城建档案管理的数字化应用

李升辉

(绥滨县城乡建设规划管理处，黑龙江 绥滨 156200)

随着社会信息化程度的加深，整个社会逐渐进入到数字化时代。城建档案管理工作也发生了重大的的改变。数字化技术不断应用到档案管理的工作中，通过对档案管理技术的数字化应用进行的研究分析，实现了城建档案信息资源的综合整合，有效提升了管理工作的效率和质量。

一、城建档案数字化管理的现存问题

(一)档案的保存问题

数字化建设中对于数据的合理保存有着诸多的问题。由于数字化技术本身自有的特性，某个或单个保存数据的文件一旦出现问题，极容易导致全部的文件都会受影响，极大程度破坏数据的完整性。另外，电子数据有着易复制性与易改动性、易消失性等特点，如果网络环境存在不安全隐患，容易受到不法分子的恶意破坏。专业人员对于数据管理也具有重要意义，管理人员如果没能及时的定期备份和存档就容易使得数据出现损毁。

(二)数字化管理的难题

数字化管理的困难凸显。城建档案管理注重运用数字化技术对档案进行科学分类管理。档案信息的保存、传输和查询等管理工作已不适应信息化建设目前的需求。城建档案在数字化管理的困难主要是没有从根本上改变管理方式，而仅仅是运用一些新技术来进行传统的档案管理，只是简单的变换了手段。在管理上，这些工作仍是以纸质档案为中心进行的。随着社会的发展，城建档案管理方面的工作也随之增加了许多，所以城建档案传统的管理模式出现了各种各样的弊端，这种情形下，已经不能满足现在社会发展的需求。此外，人力保障困难，管理人员的知识结构急需进一步的优化。各式各样的电子信息设备要正常运行，离不开专业技术人员的操作与维护，但现有的工作人员显然不足以完成这些工作。

(三)缺少专业技术人员

城建档案管理数字化要有专业的技术人员管理，但是在实际城建档案的数字化建设过程中人力保障不够完善。管理工作人员的知识结构单一，有待提升。由于数字化建设还处于初期阶段，各种技术设备的配置不够完善，缺少专业的数字化城建档案管理人员，在进行日常的信息管理时并不能很好地应用便捷的数字化管理技术，更多的还是传统的人工机械操作，所以远远未达到真正意义上的数字化管理。

二、解决现有问题的有效途径

(一)有效建立数字化档案馆

建设数字化档案馆的一个出发点就是为了更加妥善安全的保存大量的城建档案信息，所以建设数字化档案的存档备案意义重大。电子档案信息按照特定的归档机制进行规范处理，然后完善档案的保存体系，尽量的实现专人负责对应文档，这样不但提高工作人员的认真度，也间接提高了工作效率，有效保障工作质量。城建档案信息的保存是数字化管理中最基础也是极为关键的一环，只有完整安全的保存了信息，才能为后续的一系列工作打下良好的基础。

(二)寻求技术创新

城建档案部门要看清新形势的要求，重视业务知识和技术更新。数字化建设中，数据化保存和显示文献的交互中，可以应用物联网技术。RIFD技术能够方便的将实体文献的各种属性信息进行记录，诸如文献的位置信息、编号、名称、归档日期等等，都有着实时的、明确的显示，方便通过数字化技术进行实体文献的查找。构建合理的已上传数据的查找机制、文件检索机制提高数字化数据信息的管理效率。在信息时代的大背景下，只有不断地创新，才能跟得上发展的潮流。

三、数字化管理的积极作用

城建档案管理的数字化应用能带来许多社会经济效益。数字化系统使办公自动化，大大提高了办公效率，提高了信息共享度，查询也更快捷方便。充分的满足人们对于资料管理高效、便捷的要求。减少了工作人员的精力浪费。城建档案中分类多、专业多而且子类繁琐复杂。纸质的档案管理占用巨大的空间，并对与存放环境的要求很高，管理需要很高的成本，而数字化管理使信息存储所占空间减少，对环境的要求较低，大大降低了档案管理的成本，管理更高效。实现城市建设档案管理的数字化是社会发展的必然趋势。事实证明，借助于计算机进行数字化管理的城建档案管理无疑更规范科学，能够有效的保证档案信息的及时获取同时也大大的降低管理的成本。此外，数字化应用使开发利用更加便捷迅速，是城建档案开发利用的历史性突破。城建档案的数字化呈现出一种远程共享与交互的新模式，对城建资料的历史资料的有效保存利用和进一步开发都具有十分重要的积极作用。

四、结语

城建档案数字化应用给信息管理带来了很多的便利条件，真正实现城建档案信息资源的整合。用数字化的技术实现对城建档案数据的保存是数字化建设的基础工作，后续的许多工作也都有赖于数字化技术的应用。管理技术的提高从一个方面推动城建档案管理系统的建设及国家经济的发展。

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