初做档案管理工作

文//吴宝明

初做档案管理工作

文//吴宝明

档案工作传承历史，重于泰山，是一项有无限广阔发展空间的充满旺盛生命力的事业。档案工作包括：档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。档案管理就其基本性质和主要作用来说，是一项管理性的工作、服务性的工作、政治性的工作。

一、了解《档案法》

法制化是做好档案管理工作的基础，要做好档案管理工作就必须以依法治档为根本，实现档案管理制度化。档案管理设备的现代化，档案种类和载体的多样化特点决定了档案管理方法要不断改革，只有坚持与时俱进，才能适应新形势，开创档案管理工作的新局面。为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务，《中华人民共和国档案法》应运而生，经过多年的发展，为我国档案管理工作的良性发展打下了坚实的基础。然而，新的形势对档案管理工作提出了更高的要求，这就要求各地方要充分利用地方的立法权限，建立一整套有地方特色的档案法律法规，使档案管理工作与时俱进、有法可依。

二、制定本单位档案规章制度

只有在了解《档案法》及国家要求的档案规定下，才能制定符合本单位的档案规章制度，向制度要管理，向制度要效益，只有这样，档案管理工作才能做到因地制宜、灵活有效、顺利开展。如何制定合理的规章制度，本人有以下几点提议：第一，定期组织培训。第二，经常交流经验。第三，结合自身的条件，因地制宜。

三、提升档案工作的重要性

领导对档案工作的价值和认识程度，决定着他们对档案工作的态度，从而在很大程度上决定着档案工作的发展。因此，把档案工作列入议事日程，是规范档案工作的需要。要使一个单位的档案工作有起色，领导和档案人员都必须重视档案工作。就档案工作而言，档案人员的工作态度、工作效率、工作质量、工作成果是决定档案工作好坏的根本原因。如何发挥主观能动性，争取领导重视，档案管理人员应当做到如下几点： 1、爱岗敬业，作为一名档案工作人员首先要热爱本职工作，忠于职守。2、积极宣传，多谈一些搞好档案工作对单位的益处的言论，同事会更加重视档案工作。

四、严守档案的安全

加强对档案重点部分的安全保密管理。真正做到“保守机密慎之又慎”，档案库房是档案保密工作中的重中之重。档案库房的科学管理是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。首先，档案库房应配备防盗门、铁栏窗、报警器、电子监控设备等防盗设施，并随时做好各项设施设备的检修、维护工作。其次，档案库房应指定专人负责管理，落实双人双锁等严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。其三，涉及国家秘密的档案应单独保管，要设带锁的移动密集档案架、带密码锁的保险柜等，从保管条件上确保档案的安全。其四，应减少档案的破损，延长档案的使用寿命，如对不易保管的磁盘、光盘等存储介质应配备专用的档案消磁柜；对容易破损的硫酸纸图等重要档案配备好防潮、增湿设备。另外，要坚持日常监督与重点检查相结合，不定期组织全面细致的安全检查，在认真清点核对档案数目的同时，及时发现和消除档案库房的安全隐患，做到及时检查、及时清理，采取切实的有效措施，堵塞危及档案安全的漏洞。

五、做好档案的保管工作

档案保管工作是维护档案的完整和安全的具体性工作，是档案基础业务工作的一个重要环节。其中心任务在于采取有效措施延长档案寿命，保证档案的安全。

1．档案排架。可视不同情况分别采取分类排架和流水排架，或分类、流水综合排架。分类排架即按照档案形成的不同时期、档案的不同类型和立档单位的不同组织系统等，将馆藏档案划分为若干类别进行排架；流水排架即按照档案全宗最初进馆的时间顺序排架；分类、流水综合排架即先将馆藏档案分为若干类别，在每一类别内再按全宗进馆时间顺序排架。无论采用何种方法，属于一个全宗的档案均应集中排放，不应分散和混杂。

2．档案库房管理。要建立完善的档案库房管理制度，配备必要的防护设备，合理调节和控制温度、湿度，做好防火、防盗、防尘、防霉等项工作，保持整洁、有序，保证档案安全无损。

3．档案调出和归还。调出和归还档案都应逐卷点交清楚，办理手续。用完的档案要归还原位。

4．档案检查。对于馆藏档案的状况应定期进行全面检查，必要时可临时进行部分检查。着重检查档案是否短少以及每件档案的完好状况，检查时要逐卷进行，要作出详细记录并写出正式报告。

（作者单位：海南省中医院）