如何提高人事档案管理在人力资源管理中的作用

文//刘 军

如何提高人事档案管理在人力资源管理中的作用

文//刘 军

人事档案是人力资源管理的重要组成部分。通过对人事档案的分析和了解，有助于组织了解本单位人才总体的状态，结合组织未来发展的实际需要，制定科学、合理的人才需求计划和招聘标准。目前，由于各方面因素的影响，我国传统的人事档案管理滞后于经济社会的发展和现代人力资源管理的需求，人事档案管理工作改革势在必行。

一、创新人事档案管理理念

保障人事档案知情权。人事档案是人才信息资源的载体，其主要目的是服务组织、服务社会大众，提高其利用价值。人事档案中的很多信息和材料都是由个人来填写和签名的，这些信息属于公开的信息资源，应取之于民、用之于民。但是，为了保证人事档案信息的机密性，现行的人事档案管理制度规定任何个人不得查阅与本人有关的人事档案信息资料。因此，长期以来人事档案一直处于比较神秘的地位，尽管每个人都参与了人事档案的建档工作，但大多数人对人事档案的价值和作用是陌生的，这也是社会上很多“死档”现象发生的主要原因。随着社会发展和进步，以及公民知情权的不断提高，现代人对人事档案的信息需求不断增加，对于人事档案管理者而言，要树立现代社会的档案服务意识，拿捏好人事档案适度公开和机密安全的尺度，向本人或者组织适当公开人事档案信息，提高档案信息的流动性，提升人事档案的价值。

二、加强人事档案的时效性、完整性和真实性

人事档案是单位在长期的人事管理活动中形成的，能够反映人才个人情况、工作表现、德能勤绩等诸多方面的内容。人事档案资料要具备完整性，不然就无法从档案信息中了解人才的能力、特点和工作表现等事项。然而，在一些机关事业单位中，人事档案资料过于简单，有时只有员工的一些基本资料。例如，姓名、性别、籍贯住址、学历层次、工作经历、家庭成员等资料，缺乏对工作业绩和工作表现的描述，这样的人事档案价值将大打折扣，也无法成为选拔和任用人才的重要依据。因此，需要人事档案部门加大对档案资料的补充，建立完善的档案资料收集、登记和整理制度，将散落在各部门的、有价值的档案资料及时收集起来，保证档案资料的完整性。要加大对档案资料的审核力度，如果人事档案资料不真实，将无疑是废纸一堆，不仅起不到优化人力资源的作用，反而会降低人才配置效率。越是年代久远的档案资料，失真的可能性就越大。因此，人事档案工作者要提高档案资料收集的效率，及时更新个人材料，增加近期人员培训和绩效表现的材料。还要加大对档案内容的清查，去除一些虚假的、过时的材料，以方便一个人的全部实际情况能够及时、准确地被人力资源管理部门了解和认识。

三、提高档案管理人员的素质

人事档案管理是一个专业性很强的工作，需要档案工作人员具备较高的政治素质、扎实的专业知识、踏实的工作作风。因此，必须加强人事档案人员队伍的思想建设和业务建设。随着互联网的发展和普及，计算机和网络技术在人事档案工作中的应用十分广泛，新的档案管理方式也不断涌现。人事档案从业者要熟练掌握计算机技术，熟悉网络环境下如何进行人事档案资料的收集、整理以及保密工作。这些都对档案管理人员提出了新的要求和挑战。一方面，需要档案从业者提高服务意识，改变坐等上门的传统思维，积极与各部门沟通和联系，提高各部门对人事档案工作重要性的认识，及时、完整地获得各种有效人事档案信息。另一方面，单位要加大对档案从业人员的培训，提高人事档案管理工作人员的综合素养，不断充实有经验、责任心强的高素质人才到档案管理队伍中，特别是要重点招聘一些懂得数据系统开发、设计和分析的人才，使得档案管理工作走向网络化、标准化的道路。加强对现有档案从业人员的培训力度，提高其档案管理的专业知识和技能，可以请一些档案管理的专家来讲座，也可以选派学习能力强的档案从业人员到高校档案管理专业进行深造，最终使人事档案工作为人力资源管理和为高层决策提供更好的服务。

人事档案是我国人才主要信息的来源，是组织单位知人善用、选拔人才的重要手段。人事档案的基本特性决定了其在人力资源管理中的作用是不可替代的。在提倡服务型社会建设的今天，我们要充分发挥人事档案管理的积极作用，把档案工作延伸到发展的最前沿，积极拓展服务职能，为人力资源开发提供强有力的保障，促进人力资源健康、和谐的发展。

（作者单位：公主岭市广播电视局（台））