机关单位数字档案室建设面临的主要问题与对策

文/赵 杨

机关单位数字档案室建设面临的主要问题与对策

文/赵 杨

机关单位，即国家机关，指国家为行使其职能而设立的各种机构，包括中央和地方各级组织。数字档案室是信息化条件下档案室的“升级版”，是机关在履行职能过程中，运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、整理、存储、管理，并通过网络提供共享利用的档案信息集成管理平台。根据《数字档案室建设指南》，机关单位应把电子档案信息资源建设作为档案信息化建设的首要任务，积极排查自身数字档案室建设工作中存在的问题，在实践中不断提升数字档案室建设水平。

一、机关单位数字档案室建设存在的问题

近年来，各机关单位的数字档案室建设取得了一定的成绩，但也存在阻碍其发展的一些关键问题。其中包括：

1．电子文件管理机制不健全。机制是有机体的构造、功能和相互关系，泛指一个工作系统的组织或下属部门之间相互作用的过程和方式。在机关单位推进数字档案室建设过程中，存在着电子文件管理机制不顺畅的问题。有的单位人才激励措施缺失，有的单位缺乏上级组织的有力支持，有的单位缺少其他各部门的积极配合。各机关单位存在的种种问题，造成档案部门孤军奋战的局面，困难多多，阻力重重。

2．电子文件接收与归档意识不强。相对于纸质文件，电子文件接收与归档工作，需要更加严格的管理措施和技术手段。多数机关单位有较重的业务工作任务，因长期重视业务工作，忽略档案工作，使得档案人员放松对自身的要求，对电子文件接收归档工作的认识存在一定的模糊和偏差。没有认识到数字档案室在工作中所起到的重要作用，档案意识不强，技术不过硬，标准执行不严格。这些因素导致了机关单位数字档案室建设发展缓慢。

3．信息化发展水平不均衡。在不同地区、不同行业内，由于办公网络环境不统一，使电子档案的集中控制难度加大。由于内部信息化工作的协调机制各不相同，使电子文件与电子档案管理功能需求不明，系统运行不畅。由于电子档案形成系统缺少统一标准，使前端管理不可控，后端归档功能缺失，进而影响电子文件及电子档案全程管理的各个环节。

二、加强机关单位数字档案室建设的对策

1．制定标准。电子文件管理系统所有的规则和功能在数据空间的表征是元数据。如果我们能够结合机关单位的实际情况，提出一个针对电子文件管理系统所需要的元数据标准，将有助于确保电子文件的真实性和长期保存。此外，通过制定《机关文书类电子文件归档管理暂行办法》《数字档案室建设规范》等，可以为机关档案工作提供依据。这些规范性文件的制定，将会填补电子文件管理的空白，确保电子文件接收与归档有标准可查、有规范可依，为未来的电子档案资源管理奠定基础。

2．加大投入。数字档案室建设，既需要投入大量的人力、财力、物力，也离不开各部门的配合。要拓宽渠道，争取相关单位的支持与关注，为数字档案室建设提供资金和技术保障。积极向有关部门申报信息化发展项目并争取获得批准，用申请来的项目资金开展机关单位的数字档案室建设。开发电子文件接收与归档管理应用系统，确定试点单位，完成项目推广工作。完善电子文件管理办法，解决电子文件数据割裂的问题。完善电子文件归档功能，免费上门安装系统。注重数字档案室建设的科学性与规范性。调研各机关单位电子文件管理情况，选取试点单位开展数字档案室建设，根据实际需求不断完善系统平台功能。

3．完善机制。电子文件不同于传统纸质档案，在管理机制上应该借鉴传统做法，结合电子文件自身的特点探索创新，开辟出适应电子文件时代特点的档案管理机制。要加强沟通。由上级单位牵头，联合发展改革、信息、机构编制、财政、保密、档案等相关部门，成立电子文件工作协调办公室，组织协调电子文件管理工作。完善《规范化数字档案室建设测评标准》，并以此为依据，对各机关单位的数字档案室建设进行全面考核。对达到一定要求的各机关档案部门授予“规范化数字档案室”称号，并给予表彰。

4．培养人才。加强各机关单位数字档案室建设，是顺应“互联网+”和大数据时代发展需要，贯彻落实网络强国战略和国家大数据战略，推进“智慧城市”建设的重要内容。要提升档案管理人员信息化水平，明确数字档案室建设工作职责。加强人才队伍建设，建立人才培养和激励机制。开展各种学习活动，提高档案工作人员对数字档案室建设相关知识与理论的理解。

（作者单位：梨树县节能管理中心）