论事业单位管理档案中现代化方式的运用

王金屏

(黑龙江省福利彩票发行中心，黑龙江 哈尔滨 150001)

计算机技术发展迅猛，普及率很高，越来越多的事业单位使用计算机技术来管理档案，很少的企业使用传统人工的方式，因为传统人工方式费时费力，而且容易出错，所以现代化技术越来越受到重视。那么如何运用好现代化方式来管理好档案，我们下文再做详细论述。

一、事业单位档案管理现代化分析

(一)事业单位档案管理现代化的重要性

现阶段信息化技术快速发展，人工管理档案的传统方式无论在效率上还是准确率上都不及现代化技术对于档案的管理，而且还有可能对企业的发展起到负面的影响。及时的转化档案的管理方式是一个事业单位必须面对的重大课题。档案里面有一个单位的发展经验和技术信息，其重要性不言而喻。因此现代化计算机技术被广泛应用于事业单位的档案管理之中，由于计算机存在运算速度快、不易出错的特点，事业单位的档案管理的安全性大大提高，也为事业单位在提高经济效益方面做出了卓越的贡献。

(二)事业单位档案管理现代化应该注意的问题

现代化电子文件在形成材料时容易被人误改而不留下真实的笔迹，导致了文件在被接受时权威性大大折损，而且难以被发现。其次事业单位档案的保密性也不够好，因为网络安全问题会影响到电子档案的安全，现代的电子文件通过计算机网络发到不同的终端，容易受到各种计算机病毒的侵扰和敌对人员的窃取，对档案的保密性造成了极大的威胁。还有就是对于计算机网络的依赖性太大。现在事业单位的网络信息化越来越普及，工作人员在进行工作时只需要敲键盘就可以完成各项任务，形成了“无纸”工作状态，虽然工作效率提高了，但是公司的网络一旦瘫痪就可能造成大量的档案数据丢失，这对于公司来说是不可估量的损失。

二、事业单位档案管理的现代化运用

(一)完善检索体系以便检索

在档案管理过程中，检索速度占据了很重要的地位。因为将档案信息内容整理有序便于相关人员查阅，提高工作效率，对于企业的发展有着积极的意义。所以，为了更好的整理档案，事业单位采用计算机技术来完成该任务。工作人员要做到的任务就是把档案信息录入计算机之中，然后让计算机自己自行存储和整理，最后再设置一个关键词检索链接，人们在输入关键词之后计算机就会显示档案的位置，便于查找。检索速度的重要性极高，它决定了一个公司的工作效率，因此事业单位应该竭力完善检索体系，提高检索的安全性和快捷性，建立一个便捷的查询体系，优化服务制度，这样才能更好的让现代化技术为我们造福。

(二)应用于档案库房管理

事业单位的档案一般放置于库房之中，如果库房容易受潮，而且通风不畅，纸质的档案就会腐烂，造成损失。为了提高档案的保护质量，事业单位利用计算机这个现代化的产物来干预档案库房的管理，计算机的主要工作内容就是全方位的监控库房情况，如果库房内的情况达不到标准要求计算机就会报警。计算机的具体工作内容是：通过安装监控摄像头来时时刻刻监控库房情况，不必再让工作人员轮流值班；链接库房内的监测设施，观察库房的温度和湿度，以便提示人们；控制库房内的空调设备以及空气湿度设备，一旦库房内的情况达不到标准，计算机可以通过控制这些设备来进行简单的调节。计算机应用于库房管理技术体现了计算机技术的智能化、快速化的特点，这种方式是事业单位提高档案管理的一种非常重要的管理手段。

(三)建立相应网络来管理档案

现今时代信息量的特点是：信息量大、需求量剧增、信息机构数量溢出等，信息市场的竞争异常激烈，效率的高低是衡量一个档案部门竞争力的主要标志。因此，档案部门必须做到与时俱进，不断创新，用行动积极满足人们日益增长的需求。互联网是一个绝佳的选择。所谓的互联网管理档案，就是事业单位建立一个适合自己的局域网，局域网方便了事业单位内部信息传达和资源共享，架起了档案部门和其他部门的沟通桥梁，实现了档案管理的信息化。事业单位的信息经过工作人员的整理和审核，发布到网络上供其他人借鉴和参考，并设立管理员权限，不同级别的人有着不同的权力，在查询档案时需输入密码，大大提高了档案的安全性。

三、结语

档案的管理体现了一个事业单位的管理水平的高低，它在事业单位中所占的地位空前重要，因此要想全面促进事业单位档案管理的发展，让其发挥出更大的价值，事业单位就必须推行以计算机为主的现代化管理方式，积极进取锐意创新，让计算机技术为我们造福，让企业在经济方面为社会贡献一份力量。

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