如何提高档案管理科学化和数字化水平

文//杜爱民

如何提高档案管理科学化和数字化水平

文//杜爱民

随着时代的发展，档案管理科学化、数字化已经成为现代档案管理发展的必然趋势，对传统档案实施数字化加工，通过档案管理的科学化来进一步实现其制度化、标准化和规范化，这一数字化进程对当前档案工作有着非常重要的现实意义。

一、提高档案管理科学化、数字化水平的必要性

首先，档案管理科学化、数字化水平的提高体现的是国家层面科学发展观的根本要求，这是由档案管理工作在我们国家的重要地位所决定的，较多涉及我们国家社会及经济的多个方面。因此，必然需要通过科学合理的管理来保障其作用的充分正常的发挥。

其次， 档案管理科学化、数字化也是现代社会信息化飞速发展条件之下的必要需求，信息技术和网络技术已经相当深入地渗透到人们生活的各个层面，其在档案管理工作中的渗透也是必然的结果。因此，档案管理工作也要顺应这样一种发展趋势和需求来实现自身管理的科学化水平。

最后，档案管理科学化、数字化水平的提高同样是档案管理工作自身健康可持续发展的必然选择，虽然说我们国家的档案管理工作在长期的发展过程中有较好的表现，但是总的来说还存在着许多不足，需要通过档案管理水平的提高来加以弥补。

二、提高档案管理科学化、数字化水平

1．改变档案管理观念。任何一项工作在进行之前首先需要从观念上有所更新，在致力于提高档案管理科学化、数字化水平之前，就应当根据我们国家目前的发展水平以及管理机制来制定出适应于现代社会的管理工作方式来。与此同时，还需要加强对于人员工作制的管理。

2．完善档案制度建设。如果说档案管理工作理念的更新是提高档案管理科学化、数字化水平的必要前提，那么档案制度建设就是实现这样一种目标的基础和根本，只有建立起良好的制度来才能够保证档案管理工作的长期稳定执行，这对于档案管理科学化、数字化水平的提高而言既是重要保障也是主要的方法。针对这样一种目标，档案管理工作者在工作进行过程当中就需要从宏观立法的层面来实现管理工作创新和科学化、数字化水平的提高，与此同时还有必要进一步加强管理制度的完善和约束。

3．完善数字化管理系统。从高标准、严要求出发，在设计系统的初始阶段，还需要才到到数据的异地备份、安全应急措施等备份管理措施。另外，在网络的基础建设、系统权限、系统升级等方面都应强化安全管理，这样才有利于电子数据的稳定性与真实性。

4．实行电子文件管理战略，开展电子档案文件技术处理工作。归档新型的文件材料是势在必行的事情，档案管理者需要对产生的大量电子文件的接收、储存以及处置等工作进行相应的指导，确保电子文件的原始信息受到保护，并且通过技术的处理，也可以将已经进行归档的文件转变成为“只读”的文件，这样只能读、不能写，就无法更改原文件，也有利于电子文件原始结构的识别与保护，确保电子文件的真实与可靠，确保其发挥的社会效用是和纸质文件完全一致。

5．加强档案日常管理工作。档案管理工作本身就是一个长期积累的过程，在实现档案管理科学化、数字化水平提高的过程当中可以考虑从档案日常管理工作入手来进行分析和处理。具体来说，一是要结合档案管理工作的各种细节来分析。如定期对档案文书管理情况进行检查和分析，并在档案变动发生之后积极进行整改；二是要对档案业务管理工作进行检查，主要是希望把握档案存储的齐全性和规范性；三是还需要定期对档案行全面考核，在考核过程当中充分结合管理制度现状以及相关方面的档案管理规范，并及时根据档案管理绩效来进行奖惩，这些都是加强档案管理工作科学化水平的基本途径。

6．提高档案管理队伍的总体水平。档案管理工作本身也是一门科学，尤其是在现代新形势新背景之下，各种档案管理技术的应用都对档案管理人员的个人能力和素质提出了更多更高的要求，除了原有的档案管理基本操作技能，如档案的文书立卷、整理编目、鉴定录著以及保护开发等，还需要更进一步地掌握现代科学技术和管理操作技术。为更好适应于这样一种目标和要求，就需要建立起更高层次、更高水平的管理队伍来。

提高档案管理科学化、数字化水平的根本内涵还是希望通过科学化的管理方法来提高档案管理水平，同时通过科学的管理制度来保证档案管理工作的顺利进行，使得档案管理工作能够尽可能地实现制度化、规范化和信息化。

（作者单位：四平市铁东区山门镇财政分局）