医改视角下加强医院档案管理工作规范化的路径

文/武 洁

医改视角下加强医院档案管理工作规范化的路径

文/武 洁

在医院管理系统当中，档案管理是重要的组成部分，其中涵盖了和医院医疗服务行为相关的医疗文件材料以及医院发展过程中所形成的各种资料。随着医疗改革的实施，医院档案管理工作也备受关注，特别是档案管理工作的规范化发展更是成为医院研究工作的重点。所谓的医院档案管理，具体指的就是医院档案资料的管理工作。而医院档案的主要内容就是医疗文件资料以及医院发展建设过程中所形成的多种类型资料，所涉及的内容十分广泛。而这些资料都应当被纳入到档案规范化管理工作中，究其原因，资料在推进医院医疗发展方面发挥着关键性的作用。

一、现阶段医院档案管理工作存在的问题解构

在医院管理系统当中，医疗服务始终是管理的重点，却严重忽视了包括档案管理在内的其他工作。其中，受工作人员数量不充足与设备以及资金紧缺问题的影响，医院档案管理工作开展并不到位，严重制约了医院工作的正常开展。

1．严重忽视档案管理工作的后果。医院管理工作开展的过程中，档案管理工作始终未被重视。其中，在医院档案管理当中，管理考核与综合管理活动是档案管理的主要内容。然而，大部分医院工作人员并没有正确认知医院档案管理工作的重要作用，因而忽视了该工作的不可或缺性。正是受管理工作人员消极态度的影响，在安排工作人员方面并不全面。最关键的是，医院人才引进方面很少关注档案管理专业人才，且并未针对既有档案管理人员开展专业培训，所以严重制约了医院档案管理工作的规范化发展。

2．档案管理工作人员专业化水平有待提升。档案管理工作并不仅仅是收集并整理资料，而是要求工作人员具备较高的职业素养以及专业技能。然而，现阶段国内绝大部分医院的档案管理人员，其自身业务水平并不高，且大多数都不是专业出身，仅仅是在选择职业的过程中接受调剂而承担档案管理工作的责任。为此，无论是工作开展前或开展后，其自身的档案管理专业程度都存在一定的不足之处。除此之外，医院档案管理工作人员多数并不具备专业管理技能，缺失法治观念。在这种情况下，档案管理工作的开展必须始终按照部门规定落实档案管理工作。所以在管理中经常缺乏科学性与系统性，致使收集档案信息的时候存在诸多问题。

二、基于医改视角规范医院档案管理工作的有效路径

行政档案、科研档案与医疗病例档案是组成医院档案的重要部分。为此，要想在新医改背景下，对医院档案管理工作进行有效地规范，就应当从以下三个角度出发进行研究与探讨，进而采取可行性的规范措施，以供参考。

1．行政档案资料规范化管理。一是积极成立档案管理部门并合理安排场所与工作人员等。基于医改背景，为了更好地规范行政档案资料，可以通过构建档案管理部门，针对档案管理工作展开统一且全面地指导，进而集中且单独地管理行政档案资料。另外，建立档案管理部门不仅能够为内部各个部门提供所需的参考资料与依据，在领导与管理部门决策方面也可以提供所需的资料，一定程度上强化了医院行政工作的效率与质量。在此基础上，构建医院档案管理部门，同样也是推动档案管理工作向着专业化与科学化方向发展的重要前提。基于部门工作规划，档案管理部门的存在也可以为其他部门档案的归档与整理工作给予科学合理的指导并提出有针对性的建议，进而构建更为全面且有序的医院档案资料信息，充分彰显医院档案管理队伍的专业化，并且深入分析并研究档案资料，进一步总结医院工作，推进各项工作的有效开展。通过档案管理部门的构建，为行政档案资料的管理提供了保障，与新医改背景下的行政档案资料规范化发展需求相适应。

二是定期组织档案管理人员参与专业技能培训。在医院档案管理工作开展的过程中，档案管理人才素质对管理工作质量产生了直接的影响。为此，档案管理工作人员应通过自身专业能力与主观能动性完成工作。根据现阶段医院档案管理工作人员业务水平偏低的问题，管理层领导应对提升工作人员专业技能的问题给予高度重视，定期组织档案业务培训交流活动，实现其专业业务素质的全面增强。同时，鼓励跨学科、跨专业的复合型人才培养。除此之外，可以科学合理地制定长效机制激发其发挥主观能动性，进一步完善医院档案管理工作，推动新医改制度的可持续发展。

2．科研档案资料规范化管理。医院的科研活动与医疗技术以及水平存在紧密地联系，而且是科研档案资料管理工作的重点。为此，在新医改背景下，要想实现医院档案管理工作的规范化，也同样应高度重视科研档案资料管理的规范化。

一是全面细致归纳并整理所接收的科研档案资料，同时，需要根据已经整理好的科研资料交由档案管理部门规范登记并编目，随后开展统计与分类加工等相关工作。其中，如果是科研成果亦或是绝密级档案内容，必须要采取单独登记管理的方式，提高保密封存的效果。如果是已经收录的科研档案亦或是既有科研档案接收以后，还应当开展后续鉴定工作，与科研内容有机结合，并组织医院领导、科研工程人员与档案管理工作人员，深入研究并讨论是否将科研期限延长亦或是变动科研保密等级，在意见达成统一以后，交由有权主体批准，贯彻并落实科研档案资料再管理工作。

二是为科研档案开发提供有利服务。开发科研档案资料的现实意义十分明显，因而医院档案管理部门针对接收并存放的科研资料，应向医院领导层与科研工作人员提供良好的服务，以保证医疗技术水平的全面提升，为其提供资料方面的资源。需要注意的是，医院档案管理工作的科研资料管理并非是保存，同样需针对资料进行整理与加工，合理分类归档较为重要的科研资料，并且对检索工具进行编制。另外，为进一步推动新医改的发展，还应当针对各项资料总结摘要、关键词以及简介等。开展医院档案管理工作的目的就是为医院内部资料查阅提供所需的服务，若其他单位或者是部门要查阅，则应具有相关部门所出具的介绍信，在本医院领导人员批准以后才能够查阅。但是，所能够查阅的内容只能够是一般科研档案资料。如果想查阅绝密类型的科研资料，必须要获得医院领导层批准与审查，否则不允许查阅亦或是摘抄。

3．病历档案资料规范化管理。在医院运营与发展的过程中，医疗活动占据重要地位，不仅具备对患者病情发展记录与治疗的功能，同样也为医院医疗纠纷与法律问题的处理提供了有参考价值的证据资料。目前阶段，医疗纠纷事件不断升级，其中有民事纠纷、刑事案件以及伤残鉴定等，在取证或者是人身保险程度的情况下，医院都应当出具报告亦或是资料。由此可见，在新医改背景下，病例档案管理工作十分重要。

首先，病例档案资料库需单独管理。病例档案在医院档案中占据的比重最大，所以，应当通过专门资料库单独管理。具体的管理内容有场所地点管理与全部档案保管。对于资料库房间管理，应保证建筑的标准与档案保管需求相适应，而资料库专项用途不能发生改变，同样也不允许将其他设备设施存放其中。在此基础上，应对火灾与水灾等加大防范的力度，以保证为档案管理工作的开展提供更为理想的场所。防范工作应采用加湿器、灭火装置以及温度计等，以保证档案防护管理的质量满足要求。

其次，病例资料查阅与借阅管理工作的开展。病例管理工作涉及患者个人隐私，同样与医院资料管理制度存在紧密的联系。为了进一步加强病例资料查阅与借阅管理工作，应注重资料库出入管理。需要注意的是，不允许非档案管理工作人员进出资料库，而是应接受档案管理工作人员引导与监督才能够查询相关资料。若有必要借阅，应根据借阅管理制度进行，积极开展登记工作，特别要注意借阅时间与方式的登记记录要仔细。

再次，应借助档案数字化技术，建立病历档案数字化平台。档案管理数字化也是现代社会需求,信息技术和网络技术已经相当深入地渗透到人们生活的各个层面,其在档案管理工作中的渗透也是必然的结果,因此档案管理工作也要顺应这样一种发展趋势和需求来实现自身管理的科学化水平。在网络的基础建设、系统权限、系统升级等方面都应强化安全管理，这样才有利于电子数据的稳定与真实。

综上所述，在新医改背景下，医院档案管理工作同样需与时俱进，将医院建设发展以及中心任务当作核心，实现医院档案管理工作的规范化发展，针对不同类型档案进行管理，以保证构建更为系统化的档案资料机制，为医院医疗与科研工作的开展奠定坚实的基础，实现医院档案管理工作支持功能的全面增强，进一步推动医院档案管理工作的开展。但仍然应正确认知医院档案管理工作存在的不足之处，在新医改环境中积极采取有效的措施以增强档案管理工作的规范性，为医院档案管理工作的有效完善给予有价值的参考依据。

（作者单位：临沂市中心医院）