“互联网++”档案管理工作浅析

文//李 楠

“互联网++”档案管理工作浅析

文//李 楠

档案管理工作是单位管理工作的一部分，利用信息化技术科学规范地管理档案，是衡量一个单位业绩与管理水平的重要尺度，也是提高档案管理工作的一个重要途径。随着网络技术的应用，档案管理工作迎来了新的发展机遇。网络化、信息化、数字化给档案管理工作注入了新的活力。

一、档案管理的机遇

1．丰富管理手段。传统档案管理以纸质档案为主，通过人工记录、整理、归档等形式完成档案管理过程。“互联网+档案管理”的发展，实现了档案管理的升级和转型。管理人员通过网络，可以快速检索、查找档案，对档案进行分层管理，提高了档案之间的关联性，增加了档案的存储形式，包括图片、音频、视频等，提高了档案管理的准确性。

2．拓展服务领域。通过数字信息形式将档案存储在计算机系统中，档案管理人员可以随时随地调阅相关信息，同时可以对档案进行离线管理。基于互联网信息技术建立的档案管理系统，可以提供远程服务。档案部门要着眼于未来，开发手机以及手持应用终端市场，积极搭建具有拓展性的综合信息平台，开发多样的手机应用APP。

3．提高档案时效。互联网信息技术具备较强的时效性，可以最大限度地提升档案管理的敏感度，实现对档案的动态跟踪。基于互联网信息技术建立的档案管理系统可以将现有的大数据、云处理、数据挖掘技术等进行有机整合，为档案管理开辟新的空间，从而保证了档案数据的时效性。

二、档案管理的挑战

1．管理观念与内容的转变。“互联网+”时代最大的特点就是网络与生活紧密结合在了一起。在数据信息不断增多的情况下，传统档案管理观念已经不能发挥出应有的作用。从传统档案转变到新的基于互联网技术的档案管理，还需要时间，需要技术积累，需要制度的不断完善等。

2．人才素质与技术的需求。目前，“云计算”已成为了“互联网+”时代的重要标志，同时也是优化档案管理的核心技术之一。能够熟练掌握互联网技术的档案数据管理人员少之又少，无法对互联网中的优势资源进行应用。此外，“互联网+”档案管理，要求在优化数据管理的同时，增加数据信息的应用价值，要有技术进行支持。

3．档案保管与存储的升级。我国传统档案保存主要以纸制材料为主。随着多媒体和互联网技术的广泛应用，音频、视频成为了一些要保管和存储的内容，存储终端成了新的保管存储载体。在使用此种保存方式时，应充分分析档案类型，注意备份，寻找最适合的保存形式，注重档案的归类工作，为档案利用提供方便。

三、“互联网+”档案管理工作的措施

1．做好档案归档与办公系统的融合。加强电子公文流转系统的全程控制，按照公文起草、签发、拟办的过程存储形成的电子档案，确保公文类电子档案内容齐全。对于专业类电子档案，应由国家档案局会同专业部门，分门别类制定有关专业类电子档案数据标准。

2．制定档案数字化计划。要着眼未来档案工作发展需要，制定符合实际的档案数字化计划，并按照有关技术规范统一数据标准。瞄准“互联网+”时代电子档案归档工作的需要，研究数据资源采集、管理、发布、分析、利用的互联网档案管理平台模型，满足电子档案归档及管理的需要。

3．提升档案数据安全性。“互联网+”档案管理虽然能够有效节省人力、物力和时间，并且能够降低成本、提升工作效率，但也同样存在风险，档案数据丢失是最为常见的现象，其所带来的损失更为巨大。由于互联网技术存在相关的安全隐患漏洞，如存储设备损坏，存储计算机遭受病毒攻击等。因此，档案管理人员应更加注重检测计算机设备状态，加装安全防护软件，并对重要数据进行备份。

4．优化档案管理人才队伍。人才发挥的作用是任何高新科技都无法超越的。因此，在今后的工作中，应加强对档案管理人员的培训，既注重培养其工作技能，也要对其开展思想工作，使其对工作更具责任心与热情。除此之外，还可以积极引进该行业的专业人才，注入新鲜血液，有效促进单位内部的良性竞争。

5．推进“智慧档案”服务平台建设。随着“智慧城市”的建设和发展，档案部门可以抓住建设“智慧城市”的机会，利用“互联网+”档案管理的战略发展思路，结合档案工作实际，提出一套“智慧档案”服务平台的完整指标体系，运用信息和通信技术手段，向社会民众提供跨平台、跨设备和跨服务机制的档案数字服务，整合档案信息化建设形成的“信息孤岛”，解决档案信息化建设的瓶颈问题，真正实现档案信息化管理、专业化挖掘、智能化应用，从而为社会创新和社会发展服务。

（作者单位：吉林省地质技术装备研究所）