新时期档案现代化管理

文//刘彦彤

新时期档案现代化管理

文//刘彦彤

随着社会的发展和科技的进步，档案管理现代化步伐也越来越快，档案工作如何更好地借助现代化这个平台来发展，是广大档案工作者必须认真面对的课题。

一、档案管理现代化的必然性

1．档案管理现代化是历史发展的必然要求。随着计算机技术、大容量信息存储技术和网络技术的迅速发展，利用计算机技术进行档案管理日益普及，电子档案日渐增多。档案信息处理标准化不断取得进展，从而与网络技术结合，实现档案管理现代化。

2．档案管理现代化是我国现代化建设的必然要求。首先，档案工作承担收藏和保护我国历史上各个时期形成的档案的任务，这是负责管理国家宝贵历史文化财富的重任，是造福子孙后代的长远大计。其次，档案工作担负着直接为现代化建设服务的任务。

3．档案管理现代化是档案工作发展的必然趋势。应用现代科学技术成果，改善档案保管条件，研究和发展档案保护技术，已成为档案部门的共识。档案部门采用计算机技术进行档案信息处理，建立和维护档案信息数据库等，有效地推进了档案管理自动化的发展。

二、档案管理工作现代化的主要内容

新时期档案管理现代化是一个相对的、动态的、发展的概念范畴，以档案资源信息化为核心内容的新时期档案管理体系正逐渐形成和发展。

1．档案工作技术现代化。是指档案的记录、存贮、整理、加工、交流、传递等利用先进的科学技术，实现工作手段的现代化。它涉及电子计算机技术、复制技术、缩微技术、声像技术等。

2．档案工作组织与管理现代化。首先，是档案现代管理方法和理论的应用。通过借鉴和利用当代管理学中的科学理论和方法，形成行之有效的档案科学管理理论，这些理论与档案工作实际相结合，不断地指导档案管理实践，在实践中加以总结和发展，最终形成档案管理现代化的理论体系。其次，是先进技术手段的应用。要不断地将当代先进的技术设备、技术手段和技术成果引入档案管理中，实现档案管理的专业化、自动化。

3．档案干部知识化。由于设备的现代化和管理的科学化，需要建立一支具有现代化科技知识的档案专业干部队伍。他们不仅要具有较高的政治素养和积极进取的精神，还应懂得电子计算机的基本理论和基本技能，这样才能适应档案工作现代化的需要。

4．档案资源信息化。信息化将成为各项档案工作的重要管理平台和技术支撑，是新时期档案管理现代化的核心内容。一是档案信息资源建设，即通过数字化、网络化技术手段，建立起各类规范化、标准化、可共享的目录数据库和内容数据库；二是档案基础平台建设，包括档案网络建设和管理系统开发应用，建立档案作息资源共享的技术支撑平台，实现档案信息传输的网络化和档案信息资源的共享化。

5．档案保护现代化。随着新型存储介质的不断出现和现代信息处理技术的广泛应用，出现许多新型载体的档案，如机读档案、声像档案、电子档案等。新型载体档案与传统载体档案在形成介质、利用方式、存储方式等各个方面都有不同的特点和要求。因此，以新型档案载体为对象的档案现代化，将成为今后研究的重点内容。而且，它不仅研究有效保护和保管档案载体的方式、方法，还要深入研究如何保护档案信息内容的安全性、真实性与完整性。

6．档案管理标准化。在信息时代，信息的共享与网络和沟通更依赖于统一的标准与规范,如各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案资源的共享、网络平台的链接等等，都需要通过建立一系列的标准、规范来实现，必须通过制定和建立各类档案管理标准，形成档案管理标准体系，来确保档案管理现代化各项工作的开展。

三、档案管理工作现代化的作用

利用计算机现代化设备，将使档案信息的处理传递的时间大大缩短，档案馆将从保管史料的基地，发展为名副其实的科学研究和各方面利用档案信息的中心。

缩微技术与计算机的广泛运用，将给档案的保管带来极大的方便，档案的存储空间缩小，以计算机输出缩微胶卷（片）的形式提供档案信息，能确保档案原件不受损坏，使之“延年益寿”。

建立计算机检索终端，提供快速复印和复制服务。利用者从显示屏幕上可迅速查阅到所需的档案材料，获得所需的复制本，给利用档案创造极为方便的条件。

科技在迅猛发展，社会在不断进步，档案部门将站在新的起跑点，用新思路、新方法，全面推进档案现代化、信息化建设，促进档案事业持续健康快速发展，为国家改革开放和现代化建设服务。

（作者单位：白山市江源区财政局）