基于大数据时代电子文件管理问题的思考

摘 要 随着计算机和网络技术的快速发展，人类已进入了信息化时代，人们的生活和工作中充斥信息化技术，而电子文件管理作为人们工作中最重要的管理环节之一，也在不断朝信息化的方向发展。传统的纸质文件已逐渐被更加节能和便捷的电子文件所代替，不仅有效提高了电子文件管理的质量和效率，同时其产生的电子文件还是电子商务、政务以及各类电子化业务的基本工具，对促进企业发展和社会进步具有非常重要的作用。但是目前大多数人对电子文件并未引起足够的认知和重视，且未建立科学有效或高效的电子文件管理体系，导致部分电子文件未得到妥善保存和管理，从而出现失存、失用、失密、失控等现象。这不仅不利于企业和社会的发展，且可能引发多种社会风险，因此我们需高度重视电子文件的管理问题。

关键词 大数据时代 电子文件管理 问题

电子文件包含视频、音频、文字等多种形式，因此其不仅能有效反映信息化实践活动的完整过程，同时也可作为信息化实践活动中产生的重要凭证，而实践活动凭证的基础是保证电子文件内容的真实性和完整性。但是在实际过程中管理人员操作、系统自身以及外界侵袭因素的影响，导致其在管理过程中会出现各种各样的问题。因此，我们要明确在当前大数据环境下，电子文件管理存在的问题，并探究有效的应对策略，才能确保电子文件管理的有效性。[1]

一、大数据时代电子文件管理的现状分析

（一）未制定完善的电子文件管理规章制度，致使文件管理分散无序

在实际工作中，绝大多数单位的电子文件缺乏有效和科学的管理，并且有不少单位甚至未制定或建立规范的电子文件管理规章制度，导致电子文件的收集、整理、归档以及保存等无专人负责，也就无法保证电子文件的有效性、完整性和真实性。在实践过程中，电子文件管理分散无序的主要表现为大量的视频文件、数码照片、多媒体文件、音频文件、文档文件散存于单位信息系统的各处，并且未经加密处理，单位各工作人员可对单位信息系统中的电子文件进行拷贝、修改或删除，有不少数据库文件在自动更新的过程中存在丢失以往记录的现象。

电子公文一般都是暂存于文件起草者的计算机硬盘中，而文件在修改过程中，有不少文件会覆盖原来的稿本。[2]

（二）电子文件流失现象严重

若电子文件没有通过有效路径和方法保存和管理，即使文件外观保存下来，也会导致文件内容无法读取，一些具有时代特征的载体信息将会完全丢失。例如，大多单位文件管理部门会利用软盘存储单位大部分的电子文件资料，而随着机器设备的不断更新和进步，新型的光驱会逐渐代替原有的软驱，若没有可读的机器，将无法读取原软盘上储存的信息，导致最后不得不弃用或销毁。又如，采用移动硬盘存储馆内的电子文件，而移动硬盘一般需半年充电一次，才能有效保证其可用性和可读性，若管理人员管理不善或发生充电遗漏，将会对移动硬盘的性能产生严重的影响。

（三）安全管理意识薄弱，无法保证文件证据效力

电子文件是单位或机构开展电子商务、政务及业务活动产生的凭证性记录，因此其不仅能作为单位和机构顺利开展业务活动的基本支撑工具，同时也是证明单位和机构业务活动合法性的重要凭据。但在实际工作中，生成和使用的大量电子文件管理未得到管理人员的重视，或是其管理方法错误，从而导致电子文件失去原有的可信度和证据效力。[3]而任何单位或机构的重要电子文件一般都需要进行加密以防单位重要机密发生泄露，否则将会给单位或机构带来不良影响。例如，企业设计人员带有设计方案的笔记本电脑丢失，且其设计方案未经加密处理，一旦被他人开启，则会导致设计方案资料失控，给自身和企业造成严重的损失。

二、提高电子文件管理质量的对策

（一）不断增强单位工作人员的电子文件安全管理意识

导致我国电子文件管理问题的思想根源是人们的思想觀念陈旧落后，在信息化技术不断发展的今天，仍有不少单位和个人认为将电子文件打印成纸质文件，就能有效保证文件的证据效力，殊不知电子订单、电子邮件内容等打印成纸质文件后，计算机元数据却发生损坏或缺失，仍会导致信息不完整，最终纸质文件也不具有法律效力。因此，为保证电子文件管理的质量，需不断加强人们对电子文件的认识，树立安全管理意识。[4]

（二）加强行政部门与业务部门的衔接，避免管理工作脱节

行政部门负责单位电子文件的收集、整理和保存工作，而业务部门则是参与单位电子商务、政务及业务活动的部门，因此规范业务部门对电子文件记录的流程，有助于保证电子文件的真实性和可靠性。但在实际工作中，受自身利益、职责以及专业能力不同的影响，业务部门对电子文件的记录存在较大的不足。所以，行政部门与业务部门需协同做好单位电子文件的衔接工作，避免在电子文件管理工作中出现严重脱节或管理空白现象。

（三）建立统一的标准规范，对电子文件进行集中管理

文件管理工作的基本原则和优良传统是集中统一管理。所以，在实践管理过程中，单位电子文件管理人员需从电子文件管理过程的各个阶段相互关联、相互转化、相互影响，形成一套完整的管理流程，才能有效保护所管理的电子文件。并且现阶段要尽可能实现电子文件管理标准和范围的统一，避免各自为政，才能保证电子文件的共享性，同时达到标准化的要求。

（四）不断培养电子文件管理人才

有资料显示，在专职电子文件人员队伍中，管理人员的整体专业水平较低且专业的管理人才较少。因此，培养管理人才也是我国各单位在发展过程中需重点关注的内容之一。单位可通过加强对现有管理人员的培养，如定期开展相关的业务培训、技能培训等方法，不断增强管理人员的计算机实操能力和对电子文档加密技术的应用能力。单位还需不断引进新的管理人员，新的管理人员需具有较强的专业素质和管理能力，才能保证管理人才队伍不断发展壮大。[5]

三、结语

大数据时代，电子文件的应用给人们的生活和工作提供了极大的便利，不仅有效避免和减少了纸质文件所需的纸张，从而符合我国可持续发展的战略，同时其还能有效提高文件管理的效率和质量。与纸质文件相比，其还具有存储时间长、存储方便等优势。但是在管理过程中受文件操作人员以及设备性能的影响，电子文件管理出现了分散无序、流失现象严重、无法保证文件证据效力等问题。因此，需不断强化单位工作人员的电子文件安全管理意识，加强文件管理部门与业务部门的衔接，避免管理工作脱节，建立统一的标准规范，对电子文件进行集中管理，同时不断培养电子文件管理人才，只有这样才能真正提高电子文件管理的质量。

（作者单位为东莞市路桥投资建设有限公司）

[作者简介：杜昆琏（1977—），女，广东东莞人，本科，政工师，研究方向：政治思想。]

参考文献

[1] 冯文杰，李志强.应尽快完善电子文件长期保存的标准体系[N].中国档案报，2014-04-24.

[2] 王健.电子办公环境中文件管理原则与功能要求（中英双语）[M].北京：中国人民大学出版社，2012：156.

[3] 马林青. InterPARES电子文件长期保存政策框架及其启示[J].档案学研究，2012（5）：59-62.

[4] 薛四新，黄萃.云计算环境下电子文件管理研究综述[J].北京档案，2011（09）：25-27.

[5] 刘越男.我国电子文件管理的现状、问题与对策[J].电子政务，2010（06）：10-16.endprint