优化环境监测档案管理的策略分析

文/娄争艳

优化环境监测档案管理的策略分析

文/娄争艳

环境监测档案，主要是各个等级的环境监测机构在工作过程中产生的管理、监测、监督、检查等数据。这些信息应用到环境监测工作中具有十分重要的意义，能够发挥良好的服务效果。

一、优化环境监测档案管理的重要性

环境监测档案具备一定的历史因素和学术价值，存在较强的专业性，对环境保护工作具有十分重要的意义。在对环境监测历史与学术进行研究期间，环境监测档案中存在的各个历史阶段的思想认识以及环境治理方法等方面的记录具有重要作用。在不同的历史发展时期，环境监测活动的执行需要针对的对象也是不同的，需要对监测到的数据进行统计、分析以及评价等工作，保证能在期间形成不同方式的档案。利用这些环境监测档案，不仅能为环境研究工作提供相关数据，还能发挥良好的使用价值。环境监测档案应用到环境保护工作中也能充分体现出自身价值。其发展意义主要表现在三个方面：其一，环境监测档案能够为环境规划工作、污染治理工作提供有效的实施意见。因为在对环境进行规范期间，需要在初期对环境质量进行分析、判断以及评估，基于这种发展趋势，不仅能促进环境规划工作更合理，还能为其提出有效的实施意见。其二，当产生一些重大污染事件的时候，环境监测档案可以为调查工作、决策工作提供依据。因为环境监测档案中存在各种法律数据，是在环境污染事故调查与分析工作中总结出来的，也能为该工作的执行提供有效的实施依据，这样不仅能促进执行手段的严格性，也能促进社会效益与环境效益的有效优化。其三，环境监测档案也能为环境监测站的积极建设提供有效的实施标准，该标准执行下，符合全国发展以及建设工作中的相关要求和标准，不仅能促进建设指标的充分利用，在验收工作中，也能达到合理的管理质量。

二、环境监测档案管理中存在的问题

1．管理体系分散。环境监测档案在管理工作中，没有其建立起完善、健全的管理体系，在实际工作中，还存在档案处理速度慢、处理效率低下等缺点。这不仅无法促进有效的收集与管理，产生的效益也比较低下。同时，有些工作人员虽然重视档案的研究，但没有对相关材料进行积累，归档工作的规范性做得不够完善。现有的管理体系还存在一种形式化倾向，上报的数据存在较为混乱、分散现象，无法发挥配套系统的最大效能。所以，在管理工作中，无法将管理方法与管理手段充分结合起来，一些数据、资源都得不到有效发挥，更无法获得更高效益。基于这些因素的存在，需要为其建立完善的管理体系，这样才能促进环境监测档案管理工作的规范化。在实际管理模型建立过程中，还存在项目标准化不完整的问题，也是管理体系松散的主要原因之一，档案门类划分结构和人员职能调整控制模型的规范化失效问题，都会导致档案管理工作和控制体系实效的问题出现，甚至会影响整体档案管理工作的实际质量，导致基础工作无法得到有效落实，相应的管理工作体系和运行模式也会受到限制。

2．不平衡发展。环境保护工作与社会的可持续发展、人民的健康、子孙后代的存续存在重大关系。因此，各级政府以及整个社会都极为重视。但是，相关单位由于受资金、人员紧缺问题的影响，导致环境监测档案管理工作受到较大制约，无法实现平衡性发展。其原因主要是环境监测档案管理人员没有认识到该工作的重要性，对日常的环境监测档案收集工作、整理工作都不够及时。同时，在实际工作过程中，一些具备资金保障的单位，将大量的资金用在硬件与软件建设方面，无法实现管理工作的规范化与标准化。有些单位实际的环境监测档案管理也无法满足最基本的条件，从而产生明显的发展不均衡现象。

3．人员素质不高。虽然很多单位都为环境监测档案管理工作建立了各个规章制度，并按照相关制度有效进行。但是，这些部门中的工作人员一般都为兼职，在工作前期没有经过系统的教育培训工作，导致管理工作出现频繁调动等现象，尤其是对于刚刚接手的工作人员，无法掌握与环境监测档案相关的知识和处理方法。这些现象的主要原因都是环境监测档案工作人员素质比较低，无法实现标准、规范的环境监测档案管理工作，更无法促进环境监测档案的有效开发和利用，从而导致环境监测档案管理工作中面对较大困难。

三、优化环境监测档案管理的策略

1．提高认识。加强对档案管理人员的重视。为了提高环境监测档案管理工作效率，首要的执行条件就是要提高人们对它的重视。在对环境实施保护以及对环保问题进行解决过程中，都需要使用到环境监测档案，这样才能将环境监测技术、管理职能充分发挥出来。在实际的环境监测档案管理工作中，一定要认识到该工作发挥的重要性，加强对环境监测站进行积极建立，环境监测档案管理工作中的领导也要形成正确认识，对工作人员进行优化配置，增加资金投入，实现管理设备的更新使用，保证在环境监测档案管理工作中，为其提供良好的发展环境。

2．完善制度。为环境监测档案管理工作建立相关的实施制度，根据我国《全国环境监测管理条例》《中华人民共和国档案法》及《中华人民共和国档案法实施办法》，结合单位的实际发展情况，促进档案管理工作的完善性，保证各项制度的充分建立。在对档案进行收集、整理以及归档工作中，为了保证环境监测档案的质量，需要为其建立定期归档制度。在对材料进行管理过程中，为了促进环境监测档案的安全使用，需要对环境监测档案的查阅工作、复印工作等进行严格监督，对其中的各个行为进行记录，促进归档工作更及时。对于已经过期的环境监测档案，需要按照相关标准与规定，将其及时销毁，但这些销毁记录也需要保存，以免造成不必要的事故。

3．增强素质。高素质与高水平的档案管理人员不仅能促进环境监测档案管理效率的提升，还能实现良好的开发与利用。为了提高环境监测档案管理人员的综合素质，需要在两方面进行改进。

其一，实现稳定的环境监测档案体系，保证管理人员队伍素质有效性，因为环境监测档案管理工作存在的连续性较强，工作人员需要对其不断学习，借鉴成功经验，促进工作的执行更完善。档案人员工作的频繁调动，也会影响到工作的连续性，所以，需要促进管理队伍的稳定发展，维护环境监测档案管理工作，为其长期发展提供意见。还需要加强业务工作，针对工作人员在实际工作中产生的问题，保证能够对其有效解决。还要为其建立相关的管理制度，规范工作人员的自身行为，以维持环境监测档案管理工作的持续进步。

其二，提高环境监测档案管理人员的业务能力和自身素质。近几年，随着社会的稳定发展以及科学水平的提升，档案工作的任务、条件、环境都发生较大变化，这些要素，为了实现优化管理提供了难得的机遇。一定要抓住机遇提高环境监测档案管理人员的自身素质，并以先进技术为辅助，推动环境监测档案管理工作的优化实施。环境监测档案管理工作存在较大的复杂特征，针对这些要素，需要工作人员在工作的同时，不断提升自身的业务能力，养成认真工作的习惯，保证档案处理工作的及时性与和准确性。大力培养复合型人才，专业档案员除了需要具有本职档案知识和技能，还要对环保领域知识有所涉猎；兼职档案员要参加档案管理培训班，对档案业务要成竹在胸。在对档案进行管理期间，不仅要保证档案的完整性，还需要发挥档案的自身价值，这样才能实现档案管理工作的有效开发和利用。

4．开发利用。环境监测档案是环境保护工作中形成的，对社会发展具有十分重要的意义。在表现形式上，环境监测档案管理为多样化，会以文字、图像、声像等方式传递和记录。为了对环境监测档案管理进行有效开发和利用，加强环境保护工作的执行力，需要对环境监测档案管理数据进行判断与分析，还需要对环境监测档案管理工作的整体变化趋势进行评估、预测，保证在实现环境可持续发展趋势下，实现环境监测档案的开发工作与利用工作。用有价值的事件、数据、材料等，对其进行管理，能够为环境规划工作、保护工作等提供科学意见。

除此之外，在环境档案管理体系建立和优化升级项目中，也能借助科学技术，提高信息存储的容量属性以及可靠性，确保计算机联网管理模型的综合性升级。目前，多数地区都采用缩微技术，能在保证环境档案内容的基础上，缩小其档案体积，节省存储空间，但是，对特定档案不能进行快速目录搜索，且信息还不能进行远程传输，需要技术人员针对具体问题建立健全更加系统化的技术升级措施。

近几年，随着社会发展进步，政府越来越重视环境保护,并不断加大推进清洁能源、治理污染的力度。人民也越来越认识到清新空气的难得和青山绿水的珍贵，环境监测事业受到更多的关注。环境监测档案管理工作也在发挥越来越大的作用。相关人员应抓住机遇、更新理念、提高效率结合先进的技术加快环境监测档案工作的发展，为政府与相关部门的环境质量决策提供有力的数据支撑和有效的参考意见，为社会提供优质的服务。

（作者单位：山西省环境监测中心站）