也谈档案信息资源利用的安全性

文//冯惠普

也谈档案信息资源利用的安全性

文//冯惠普

一、档案设备的配置与安全

档案法明确规定，法人单位应配备符合安全标准的档案库房等设备。从目前地方法人单位档案管理的情况看，有一部分单位不具备这样的保管条件，没有考虑到档案的安全，不能做到对档案给予妥善的安置和保管。对档案库房的选择应有严格要求：一是要依据档案资料的保密来分析，一般不在机关办公楼的最高层和最低层设置档案库房，档案库房应该具有良好的预防火灾、盗窃、高温、强光、虫鼠、潮湿、水灾等安全设施。二是档案库房应和办公室分开，档案库房也应和阅览室分开。三是档案库房内要严禁烟火，坚决杜绝存放易燃易爆物品，库房的门窗要紧闭，每天下班前人员要对库房进行必要的安全检查。四是档案库房应该由固定人员管理，要依据管理制度进行管理，禁止其他人员随意进入。对档案库房做到严格管理，有利于做好档案的保密工作，也有利于实现档案资料的安全保管。

二、档案保密与安全管理

有些密级档案，关系到党和国家的安全，关系到国家行政机关工作活动和经济发展的正常运行，关系到社会建设等方面的开展。因此，确保国家档案的安全，首先要做到档案安全保管。

1．基层档案馆对密级的管理。基层档案馆档案密级的划分标准分为绝密档案和非绝密档案。在社会信息化的今天，地方各级保密行政机关也多次下发各级密机文件级别划分及开放规定，各基层行政及企事业单位也按照规定对档案进行了内部及公开级别划分，对照划分完成的档案，各法人单位应做好档案的分类，并应做到分别进行保管。档案库房要安装防盗窗、防盗门、防盗器等设备，从保管条件上确保国家档案的安全。

2．档案利用工作的安全管理。在办理档案资料的使用、交付和销毁时一定要依据有关规定进行：一要有领导人的批准。二档案管理人员要进行登记和签字，不论什么人都不能自己使用档案。三档案资料在使用后要及时归回，一旦出现泄密现象，要立即查找问题的根源，采取必要的补救措施。

3．档案人员安全素质的管理。管理人员应具有较强的责任心和政治觉悟，在做好档案保密工作过程中，档案管理人员具有举足轻重的作用。这就要求档案管理人员责任心强的同时，还要拥有谨慎的安全保密意识；不但要有良好的工作作风，还需重视储存在头脑中的秘密泄露。随着我国经济的快速发展和各种先进信息手段的应用，窃密与反窃密斗争也会不断升级，档案管理人员每天都在接触党和国家的绝密文件，档案管理人员在业余时间也会参加各种社会活动。这些秘密就会被带到各种场所，常常是不经意的一句话，就会在无形当中泄露了机密。因此，要求档案管理人员不管在什么地方，都应绝口不提有关档案的内容，坚决保证党和国家秘密不泄露、不流失，保证国家机密安全。

三、档案安全与密级的区别

确定保管期限的原则是正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，国家档案局就档案保管期限界定有严格的规定，各法人单位应根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。而保密期限就是指如果国家机密出现了泄露现象，那么就一定会影响到国家的安全与利益，给国家带来一定的损失，主要表示国家秘密事项在一定的时间范围内，受国家保密法律、法规的保护，具有一定法律效力的时间。

四、加快提升档案人员的保密素质

在档案管理工作中，保证档案安全是工作人员的基本职责，也是档案管理工作中应该坚持的原则。不但是档案管理的任务，而且是档案管理的目的。在具体管理档案工作中应该做到”四不”，也就是：不能破损缺少，不能割裂分散丢失，不能乱堆乱放，不能任意改动档案资料，也不能编造假的资料。不能破损缺少就是要求档案资料应该保存完整，档案资料不能由于出现各种影响因素而发生损坏。如果出现残缺资料要及时进行修补。不能割裂分散丢失，就是指档案资料要绝对安全，做到不丢失不失窃，不但要重视档案实体的完整，而且也需重视档案内容的完整。不能乱堆乱放，指的是应该集中管理档案资料，不能因为档案资料的分散而不利于档案资料的管理，更不能发生损坏和丢失档案资料的现象。档案保管工作应该依据一定的程序，档案排架应该排列整齐、条目清晰。

因此，档案保管人员的工作责任是很重的，也是绝不能被忽视的，这是一项是否爱国的重要体现，也是作为一个国家公职人员对国家负责的重要基础工作，档案保管人员必须要守法、依法来管理国家档案，要对国家档案保持一颗责任心，防止档案的泄密与损坏，确保档案的完整安全，使档案更好地为国家的经济建设、和谐社会提供全方位的服务。

（作者单位：省属改制企业档案托管中心）