态、从封闭走向开放，引导用户进行知识创新，形成以档案资源为核心的高校综合知识管理平台。

二、国内外研究现状

虽然国内对知识管理的认识和研究有待完善，但国外对于这一领域的研究已经相当成熟。目前，国际上主要将高校知识管理分为显性知识和隐形知识。高校知识管理的关键是通过编码战略，将有效的隐性知识以编码的方式沉淀下来，最终形成高校内部利用的知识数据库。国内对于知识管理正处于探索过程中，仍然存在着知识管理系统专业性不强、数据自动化处理功能较弱、知识管理系统涉及面单一、难以实现全生命周期协调管理等问题。但正如比尔·盖茨所说：“力量不是来自于保密的知识，而是来自于共享的知识。”随着高校管理水平逐渐提高，作为知识密集型组织，高校知识管理的重要性凸显，知识管理必将成为高校提升自身竞争力的重要工具与手段。

三、高校档案管理现状

按照传统的档案管理思维，档案管理的主要环节就是实体的收、管、用，在此思维的引领下，档案管理呈现出一种静态封闭的特征，管理核心仍为重藏轻用、防止丢失。具体表现为：一方面，投入越来越多，效果却不明显，侧重点在于对档案实体的管理。随着高校的发展，档案在数量上越来越多，在档案管理人、财、物的投入方面随之加大，从而造成管理成本增加。成本增加的同时并未带来档案服务质量的提升，反而严重降低了档案利用效率，影响了档案自身价值的发挥。另一方面，有形资源堆积，隐性资源流失，缺少对档案属性和资源内容的全面正确认识，使高校档案实体大量堆积却得不到充分利用。静态封闭的档案管理主要依靠管理制度和档案工作者的自觉性来完成，缺乏创新性思维来对高校实际发展工作中积累的丰富经验和宝贵资源进行充分挖掘，最终造成高校隐性资源的流失。

四、高校知识管理的对策

第一，建立以档案为核心的高校知识管理平台。以高校工作实际为依托，对信息时代的档案知识管理进行研究，本着以“利用”为核心的原则，使大数据环境下的档案管理不再局限于对数据的收集、存储、查询等静态管理模式，让服务由封闭向开放改变，管理由档案向知识转变，完成以档案为核心的多源信息知识管理平台的研究与应用实践。第二，通过高校知识管理平台完成对隐性知识的保存。将高校在历史发展及管理过程中的丰富经验以及宝贵资源进行充分地挖掘并妥善地梳理保存，利用图情档一体化平台对现有的档案资源进行信息交流和知识分享。在统一平台内实现高校知识获取、整合、分享等管理能力的强化，并通过“知识的获取、存储、共享、利用和创新等知识管理活动，使高校的三大职能——教学、科研和社会服务水平与能力得到培养与提升”。

五、研究的意义

其一，提升知识管理水平、实现高校的知识共享。通过对基于档案资源的高校知识管理平台的研究，可以使档案工作与高校信息化建设科学规划、积极推进、分步实施，积极发挥信息技术的作用，提高高校知识生产、获取、共享和利用的水平，有效促进高校信息化、数字化、集成化的发展，在未来人才和科技市场竞争中占得先机。其二，提高高校技术力量，促进知识技术的增长。平台的建立有利于加强知识在高校中的传承与流通，引导教职员工进行技术创新，最终达到实现搭建学习型平台、提高学校全体教职人员知识能力的目的，进而提升高校核心竞争力。

（作者单位：青岛市技师学院）