大数据视野下档案管理思维方式的转变

陈冰影

摘 要 档案管理工作是一项重要的工作，它主要以档案的整理、保存以及检索等工作为主。它直接关系到国民根本，任务复杂、繁重。尤其是在大数据背景下，档案管理工作面临着重要的转折，我们需要转变思维方式，转变档案管理的运行模式。本文就大数据视野下档案管理思维方式的转变进行分析。首先，介绍大数据的特点，然后详细分析大数据视野下档案管理思维与模式的转变，为以后的档案管理工作提供有效的资料依据。

关键词 大数据 档案管理 思维方式 转变

一、引言

现代社会是信息化社会，电子计算机技术的发展为我们的生活提供了便利。在大数据时代背景下，各行各业都面临着有效管理庞大而复杂的数据的巨大挑战，人们越来越认识到有效管理自身产生和拥有的大数据的重要性和迫切性，档案行业也不例外。随着网络科技的广泛普及和应用，现代档案管理已经转变为电子化和信息化，数字化档案更加方便储存和检索。但是随着数据不断增多，大数据环境下，我们的档案管理也需要新的思路和方式来适应大数据的形势。

二、大数据及其特点

大数据概念在2009年被人们首次提出，不同的机构对大数据的定义也不同。有人说大数据是指数据数量庞大，需要新的处理模式才能具有更强的决策力、洞察发现力和流程优化能力的海量、高增长率和多样化的信息资产。还有一种说法是大数据是指数据量庞大，不能通过现有的软件处理、编辑等。但是无论哪种说法，大数据并不仅仅指的是数据量的增多，更重要的是在大的信息量的背景下，发展处理海量信息的技术和能力。在大数据的推动下，信息产业出现了新的发展和新的变革。

大数据有其自身的特点，主要包括以下几个方面：

一是数据量大。大数据的数据量远远超出了传统的数据量，增加量是以指数倍的速度增长。大数据的数据量都是以百万，甚至亿为起始单位。

二是大数据的数据类型复杂多样。大数据的种类复杂，如网络日志、音频、视频等，并且结构不规则，可变性强，属性不唯一，传统的处理模式无法处理，如今的大数据需要应用更高级的软件和技术来处理。

三是大数据具有速度快、时效强的特点。新媒体时代，人们不再局限于获得和传输数据，更重要的是对数据的分析处理。对于数据分析的要求也随着生活需求的变化而不断提高。及时、准确地分析和预测数据是大数据区别于传统数据的重要特点。

四是价值密度低。大数据也并不全都是优点，海量的数据会为我们提供大量的信息，但是如果信息不能经过加工处理和提纯，对我们来说就是一件麻烦事。我们需要在大量的数据中找到对我们有用的信息，这使得大数据的价值密度降低。因此，研发大数据分析处理提纯信息的软件和技术是大数据时代的迫切需要。

三、大数据视野下档案管理思维与模式的转变

（一）服务网络化思维

大数据时代的到来，就是一次新的变革，意味着我们要转变传统的数据处理模式和思维模式。档案管理是大数据时代下重要的信息中心，需要我们转变档案管理的思维模式。首先要有服务网络化的思维。传统的档案处理模式已经不能适应大数据时代的要求，我们要转变思维，要有超越性、整合性、全球性、特异性、动态性、模拟性、发散性等现代和后现代思维特征。传统的档案处理就是将档案信息进行存档，储存信息，按一定的规律归档，在提取信息时进行检索即可。但是在信息量大增以后，人们对信息的需求已经不再是提取，重要的是提取有价值的信息。这就需要信息管理人员根据用户的需求整理、归类信息，筛选对用户有用的信息，并根据用户的需求和可能需求来分析整理出有效数据，呈现在用户面前，推送信息。大数据时代，档案信息服务呈现多元化、社会化的特点。因此，我们也需要以客户和企业的需求为导向，提供智能化、人性化的服务。

（二）信息化思维

信息化思维是大数据环境下的重要组成部分。信息化主要是依靠信息技术和计算机技能，信息化处理数据。在进行档案管理时，要用信息化的方式和思维去处理问题。大数据环境下，能够快速、有效地处理信息是我们要考虑的首要问题，数字化将是档案信息管理的关键。档案的数字化是指将档案经过处理后，建立电子数据库。主要依托数据库技术、数字压缩技术，将大容量的档案信息压缩成小容量的压缩包，便于传输和储存。利用电子扫描技术，将纸质的图片、声像文件等处理成电子版，同时建立数据库，便于检索，这样我们将所有的资料和信息以数据的形式储存，节省了空间。以检索的方式搜索，便于查找，而以网络的形式传输，便于资源的交流和共享，实现了高效快捷的工作模式。对于档案的数字化管理主要包括两方面的内容，一是目录，二是全文。要做好分类，便于分析查找。但并不是所有的档案资料都可以通过计算机储存，如我们的数据传输，只能将纸质的内容变成电子信息，但是内容本身的意义需要我们自己去理解分析。如果可以加强这方面的计算机智能建设，可以自动整理、分析、归类电子信息的内容，将是档案管理、电子信息的一个重大突破。

（三）技术性思维

技术性思维可以促进技术的发展，推动档案管理的发展。大数据时代面临着大量结构复杂、内容迥异的档案信息，需要档案管理人员利用网络技术，分析整理数据，按照标准进行储存，并根据客户需求展现给客户，但是现在更重要的是提高档案管理的技术水平。现代社会高速发展，对信息的要求也不断提高，对信息的分析已经不再局限于表面的信息，而是要挖掘信息的深层含义，并根据大量的信息资源预测信息的走向，为用户提供他们所需要的有价值的信息。面对大量的信息资源，能否准确、有效、快速地进行分析是制胜的关键。因此，我们既要发展技术性思维，也要发展网络技术，利用人工智能、网络技术等可以深度挖掘信息的计算机技术。

（四）共享性思维

资源共享是大数据时代的趋势和特点。因此，档案管理人员要有共享性思维。信息时代，我们要将自身的信息资源同各个地区的资源实现共享，建立资源共享平台，连接各地乃至国际信息。但是现在各个档案馆的馆藏信息都是独立的，当每个地区或者区域的信息放到大的共享平台以后，并没有规律性，而是孤立的个体，我们要将所有的信息资源建立起横向和纵向的关系。如何将数据库打通，将是我们面临的重要问题。因此，在大数据时代，要结合自身优势，建立大数据技术，促进档案管理的发展。

四、结语

大数据时代使档案管理面临着新的机遇和挑战。我们要转变思维模式和工作模式，顺应时代发展的潮流，不断完善和改进大数据技术，促进档案管理行业的发展，打造属于我们自己的档案管理平台，未来的档案管理将取得突破性进展。

（作者单位为泉州市城市燃气管理站）

参考文献

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