信息化时代人事档案管理探析

文//张丽巧

信息化时代人事档案管理探析

文//张丽巧

人事档案是全面反映一个人履历的重要工具，它记载着一个人的学习、工作背景、奖惩情况等，对一个人的求职、升职起着至关重要的作用。在信息化时代，有效发挥人事档案管理的作用至关重要。

一、人事档案管理的重要性

1．人事档案管理对个人的作用。人事档案管理是一个人的身份、符号，它记载着一个人的历史，对人的学习、工作背景、奖惩情况、政治信仰情况等做出了详细的记录。人事档案应用于个人的求职、升职、党组织、团组织考察中，对个人而言，人事档案的重要性不言而喻。

2．人事档案管理对用人单位的作用。个人在求职中，需要将个人人事档案交给用人单位，或由用人单位直接调转。用人单位通过人事档案，能够将员工的学习、工作、奖惩背景进行足够了解，客观上为用人单位进行员工的选聘提供了重要依据。

二、人事档案管理存在的问题

1．档案管理方式陈旧，效率不高。传统的档案管理是采用老十类的标准，即履历材料、自传材料、鉴定、考核、考核材料、学历和评聘专业技术职务材料、政治历史情况的审查材料、参加中国共产党、共青团及民主党派的材料等。随着社会的发展、人事制度的健全，人事档案管理所需的材料已经不仅仅局限于这十类标准，更多的如特长、心理素质等方面也是重要方面。因此，传统的纸质管理方式已经不能满足于现有的发展需要，这就需要信息化技术来对这些资料进行汇总，提高工作人员的工作效率。

2．人事档案管理人员信息化意识不足。信息化时代来临，很多人事档案管理人员跟不上信息化的步伐，安于现状，不能接受新鲜事物，不愿意改变现有的工作模式，这归因于工作人员的信息化意识不足，尚且不能认识到信息化建设对其工作的便利性。

3．人事档案管理的安全性欠佳。信息化建设为人事档案管理工作带来了便利性，但随之而来的是一些鱼龙混杂的档案管理软件，这些软件由不同的软件公司开发，技术水平参差不齐，而一些档案管理工作过度依赖信息化软件，忽视了对纸质档案的管理，一旦信息化软件瘫痪就会带来无法挽回的损失。

三、人事档案管理进行信息化建设的必要性

1．有利于提高人事档案管理的工作效率。人事档案管理进行信息化建设，可以省去很多工作人员的劳力，他们可以利用余下的时间学习信息化相关知识以及人事管理相关知识，提高他们的综合素质，同时也提高管理的工作效率。

2．有利于原始档案的保护。原始档案对于后续工作具有参考作用，而很多纸质版原始档案经过各方的查找、翻阅，已经有所破损，这不利于后续工作的开展。而信息化时代的到来，将纸质版原来档案在计算机上输入，查找的时候也只需在计算机上进行，有利于原始档案的保护。

3．有利于人事调整工作的参考。人事调整对于用人单位、社会的发展至关重要，而人事调整工作可以通过个人的人事档案先做客观的评价，在进行调整时具有参考作用。计算机在检索方面比纸质版人事档案材料要方便得多，因此利用计算机的检索功能可以准确查找符合任职要求的干部信息，从而提供客观信息。

四、信息化时代人事档案管理的建议

1．提高各级人事档案管理人员的信息化意识。人事档案管理人员是进行档案管理的一线人员，他们信息化意识的提高对信息化在人事档案管理工作中的推进至关重要。因此，要采用培训、宣传等方式提高一线管理人员的信息化意识，领导层更要坚定信息化建设的意识，并传达给一线管理人员。

2．加强培训提高人事档案管理人员的信息化水平。

人事档案管理人员的信息化水平是有效推进信息化建设的重要方面。会用、善用是对工作人员信息化水平的基本要求。年轻的工作人员对信息化软件的接受度较高，年龄稍大的工作人员可能接受程度稍慢一些，这就需要人力资源与社会保障局对工作人员进行培训，以防在后续工作中出现操作错误等问题，为档案管理带来不必要的麻烦。

3．选择人事档案管理信息化权威软件。人事档案管理的软件参差不齐，因此在操作便捷性和安全性方面也有所不同。那么单位在选择管理软件时要有所分辨，尽可能选择权威的软件，在后续工作中能够发挥其应有的功效。

4．信息化软件与纸质档案相结合。信息化软件的利用，很多工作人员发现了其便捷性，就有可能过分依赖，以至于先前的纸质档案就不再采用，但信息化软件使用前期，可能由于软件的不稳定性，在资料的完整性、可持续性方面还或多或少存在问题，因此建议在软件使用前期，将软件与纸质档案相结合。

（作者单位：浙江省温岭市人才市场管理办公室）