水利工程档案管理存在的问题与对策

文//赵丽娜

水利工程档案管理存在的问题与对策

文//赵丽娜

水利工程档案是在水利工程建设活动中直接形成的，由水利工程建设项目从立项、可研、设计、决策、施工、验收到试运行等过程形成的资料组成，是具有保存价值的各种载体的材料。面对我国水利工程档案管理工作比较滞后的现状，针对存在的问题提出相应的解决对策，对促进水利事业的跨越式发展具有重要价值。

一、水利工程档案的价值

近年来，随着水利科技进步和水利工程项目建设数量迅速增加，水利工程在合理利用和分配水资源、预防洪涝灾害、促进经济和社会发展领域发挥着越来越大的作用。水利工程不仅是水利工作者智慧与汗水的结晶，更是重要的基础设施和国家与人民的宝贵财富。要从工程立项、工程建设以及后期维护等环节做好资料收集、整理和保存工作，充分发挥其应有价值，为水利工程的建设和运行维护服务。

在水利工程项目的立项、建设、管理过程中会不断产生大量的文件资料。这些原始记录能够全面、真实、准确地反映水利工程建设的实际情况。在水利工程建设过程中，各种档案资料是所有参建单位制定施工计划、做出正确决策的重要参考依据。在工程施工全部结束后的竣工验收与质量评定过程中，档案资料是最重要的查考依据之一。

二、水利工程档案管理存在的问题

1．管理体制层面。水利工程领域的档案管理工作开展较晚，在管理体制上仍然存在明显的缺陷。水利工程档案管理建设相对于其它行业仍然滞后，导致水利工程领域的档案执法力度明显不足。此外，水利工程作为综合性工程项目，建设管理工作包括为数众多的施工企业，涵盖了众多国家机关和主管部门，这些单位之间关系不清、权责不明也给档案工作带来不小难度。

2．管理机构层面。各参建单位对档案管理的重视程度还不够，大多数单位没有设置专门的档案管理部门。部分单位工程档案管理仍由单位的安全、财务、人力资源等部门的行政人员兼职管理，这直接影响到建设单位的档案管理水平。此外，由于基层单位的档案管理机构缺乏专业性，而国家层面的档案管理机构又没有条件全程参与水利工程建设，两层管理机构之间无法衔接也直接影响到水利工程档案管理质量。

3．管理技术层面。随着计算机网络技术的迅速发展，正在逐步进入信息社会。在这一时代背景下，档案管理信息化为大势所趋。应该注意到水利工程建设与普通企事业单位的行政管理不同。水利工程建设涉及众多的建设单位，这些单位因为工程建设临时聚集，并随着施工结束而再次分散。不同性质、不同规模的水利工程项目，其建设与复杂程度往往也有所不同。因此，一般的管理软件并不适合水利工程档案管理，而开发适合的管理软件不仅难度较大而且会增加投资成本。在这种情况下，各单位之间文件与信息传输仍以纸质为主，严重制约了档案管理的信息化进程。

三、完善水利工程档案管理的建议

1．健全水利工程档案管理制度。各水利工程参建单位要根据国家档案管理的相关规定结合行业标准，建立符合水利工程建设实际的档案管理工作制度。特别是要建立健全档案管理人员岗位责任制度、档案材料的收集整理制度、档案材料的使用管理制度等系列档案规章制度。通过制度约束，使水利工程档案的收集、整理、保管、使用等有章可循，促进水利工程档案管理规范化、制度化和标准化。

2．健全基层档案管理机构。水利工程参建单位在其项目部内部设立档案管理部门，配齐所需设备和专职档案管理人员。对于重特大水利工程，各参建单位要建立由直接领导参与的档案管理领导小组，对本项目的档案管理工作负责。通过建立基层档案管理机构，实现领导统筹、各单位分管、档案部门具体负责、全员参与的四级档案管理网络，为水利工程档案管理系统化、科学化和标准化提供有力的组织保障。

3．加强档案管理信息化建设。信息科技的高速发展，信息技术已广泛运用到现代管理中，水利工程档案管理也需要实现现代化信息管理。当前水利工程领域的档案管理信息化程度依然较低的原因，主要是档案管理投入不足以及“尊重”纸质档案的传统心理。要促进水利工程档案信息化建设，首先要改变传统观念，并加大档案管理领域的资金投入。国家相关部门要重视水利工程档案信息化建设，积极与高校和相关科研机构合作，开发适合水利工程的信息化管理系统。要从水利工程档案入手，提升档案管理信息化水平。例如，在水利工程档案管理工作中大力推行电子文件、缩微档案、磁介质档案等多种新型档案形式，加大对档案资料的加工和利用途径，真正体现档案资料的价值。

（作者单位：白城市水利勘测设计院）