提高行政机关档案管理效率的思考

文//刘 琳

提高行政机关档案管理效率的思考

文//刘 琳

档案管理是行政机关办公室工作的重要组成部分，档案管理效率不仅对办公室工作效果有直接影响，而且还对整个机关的业务协调、信息流转、领导决策都具有重要影响。为了实现较高的档案管理效率，必须不断运用现代技术，不断革新工作理念，探索实现档案管理的规范化、标准化，推进行政机关档案管理的高效运行。

一、档案管理要有较高的重视程度

充分发挥档案管理工作的重要作用，应当采取各种措施，提高对档案管理工作的重视，并对其形成正确认知。一是，提升领导对档案的重视程度，经常关心和支持档案管理员的工作,给他们提供良好的工作环境,落实相关福利待遇,对工作业绩突出的档案管理员要向组织部门推荐提拔重用，增强他们在工作过程中的成就感，以激发档案管理人员的工作积极性。二是，提升档案管理人员对档案的重视程度，在工作中自觉认识到档案管理对全局工作的意义，对自己所从事的工作有较高的岗位自豪感，对做好档案工作具有较强的内生动力。三是，提升机关全体员工对档案工作的重视程度，各相关部门在查询、调阅中能够认真履行相关手续，重要档案资料能够依法依规及时移交归档，尊重档案工作人员的工作成果，遵守档案管理相关制度。

二、档案管理必须要有严格的制度流程

科学严密的制度流程是提升档案管理效率的基础条件，行政机关的档案都有一套严格的制度规范，随着现代技术和业务的发展，很多已经不能适合当前需要，必须要进一步结合实际，加强制度建设，改进工作流程。一是，要从档案规范化入手，在符合国家档案管理标准规范的大框架下，制定适合本单位的档案业务规范，从档案收集、装订、立卷、保存、调阅、移交、销毁等各个环节都要进行规范。要确保制度不脱离实际，具有真正的可操作性，真正能够促进行政机关档案管理的进步。二是，要采取各种措施，大力提高新制度的执行力。这就要进一步完善各种激励惩戒机制，建立科学的制度考核体系，约束和督促档案管理人员，以更加认真、严谨的态度处理相关档案信息，并自觉保守机密档案信息。三是，将档案管理制度规范向机关全体职工进行宣传，让机关职工知晓。无论是档案管理人员，还是其他部门岗位的职工，都应当从思想上树立起严格遵守档案管理制度的意识，使其能够真正在工作中严格按照制度办事。

三、档案管理人员要有过硬的专业素养

在现代办公信息化条件下，档案管理工作也应采用更加便利的信息技术手段，以实现档案管理工作向自动获取、程序保存、主观识别等方向发展，提升档案管理效率。一是，要结合当前机关办公自动化建设的现状，进一步优化档案管理的软件模块,提高信息网络的实用性；二是，加强档案网络安全投入，通过强化网络安全认证、审核、预警机制，强化档案在信息化条件下能够保证安全；三是，推进档案库房管理智能化，为档案管理能够更加齐全、完整、准确,有效地保护和利用供科技支撑。实现机关档案库房安全保护由被动人工管理向现代化、智能化、科学化管理的历史性跨越，有效确保档案实体和信息的安全。

四、档案管理要与信息化相适应

机关档案管理是一门专业性很强的工作,面对新的形势,迫切需要造就一支政治强、业务精、作风硬、纪律严的高素质档案干部队伍。一是，强化档案管理人员的政治思想素质。档案管理人员要具备较高的政治思想觉悟、理论政策水平，在此基础上形成较强的政治鉴别力和敏锐性，明辨是非，能够处理解决档案管理工作中的问题。二是，强化档案管理人员的业务素质。鼓励档案管理人员参加继续教育，做到自觉学习、主动学习，提升自身的工作能力，做好本职工作。三是，强化档案管理人员的工作作风。要始终保持雷厉风行、积极乐观的工作心态和旺盛的工作激情，准备充分、反应迅速，优质高效地完成任务。同时也要做到甘于奉献，既不怕吃苦，又不怕吃亏，踏踏实实，任劳任怨，淡泊名利，服从大局。四是，强化档案管理人员的道德素质。特别是廉洁奉公教育，通过廉洁奉公教育档案从业人员，注意抵制外界或内部的金钱诱惑，拒绝享乐主义，坚守自己的道德。

（作者单位：四平市社会保险档案管理中心）