核电站程序文件的管理方式

文/陈丽嫔

核电站程序文件的管理方式

文/陈丽嫔

核能源是一种清洁能源，同时核安全重于泰山。核电站长期、安全、经济运行的三大支柱是优质的设备、有效的文档管理、高素质的人才队伍。文档管理对核电站的安全运行有着至关重要的作用。从核电站程序文件的管理，可窥探出核电站文档管理的严谨。

一、什么是程序

在中华人民共和国国家标准《质量管理体系基础和术语》GB/T19000—2008/ISO9000：2005中第3、4、5条对于“程序”的定义是为进行某项活动或过程所规定的途径，程序可以形成文件，也可以不形成文件。核电站执行程序化管理，把要做的写下来，按写的去做。程序文件简称为程序，一切按程序办事，已成为核电站的企业文化。程序主要分为管理程序和技术程序。

二、程序的管理要求

1．程序的分类体系。核电站的工作繁多、种类复杂、技术尖端且有核安全的要求。作为指导工作开展的程序，必须有清晰的分类，做到接口明确、逻辑合理。如台山公司管理程序，文件类型层级主要有公司政策、各业务政策、流程程序、管理制度、业务细则等。要划分业务领域，如人力资源、审计、财务、党群管理、合同与采购、质保、信息文档、运行、维修等。

2．程序的编码及模板。程序的编码需能体现文件的主要内容并具有唯一性的要求，是在信息系统、管理引用等方面的识别标示。如台山公司管理程序编码结构为：台山公司—程序类型—业务领域—流水号。统一的封面模板则保证了程序在众多的文件中具有最高的识别度，封面上标准的业务领域、编码、版本、状态、页数、编校审批等信息，也规范了程序的产生。

3．程序的编校审批。程序是核电站工作使用的依据文件，准确性和可执行性是要点。一份内容高质量的程序将有效促进工作的开展，程序的产生通过编写、校核、审查、批准四个环节进行严格管控。每一环节的负责人均需具备相应的能力和经验、有相应的授权资格。每一环节发现错误或需要修改完善的地方，可直接退回到编写者或上一环节处理人进行修改，直至程序内容达到出版要求。

4．程序的流转要求。程序出版后就需要快速分发到需要知悉程序内容的部门或人员手中。管理程序一般需要公司范围知悉，采取的方式是在公司内部门户网上发布公告，技术程序专业针对性非常强。这里采用标准分发清单的工具，即根据技术程序编码、责任部等属性对应出需要分发的部门，并把这些信息匹配到信息系统中，当程序经过导入、著录、检查步骤后，就会自动匹配出需要分发的部门信息，程序将迅速发到各部门库中，同时以邮件方式通知该部门所有人员。

5．程序的培训、评审与升版。程序主要用于指导工作的开展和执行，程序的编校审批者自然对程序最为熟悉，但程序内容却需要被更多的人员理解和掌握，程序在出版、发布或流转后需进行相应范围的培训。管理程序出版后若两年内没有升版过，则必须由程序产生部门指定负责人组织进行评审，审查和确认程序是否需要升版。技术程序则规定两次升版的最长时间不超过5年。

三、程序的管理特点

1．融入核心业务管理，为一线业务提供支持。核心业务是一个企业的核心竞争力和赖以生存的基础，全公司各部门的工作均围绕核心业务开展。对核心一线业务的支持程度和贡献，决定了各部门在企业中的地位。程序对一线业务开展至关重要，文档部门主动了解一线业务部门的业务内容和对程序的使用需求，制定相应的管理措施，如为了满足高时效性的要求，和业务部门共同制定标准分发清单等。文档部门对程序深度而细化地管理，为核心业务的推进提供了保障。

2．深入文件前端控制，为文件质量有效提升。文件在履行完现行价值后进行归档保存，传统的文档部门更多的只是履行文件收集整理、归档保存的职责，这无法控制文件的形成质量。目前，文档部门深入到程序产生的源头，和业务部门共同梳理程序的分类体系，规范程序的编码、封面的格式、内容的模板，提升了程序的内容质量和格式质量，发挥出程序应有的作用和价值。在此过程中，文档部门既了解了专业知识，加强了和专业部门的沟通，同时提升了业务部门对文档部门的信任度。

3．挖掘数据信息价值，为管理提供决策依据。文档部门管理着文件和数据信息，犹如保管着一个信息宝藏。只要逐步挖掘、积累，进行整合和提炼，就能提升文件数据的存在价值，也为业务部门管理层或员工提供了参考。如技术程序，可以设置按专业类别统计出版数量的报表，并配置到系统中，随时导出查阅，从各专业技术程序的出版数量体现出生产准备推进的进度。

（作者单位：台山核电合营有限公司）