以项目档案验收为契机提升企业档案管理水平

文//郭建华

以项目档案验收为契机提升企业档案管理水平

文//郭建华

近几年，集团公司为了优化产业结构、扩大产能，先后开展多项重大项目工程建设，部分项目档案单项验收已经通过了有关部门组织的竣工验收，但也暴露出一些具体问题需要重视。档案管理人员应该以验收检查为契机，找出薄弱环节，加强和完善档案管理工作机制，推动企业项目档案管理水平迈上新台阶。

一、存在的主要问题

1．档案内容不完整，编制不规范。由于参建单位多、人员流动性大、时间跨度长，资料整理缺乏专业指导，容易出现档案兼职人员意识不强、责任心不够，文件散失收集不全、案卷整理不规范等问题。由于特殊载体文件尤其是反映隐蔽工程的照片档案缺失，造成以后无法补救，给后期档案归档管理工作带来困难。

2．参建各单位制度执行不彻底，归档滞后。目前项目管理部门对档案工作重视不够，不能及时督促具体实施单位按期归档，经常在档案专项验收前突击归档，从而造成公司档案主管部门无法及时审查验收，使得归档案卷质量达不到档案验收要求。

3．档案信息化建设投入不足。由于企业信息化建设投入不足，项目档案数据库还没有完全建立，对案卷目录、文件目录没有实现全部计算机管理和检索，不能满足档案管理规范、利用快捷发展需求，使得项目档案验收时相关条款失分严重。

二、提升建设项目档案质量的措施

1．抓组织管理，强化先导性。健全项目档案管理规章制度，理顺归档流程，确保归档环节畅通。成立由集团公司总工程师领导和相关职能部门负责人参加的项目档案工作领导小组，建立领导负责制，明确各单位岗位职责，建立体系健全、责任明晰的档案管理网络。促使各部门人员认真履行各自职责，形成有利于档案工作的长效机制，使档案管理工作更加科学有序。

2．抓前端控制，把握完整性。建设单位在项目前期阶段，按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》提出归档要求，将项目建设过程中形成的各个阶段各种不同表现形式载体的档案材料，进行收集，强调档案完整性。重点提出项目建设中反映隐蔽性工程的照片、电子光盘等档案的收集管理。反映工程的隐蔽性关键部位的照片档案因其形式简单、直观，具有较强的客观性和透明性，今后应成为项目档案管理的重要内容之一。

3．统筹推进，强化协调性。建设单位应切实履行监管职责，组织协调各参建单位对工程档案进行自检，加强档案的预验收管理，督促各方及时归档，杜绝突击归档。在对工程质量严格把关的同时，也要对建设中形成的文件资料齐全完整准确性负责。归档前联合监理单位，深入细致进行检查，确保检查内容不缺项、漏项，发现问题，应举一反三、全面整改。对发现的问题分析原因，找出症结，提出意见，督促整改落实，确保档案质量的控制，避免项目整体验收时因档案质量问题而返工。

4．抓重点时段，强化针对性。项目的预验收和最终验收，是竣工验收的关键时段。档案管理部门要认真做好档案资料的审查验收工作。重点检查以下三方面：一是检查重要前期的文件是否归档，是否为原件，防止遗漏。二是要重点检查竣工图和设计变更文件是否符合要求。设计变更是否与竣工图相符，修改到位。所有竣工图应有编制单位逐张加盖并签署的竣工图章，保证竣工图的质量。三是重点检查隐蔽工程验收记录是否有监理人员签章。发现问题，及时解决，确保整个建设工程档案资料的真实、准确、齐全、系统。

5．提供保障，实现快捷性。近几年，集团公司领导根据档案部门发展实际需要，加大了对档案基础设施的投入，增加了库房和办公设备。但是由于经费紧张，档案计算机管理软件没有配置，档案信息管理水平达不到新时代档案管理工作要求。档案管理部门要积极争取领导支持，为公司档案管理水平提升，提供更多支持保障，增强档案事业发展后劲。

综上所述，建设项目档案单项验收增强了企业领导和各相关部门的档案意识，促使各职能部门互相配合、齐抓共管、形成合力。档案管理人员要主动积极、敢谋敢为，通过检查验收，发现档案管理各个环节是否符合质量标准和管理标准，形成良好高效运行机制，促进档案工作的改进和完善，不断提高档案工作质量和科学管理水平，为公司又好又快发展服务。

（作者单位：宝钛集团有限公司档案室）