谈职业学院教学档案的收集整理

文//褚继兰

谈职业学院教学档案的收集整理

文//褚继兰

职业学院教学工作中形成的各种档案材料，记录了教学工作的全过程，是衡量教学工作水平和质量的重要标志，是教学检查和教学评估的重要依据。加强学院教学档案的收集整理工作，是适应学院教育改革和发展的需要，也是学院常规管理的重要内容。

一、建立健全学院教学档案的管理体系

学院应明确主管教学的副院长主管教学档案工作，负责学院教学档案工作的组织、监督和检查，将教学档案工作落实到日常教学管理工作中。理顺学院档案部门与学院各专业、处室等教学文件材料形成和处理部门的关系，明确各自责任。准确划分教学材料的归档范围、归档时间、归档份数、归档要求和手续。把教学文件材料的收集、整理、归档工作列入有关部门和教职员工的考核奖惩中，保证收集、归档渠道的畅通。各专业教学秘书人员负责本专业形成的教学档案的分类、整理、立卷、归档，保管好本单位的二级档案，并提供利用。各教研室(实验室)主任负责本单位教学档案的积累和归档工作，督促教师及时向本单位移交档案，同时要保管好本单位的三级档案，并提供利用。各任课教师及有关人员有义务及时将教学档案交给部本科教学秘书进行归档管理。

二、准确制定学院教学档案的收集范围

学院教学档案是学院在教学实践中形成的反映学院主要职能活动和基本历史面貌的,在日后学院教学工作中有一定查考利用价值的文件材料。

1．专业设置和专业培养目标方面的资料：专业概况；专业目录；新增专业；人才需求目前状况分析及未来需求调研报告；专业培养目标；专业教学计划；专业建设年度计划、中长期建设规划、年度总结；用人单位对专业毕业生的反馈信息。

2．课程体系和结构方面的资料：专业教学计划；教学计划修订的有关规定；专业培养方案和教学计划；专业建设和各项教学改革的思路和办法；专业教学计划执行情况；课程体系和结构改革情况。

3．科目课程方面资料：学院有关教学大纲制定和实施规定；教学大纲、实训大纲和考试大纲；专业基础课、专业课教材；实验实训指导书；CAI课件；专业课程建设情况；精品课件建设情况；专业课程成果及原始资料；课程实践教学情况。

4．教学环节方面资料：学院有关授课计划制定和实施的有关规定；每学期授课计划、教学进程表、教学日志；每门课程教案及备课笔记；每学期学生考勤表；每学期每门课程教学总结；每学期每门课程期末试卷及试卷分析报告；实验、实训、实习报告及总结；教研室教学探究计划、教研活动记录和工作总结；教学检查记录、学生座谈会记录、听课评课记录、专业教师学生测评表等。

5．教学环境方面资料：专业实践教学管理规章制度专业可利用教学资料情况；专业实验室、实训基地建设规划；专业实训基地利用率、实验开出率情况；校外实习基地协议书或校企合作协议；教学经费预算及教学经费投入。

6．专业素质教育资料：学院全面实施素质教育工作的整体方案；科技文化活动的原始资料；社会实践活动的原始资料；学生参加各类知识竞赛活动，文化活动的通知、获奖情况及证书复印件。

三、严格执行学院教学档案的收集制度

1．实行平时收集与定期收集相结合的方法。学院各有关部门坚持“平时归卷制度”，将办理完毕的应归档的教学文件材料、随时归入事先准备好的归档类目之中。每逢节假日、学期末、开学初，尤其是学年末，要求各有关部门催收教师手中的应归档的教学文件材料和清理本部门的归档教学文件材料。

2．加强对教学材料归档的指导工作。学院档案部门要认真做好各部门教学文件材料收集、整理、归档的指导监督与协调工作。要发挥前端调控功能，指导各有关部门严格按照归档范围将应收集归档的教学文件收集齐全、完整、准确，不能短缺、遗漏或重复，同时不应归档的材料不得归档，保证档案收集的质量。

四、明确规定学院教学档案的整理方法

1．归档材料要求。学院教学文件材料的收集必须齐全完整。文件材料用纸要规范，制作材料要有耐久性。除试卷、图纸等特殊用纸外一律用A4纸，破损材料必须裱糊，拟写材料要采用碳素墨水或蓝黑墨水。

2．分类整理方法。归档教学文件材料的整理，应贯彻“遵循文件的形成规律，保护文件之间的有机联系、区分不同价值，便于保管和利用”的整理原则。归档的文件材料必须分清教学年度、类别和保管期限。文件材料的整理应按《归档文件整理规则》的方法和要求进行，即将归档教学文件材料以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化。

（作者单位：白城职业技术学院）