刍议基层单位档案规范化管理

文//王 颖

刍议基层单位档案规范化管理

文//王 颖

基层单位要围绕档案规范化建设这个重点，以基层档案规范管理为依托，着力提升档案规范化管理水平，形成档案规范化体系。本文试图通过探讨基层单位档案规范化管理的措施，阐释档案规范化管理的重要意义。

一、转变思想观念，确保认识到位

结合经济工作大局和基层单位建设，提出“档案工作是业务工作，也能提高工作效率，产生社会效益”的理念。把档案规范化建设作为基层单位的一项重要工作来抓，组织学习《档案法》及相关法规，提高基层单位干部职工对档案工作重要性的认识。成立由各基层单位分管局长牵头的档案管理领导小组，各基层单位配备熟悉档案业务、政治素质高、责任心强的专职或兼职档案管理人员。切实做到“四有”：分管有领导、管理有制度、存放有装具、管理有人员。

档案观念的转变，要从一般意义上升到法律高度，全面、正确认识机关档案工作职责。从注重局部到同时注重整体的转变，实现档案资源的整合。从注重档案实体管理到同时注重档案信息管理的转变，切实抓好电子文件管理。从注重机关内部档案工作到同时注重下属单位档案工作的转变，推动机关档案工作向纵深发展。从注重档案保管到同时注重档案开发利用的转变，提高利用档案服务和谐社会建设的能力和水平。

二、加强对接环节，健全档案齐抓共管机制

一是抓好基层档案部门和各基层单位的对接。档案行政管理部门要全面履行档案法律法规赋予的职责，把加强档案工作作为重要任务，指导各单位纳入重要工作日程，加强研究部署，加强监督指导，将符合收集要求的档案，收入档案部门。建立档案工作联系制度，加强联系沟通，确保各基层单位信息能够及时收入档案中。二是各基层单位内部的横向对接。按“谁办理、谁收集、谁整理”的原则，指导各单位落实档案管理工作责任，建立健全档案日整理、信息月汇总制度，使信息能够及时入档，达到档案监管无遗漏、档案无缺失的目标。三是抓好纸质档案与电子档案的同步对接。坚持在收集各类纸质档案的同时，将其录入计算机档案管理系统，使档案内容可以以纸质档案和电子档案两种形式表现出来，丰富了档案利用方式，提高利用效率。

三、抓好形成环节，确保档案管理科学规范

一是严把材料收集关。收集是档案工作的源头，收集工作做不好，档案的后续工作就无从谈起。在档案收集环节，应严格按照档案法律、法规，把应收档案收集进来。对于不符合收集标准的档案，按照要求，进行处理。把文书档案、业务档案、电子档案、实物档案、人物档案等档案收集责任，落实到档案具体工作人员。

二是严把材料整理关。档案整理是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。要制定统一的档案整理标准，要求档案人员对材料仔细鉴别，认真审查材料真实性、完整性和保存价值，确保档案材料齐全、手续完备。

三是严把档案存放关。所有的档案都在档案库房摆放。为使档案存放科学规范，推广使用统一制式的档案盒、目录纸和标签。此外，将含有特殊内容的档案在档案盒侧立面进行特殊标记，如将文书档案和声像档案分别用不同字母标注，将含有单位行色内容的档案以特殊图案标注，这样，各单位的基本情况从档案盒外观上就可完整、清晰地反映出来。

四、抓好档案利用，提升档案规范化管理效用

抓好检索环节，方便档案查阅。组织基层单位分别编制案卷目录、全引目录、专题目录、文号目录等档案检索工具索引，并将所有的档案资料汇编，把收集到的档案信息重新组合，编制成全宗指南、历年文件汇编、组织机构沿革、大事记、人事任免、历年荣誉、基础数字等汇编资料，为今后工作的开展提供可靠数据，进一步提高档案汇编的“含金量”。

发挥档案效用，节约成本。积极开展档案利用工作，开展“向档案要效益”活动，使原来不说话的“死档案”变成促进工作的“活源泉”。在各基层单位设立“动态监管档案”，开发档案管理软件，把纸质档案和电子档案作为记录各基层单位的固定载体，通过网络，使档案人员能够跟踪档案收集、整理等情况，使查找档案的人员在短时间内就能通过档案记录，了解到相关基本情况，从而节约时间和成本。特别是各单位管理工作和业务工作存在不足的方面较多，以及档案管理人员岗位变动比较频繁的情况下，档案工作规范化的重要性日益凸显。

（作者单位：梨树县农村水利管理中心站）