智慧校园环境下的智慧档案馆建设

宋嘉会 南通大学档案馆

随着物联网、大数据和云计算等技术的普及推广，高校信息化的进程也稳步迈进，2012年教育部印发了《教育信息化十年发展规划》，规划中提出以数字化校园建设为基础的智慧校园建设是高等教育信息化建设核心任务之一，档案馆作为高校的重要机构之一，也应该在智慧校园的大环境下，利用现代化网络技术来推进智慧档案馆的建设。

一、智慧校园与智慧档案馆概述

(一)智慧校园的概述

2008年11月IBM公司首次提出了智慧地球的概念，继而引发了教育界众学者对智慧校园建设的研究与探讨。目前由于各领域学者研究的侧重点不同，所给出的智慧校园的定义也不尽相同，在笔者看来智慧校园是在数字校园基础上更深层次的发展，是教育信息化发展到一定阶段所产生的更高级的形态，就是以物联网、大数据、云计算等技术为基础，将物理空间与数字空间有机衔接，为师生建立智能开放的教育教学环境和便利舒适的生活环境，改变师生与学校资源、环境的交互方式，开展以人为本的个性化创新服务，实现学校智慧运行，支撑学校开展智慧教育[1]。由此可见智慧校园具有三个核心特征，其一是为广大师生创造一个智能开放的信息环境，提供个性化服务；其二是利用物联网、大数据等技术将学校各部门有机联合起来，实现信息的互联与协作；其三是通过智能化的服务平台，为学校提供一个与外部社会环境相互交流的窗口。

(二)智慧档案馆的概述

目前，业内还未对智慧档案馆的定义形成统一的认识。智慧档案馆的概念最早是由青岛市档案局杨来青年提出的，他认为智慧档案馆是采用物联网、云计算等新技术智能管理多元化档案资源、具有感知与处置档案信息能力并提供档案信息泛在服务的档案馆模式[2]。北京航空航天大学毕娟则将智慧档案馆定义为档案馆+物联网+云计算+智慧化设备+智能馆舍+信息资源+人力资源。它以一种更智慧的方法，通过利用新的信息技术来改变用户和档案馆系统信息资源交互的方法，提高档案馆服务的灵活、准确、便捷，进而实现智慧化服务和管理的档案馆模式[3]。虽然不同学者对智慧档案馆的概念有不同的理解，但也存在一定共性。基于此笔者认为智慧档案馆是在传统实体档案馆的基础上，利用物联网等技术，更智慧化的管理档案，利用档案，为用户提供比数字档案馆更智能的信息化服务。

(三)智慧校园与智慧档案馆的关系

智慧校园与智慧档案馆的关系可以概括为三个方面：首先智慧档案馆作为学校各类数据最全面的保管单位，为智慧校园的智慧教学环境，智慧教学资源，智慧校园管理，智慧校园服务等智慧校园的服务应用层面提供智慧的档案资源服务；其次智慧校园的建设所产生的庞大的具有保存价值的数据资源也是智慧档案馆重要的数据来源；最后智慧档案馆是智慧校园建设中的不可或缺的重要组成部分，智慧校园服务在智慧校园建设中处在重要位置，而档案馆作为服务部门，是学生了解学校、学校与社会沟通的一个重要的窗口，也因此智慧档案馆是智慧校园的有机组成部分。也可以说智慧档案馆提供的档案开放利用服务是智慧校园建设的关键。

二、智慧校园环境下智慧档案馆建设存在的问题

智慧档案馆的建设需要投入大量的资金、技术支持，既然智慧档案馆是智慧校园的有机组成部分，那智慧档案馆自然获得了建设智慧校园的专项经费的支持，物联网、云计算等互联网技术则提供了技术保障。但是除去这些，智慧档案馆的建设还是存在许多问题与阻碍，这些问题一定程度上限制着智慧档案馆的建设。

(一)档案馆的重要性得不到重视。档案馆一直以来在高校都属于一个边缘化的职能部门，在高校发展建设的过程中，在学校提升社会影响力、提高科研水平、办学水平的道路上，档案馆往往被认为是贡献较小的部门之一，由此引发的问题就是档案馆的信息化、智慧化建设没有受到足够的重视，因此档案馆难以争取到专项经费进行档案馆的信息化建设；与此同时，即使智慧档案馆的建设在智慧校园建设的计划当中，由于受到经费限制，档案馆的智慧化也被安排在智慧校园建设最后的位置，所以智慧档案馆的建设一直得不到有效的推进。

(二)智慧校园环境下高校档案的信息安全难以保障。在物联网、大数据等互联网技术的支撑下，基本所有的数据都储存在云端，同时也在云端运行数据，而档案的特殊点在于，具有一定的涉密性，因此如何保证档案信息的安全是建设智慧档案馆的过程中首先要考虑的问题，这也是为什么大部分高校的档案管理系统都有独立的数据库，不予联网的原因。由此可见互联网技术具有两面性，既有利于高效便捷的管理档案，也加大了档案泄露的风险，必须建立健全的安全保障体系，确保档案信息的安全。

(三)智慧档案馆的建设缺乏专业人才。档案馆属于边缘化部门，因此档案馆的工作人员大都不是档案专业出身，虽然大部分人从事档案工作很长时间，具有丰富的实际操作经验，但是缺乏档案专业的理论知识，也缺乏创造性；其次由于档案的信息化是近几年才逐渐普及的，随着智慧档案馆建设的开展，也缺乏具备信息化专业知识的人才；再次在当前的教育机制下，不仅具有档案专业知识、同时又有信息技术知识的复合型人才更是少之又少；最后档案馆的工作往往枯燥乏味，待遇也不高，使得档案馆很难吸引优秀的专业人才。以上几点在很大程度上阻碍了智慧档案馆的建设。

三、智慧校园环境下智慧档案馆建设的总体架构

2018年6月国家市场监督管理总局中国国家标准化管理委员会公布了国家标准文件《智慧校园总体框架(GBT36342-2018)》，规定了智慧校园建设的总体框架，智慧档案馆可以参照智慧校园的架构模式进行建设，主要分为基础设施层、支撑平台层、应用平台层、应用终端和信息安全体系等。基础设施层是智慧档案馆建设的保障，是智慧化的管理档案、为用户提供个性化利用的前提；支撑平台层为智慧档案馆建设提供硬件支持与软件支持；应用平台层是智慧档案馆提供利用与服务的内容体现，是智慧档案馆建设的核心；应用终端是智慧档案馆与用户之间连接的窗口；信息系统安全体系是贯穿整个智慧档案馆整体框架的安全保障，不仅要确保档案的实体安全，还要保证档案的内容安全。

(一)基础设施层，广义上来说基础设施是传统意义上的符合档案馆建设标准的相关基础设施，只不过对于智慧档案馆的建设来说，这个标准更加严格。档案馆的选址、建筑、水电都要利用现代互联网技术进行规划。特别是档案馆库房的建设标准，不仅要符合原有的八防，更要进行智慧化的改进，例如温湿度数据时刻联网监控，根据需要自动开启除湿机空调等。狭义上来说基础设施是指信息基础设施，包括档案信息网络设施和档案信息共享基础设施等等，使档案信息基础设施满足用户无所不在的档案管理和利用需求[4]。档案信息的网络设施是高速、便利、覆盖全面的网络通信设备，不仅在校内能自由访问，在校外其他任何地方都可以毫无阻碍的利用。档案信息共享基础设施是通过传感器、智能终端、电脑等感知设备将智慧档案馆所需要的档案数据进行全面系统的感知，再将数据通过互联网传输到云端，当需要利用的时候，再通过感知设备感知用户的潜在需求，并将数据进行深度分析，从而为用户提供个性化的服务。

(二)支撑平台层包括硬件支持和软件支持。智慧档案馆的建设离不开物联网、大数据、云计算等技术，这些新兴技术为智慧档案馆提供了硬件支持。物联网是档案实物与网络之间桥梁，通过物联网读取档案的具体信息并将其再加工成适合储存于网络的格式，便于后续的数据计算与操作；智慧档案馆将数量庞大的资源存储于网络，通过大数据分析，不仅可以提供更便捷的利用，也有利于对数据进行深入分析，从而进行档案资源的再开发；云计算的基础是云平台，智慧档案馆将所有数据都储存在云平台上，当需求产生时，只需要在本地提出，就可以直接在云端完成云计算，再反馈给用户，极大地提高了效率。软件支持包括资金的保障，法律法规和行业标准的健全以及人才的培养。首先虽然智慧档案馆的建设在智慧校园建设的框架之下，具有专项经费，但是前文提到，当资金有限的时候，往往对智慧档案馆的资金投入是最少的，因此智慧档案馆的建设不能只依靠建设智慧校园所获得的专项经费，为了保障资金，还需要动员社会力量参与到智慧档案馆的建设中来，可以申请银行贷款，企业融资，也可以拉取商业赞助，从而吸引到社会各界的资金援助；同时在建设智慧档案馆的过程中，还需要专款专用，做好预算，加强审批和验收，争取在每一个流程节省资金的利用。其次建立健全关于物联网、大数据等技术的政策法规，以及关于智慧档案馆的法律法规，使得可能出现的技术、信息安全等方面的问题有法可依；同时制定智慧档案馆建设的标准体系，出台类似于《智慧校园总体框架》的国家标准文件，来规范智慧档案馆的建设。最后对人才的培养要到位，在学校层面要落实人才政策，奖励优秀人才，从而吸引专业人才，创造良好的发展环境；在档案馆层面要对在馆的工作人员开展继续教育培训，不仅要加强档案专业知识的培训，也要开展信息技术相关的培训，强化工作人员的档案信息化意识；同时要开展与各兄弟院校档案馆之间的交流学习，学习其他学校在智慧档案馆建设中的经验，交流各自在建设过程中遇到的问题，往往能产生新的思路。

(三)应用平台层和应用终端，在智慧校园环境下，智慧档案馆的建设目标是将学校中的各个系统都与智慧档案系统连接，从而扩大档案资源利用的范围，并提升利用的效率。在高校由于智慧校园、智慧档案馆尚未普及开来，有相当一部分档案资源分布在学校不同的部门中，像是人事档案、学生档案等；也有虽然档案保存在档案馆，但是由于检索复杂，目录索引并不由档案馆保管，例如财务档案等，这极大程度上增加了利用档案的难度，也不利于档案的统一管理。在智慧校园的构架下，通过智慧档案馆的建设，学校的办公系统、人事系统、教务系统、财务系统等都可以与智慧档案系统对接，实现数据的集中储存与管理。各系统各部门产生的文件都可以通过智慧档案系统实现自动收集，档案馆也可以更好的为各部门提供档案利用，极大简化了收集、利用档案的程序，提高了效率。另一方面，通过大数据、云计算等技术分析各系统储存在云端的数据，发现数据之间存在的联系，从而加强了对档案资源的开发，充分发挥档案的价值。智慧档案系统不仅包括管理系统，还包括服务利用系统，都是智慧档案馆的应用终端。无论是学校的老师、学生还是社会各界人士，都可以通过档案利用系统安全访问，智慧档案馆通过对用户基本信息的感知，通过数据分析将用户需要的档案资源反馈给用户，实现随时随地获取资源和服务。

(四)信息系统安全体系。智慧档案馆的建设要从两个层面来健全安全体系，一是档案实体的安全，在智慧档案馆的建设中，对有可能出现档案的地方实行全面监控，不留任何死角。档案库房，档案利用室，整理归档室，档案信息化室等有可能出现实体档案的地方都要做到严密监控，确保档案不遗失、不被改动；档案库房，信息化室、机房等重要部门要安装门禁，可以采用人脸识别技术，最大程度的保障档案实体的安全；对于储存在云端的档案数据，要做好备份工作，做到多个备份，多地备份。二是档案内容的安全，在智慧档案馆的建设中，还要确保档案内容的安全。由于档案的特殊性，不同档案会有不同的保管期限，自然会有不同的保密要求。智慧档案馆要根据不同档案的涉密程度，采取不同的保密措施，可以利用设置防火墙、VPN控制访问、身份认证、设置访问权限等手段，严格执行保密制度，对于尚未公开利用的档案，要确保不会传到公共网络上去。

四、结语

在智慧校园的环境下，运用物联网、云计算、大数据等网络技术，智慧档案馆的建设变得更加容易推进，但目前，智慧档案馆还处在萌芽阶段，还需要不停地规范，还需要漫长的发展，我们不仅要对其充满耐心，更要满怀希望，相信随着技术的进步，制度的规范，智慧档案馆一定会逐渐成熟，甚至成为以后的主流。