民政专业档案的特点与类别

◎ 李欣

民政专业档案的特点与类别

◎ 李欣

民政档案记录了民政事业发展的详细过程，对民政部门领导决策、理论研究、文化建设等方面起到了重要的支撑作用。在国家档案局2011年先后发布的两批《全国专业档案目录》100类专业档案中，民政部一共有9类，在涉及到的33个中央部委中数量最多，可见民政专业档案在国家档案资源体系中不可小视。随着民政专业档案政策创制的不断进展，特别需要加强相关的理论升华和经验提炼。为此，本文就民政专业档案的特点与类别谈点个人思考。

民政专业档案的特点

民政专业档案是指在各级民政机关、企业、事业单位履行职能过程中形成的以一个组织或一个人或一个物质实体为单位整理的档案，是民政领域独有的档案类型的总称。

与文书档案相比，民政专业档案在以下六个方面有明显的不同：

（一）在内容上：文书档案一般都是政策性文件或称管理性文件，政策性强；而民政专业档案则大多涉及民生，是切实维护老百姓合法权益的凭证，事务性强。

（二）在分类上：文书档案一般按照年度-机构（问题）-保管期限或者保管期限-年度-机构（问题）来分类；而民政专业档案是按照来源结合职能和业务归口机关分别设类。

（三）在整理上：文书档案是一文一事，按“件”整理；而民政专业档案是以一个社会组织或一个人或一个物质实体为一“卷”整理，符合档案整理的成套性原则。

（四）在利用上：按照《中华人民共和国档案法》的规定，文书档案要在形成之后满30年对社会开放（现在提倡现行文件公开，但还是需要一定程序花费一定时间来对社会开放）；而民政专业档案是随时形成随时公开，档案室的档案随时可以提供社会利用。

（五）在保管期限上：文书档案分为10年、30年和永久，而民政专业档案每一类都有明确具体的保管期限，涉及人的档案保管期限可以延长至100年。

（六）在归属流向上：文书档案中保管期限30年和永久的档案，需要按照县级10年、省级20年、中央级30年全部移交同级综合性档案馆保管；而民政专业档案并非全部移交同级综合性档案馆，一般是抽样移交或者不移交，即使移交，具体移交时间是由民政部门与同级档案行政管理部门协商确定。

与文书档案相比民政专业档案有以下六个特点：

（一）内容的丰富性。民政业务工作涉及面宽，覆盖社会人群广，形成的民政专业档案种类繁多，数量庞大，如反映社会组织登记情况的社会组织登记档案、反映儿童收养情况的收养登记档案、反映婚姻登记情况的婚姻登记档案等，构成了民政专业档案内容丰富多彩的特色。

（二）形式的多样性。一方面，载体和记录方式呈现多样性特点，在载体上既有纸质档案，又有特殊载体档案，记录方式上既有文字、图表档案，又有声像和电子档案；另一方面，民政专业档案中包含了民政部门使用的各种特定格式种类的专业文件材料，各种专业文件材料的规格式样各异，形成了文件材料种类的多样性。

（三）形成的单元性。由于不同的民政业务工作各自独立，自成体系，互不牵连，因此，所形成的各类民政专业档案，无论在专业文件材料形成、积累、归档方面，还是在档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用以及归属流向等方面，都各具特色，表现出自己独有的单元性特点。

（四）来源的涉民性。民政业务工作关系到千家万户，在服务人民群众过程中形成的工作轨迹——民政专业档案，如婚姻登记、低保、五保、伤残抚恤人员、烈士评定（批准）、殡葬服务单位业务等档案，已经成为广大人民群众维护自身利益的有力凭据，其发挥作用的范围惠及社会各个群体。

（五）整理的成套性。每一类民政专业档案都有特定的专业文件材料归档范围，纳入同一类归档范围的各种文件材料之间在内容上的联系十分紧密，按照成套性原则去整理各类民政专业档案，既方便保管，又便于利用，因而，成套性成为民政专业档案整理的一条基本原则。

（六）管理的动态性。民政业务工作的连续性和动态性决定了其部分文件材料的形成以及档案管理是个动态过程。如社会组织登记管理工作、城乡低保审批工作、行政区域界线管理工作等具有较强的连续性、动态性，相应的档案管理也必然具有动态性的特点。

民政专业档案的类别

按照来源结合职能特点，民政专业档案可以分为两大类：保障民生类和社会管理类。

在保障民生类中，根据其形成的业务领域可再分为以下几个类别：

1.优抚安置类，指在优抚安置业务中形成的专业档案，包括伤残抚恤人员档案、烈士评定档案、烈士纪念设施评定档案；2.社会救助类，指在社会救助业务中形成的专业档案，包括城乡最低生活保障档案、农村五保供养档案、城乡医疗救助档案、临时救助档案；3.社会福利和慈善事业管理类，指在社会福利和促进慈善事业发展业务中形成的专业档案，包括福利彩票档案、慈善捐赠档案、社会福利机构业务档案、福利企业认定档案、康复辅具业务档案；4.社会事务类，指在专项社会事务管理中形成的专业档案，包括殡葬服务单位业务档案、婚姻登记档案、收养登记档案、生活无着的流浪乞讨人员救助档案、公墓审批档案、殡葬环境监测档案；5.救灾类，指在自然灾害救助过程中形成的专业档案，包括自然灾害救助档案、救灾捐赠档案。

在社会管理类中，根据其形成的业务领域可再分为以下几个类别：

1.社会组织管理类，指在社会组织管理中形成的专业档案，包括社会组织登记档案、社会组织评估档案、中央财政支持社会组织参与社会服务项目档案；2.基层政权和社区建设类，指在基层政权和社区建设过程中形成的档案，包括城市社区档案、村级组织档案、乡镇档案；3.行政区划和地名管理类，指在行政区划和地名管理工作中形成的专业档案，包括行政区域界线档案、地名档案、地名普查档案；4.社会工作类，指在社会工作者队伍建设过程中形成的专业档案，包括社会工作者执业水平证书登记档案、志愿服务记录档案。

附：民政专业档案分类表

上述类目将随着民政业务的不断发展可以随时增加。

(作者单位：民政部档案资料馆)