高职院校二级学院教学档案管理工作的规范化策略探讨

邓颖 江苏商贸职业学院

2015年底，教育部印发《高等职业院校内部质量保证体系诊断与改进指导方案(试行)》，要求所有独立设置的高职院校建立常态化的内部质量保证体系和可持续的诊断与改进工作机制。在政策导向作用的推动下，为了加快高校规模扩增及内涵建设，以“二级管理”体制为代表的校系新型管理体制应运而生。高职院校二级学院的档案记录了二级学院的建立、建设及发展历程，为高职院校人才培养数据采集平台提供源头数据，为学院领导决策提供重要保障，是评估和衡量二级学院管理水平与教学水平的重要依据。近些年，各高职院校已经初步认识到二级学院教学档案管理的重要性，但具体工作中依然存在很多问题，如何提升高职院校二级学院教学档案管理规范性是各高职校档案管理亟待解决的课题。

一、高职院校二级学院教学档案的主要构成

根据《高等学校档案管理办法》(教育部第27号令)和《高等职业院校人才培养工作状态数据采集平台》的要求，高职院校二级学院教学档案主要包括：

(一)综合类档案

1.上级教育主管部门、学校和教务处下发的各类教学文件。

2.学院、教研室的学期教学工作计划、教学工作总结。

3.其他有必要立档的教学文件和资料。例如：教学会议记录或纪要，举办各种学术报告会、专题研讨会和经验交流会的各种材料等。

(二)教学管理类档案

1.学院制定的各项教学管理规章制度，各类管理人员的名单和岗位职责。

2.教师业务档案：按教师建立档案，包括教师基本情况、教学情况、教科研情况、奖惩情况以及相关证书复印件。

3.学籍管理：学生成绩、学籍变动情况、奖惩情况。

4.教学质量监控：期初、期中及期末等各类教学检查开展情况及总结；调、停(补)课申请表；评教材料(任课教师听课记录、教师座谈会和学生座谈会等原始记录)；教学事故处理记录和相关材料。

(三)学科专业建设与教学改革类档案

1.学科档案：主要包括学科现状及发展规划、师资队伍整体结构状态与发展趋势、教改及科研基本情况和社会服务情况汇总等。

2.专业档案：按专业建立档案，主要包括各专业设置、调整和规划情况；各专业教学计划、培养方案、学期教学执行计划；新办专业申报、批示材料；专业社会需求调查等。

3.课程档案：按课程建立档案，主要包括：课程基本情况、课程考试(考查)情况、教材选用与建设情况、课程建设情况。

4.实践教学档案：主要包括：实习和实训、实验教学情况、毕业设计情况。

(四)教风学风类档案

1.教师风范：各类先进集体和个人材料，教学竞赛、教学名师等各类教师评优活动的材料和成果以及能够体现师德师风的典型事迹材料。

2.学习风气：学生遵守校纪校规的情况总结以及典型事迹的证明材料；学生各类获奖及受表彰的情况统计表和原始材料；各类奖学金评定办法、实施情况及获奖名单；学院组织开展的促进学风建设的各类活动材料。

二、高职院校二级学院教学档案管理工作中存在的问题

(一)档案管理意识淡薄，缺乏健全的管理机制

传统的高校教学管理模式是单向且单层级的，二级管理是在各职能部门宏观调控的基础之上，将管理权限下放到各二级学院，二级学院落实学校各项具体的管理机制。二级学院在建设相关管理制度的过程中，需要以学校的管理机制为总目标，又要考虑各二级学院的实际情况，实际操作上会遇到很多困难。一方面，学校档案管理部门没有成立专门的工作小组，统一指导规范各二级学院的教学档案管理工作；一方面，由于缺乏经验，各二级学院无法在短时间内制定一套具有实践意义的教学档案管理制度和相关管理办法。因此，在实际的二级学院教学档案管理工作中，常常会出现无章可循、无法可守的局面。另外，教学档案管理意识不强，各二级学院普遍注重教育、教学管理质量的提升，忽视了工作中形成的具有保存价值的档案材料的收集、整理及保管工作。部分教职工对教育、教学过程形成的具有价值的材料上交二级学院持消极态度，认为其属于自己的个人成果，不愿主动移交二级学院档案管理处。教职工档案管理意识的淡薄和管理制度的不健全是阻碍高职院校二级学院教学档案管理发展的重要因素。

(二)工作业务素养不高，缺乏专业性人才

目前，大多数二级学院的教学档案管理工作都是由教学秘书兼任，没有设立专门的档案管理人员。一方面，兼职档案管理工作人员的其他工作繁杂琐碎，无法及时地收集教学档案，也经常出现重要的教学档案丢失的现象。另一方面，兼职档案管理工作人员不具备教学档案管理基本技能，也缺乏专业的、系统的档案管理培训，因而，二级学院的教学档案在收集、整理和保管工作中经常会出现不及时、不规范等现象。整体来说，二级学院教学档案管理工作人员的业务素养不高，专业性不强，严重影响了教学档案的完整性和准确性，给高职院校人才培养数据采集工作带来了一定的负作用。

(三)软硬件设施落后，信息化水平低下

硬件设施方面，多数二级学院没有设立标准的档案室，学科专业建设类的档案一般由各教研室管理，教学管理类的档案由二级学院教务秘书管理。专业的档案库房对房间内的温度、湿度、防虫、光线及安全保密等都有相应的统一规定，不达标的档案室会对档案的管理质量产生严重的影响。二级学院的管理尚处于起步阶段，对于教学档案管理的资金投入和技术支持也因此处于不平衡的现象，档案管理的办公设备也大多没有配备齐全。软件设施方面，传统的人工管理依然是很多高职院二级学院教学档案的管理方式，依靠手工进行档案整理、编目、检索及查阅等工作。整体来说，高职院二级学院教学档案管理设施落后，信息化水平低下，严重影响了教学档案的利用价值实现。

三、高职院校二级学院教学档案管理工作的规范化策略

(一)强化管理意识，完善教学档案管理制度

首先，学校档案管理办事处应重视二级学院的教学档案管理工作，帮助二级学院开展教学档案管理的相关宣传和培训工作，使二级学院的教职工认识到教学档案管理的重要性，了解日常教育教学活动形成资料的归档范围，培养教职工的归档意识，告知教职工教学档案即是自己的劳动成果，也是二级学院的共同财富，积极争取全体教职工对教学档案的重视和支持。其次，二级学院应该以学校档案管理办法为基准，联系二级学院实际情况，研究制定教学档案管理办法，试行一段时间，修改并完善，通过健全的档案管理办法规范和约束二级学院教学档案管理。

(二)配备专业人才，加强教学档案队伍建设

档案管理看似是一项很简单的工作，实则要求较强的专业性，档案工作人员的业务素养直接决定了档案管理工作的质量。兼职人员往往会因为其他工作的繁忙忽略教学档案管理工作，有条件的高校可以在二级学院专门招聘档案管理专员，组建二级学院档案管理队伍，委派专人负责教学档案管理，落实教学档案管理职责，全面负责本学院的教学档案管理工作。也可以考虑安排兼职人员到相关兄弟院校参观取经，学习并借鉴优良的教学档案管理工作经验。

(三)建立信息资源库，提高教学档案信息化水平

传统的档案管理方式已经不能满足现代化的二级学院教学档案管理工作，二级学院可以充分利用现有的数字化校园平台，建立二级学院电子档案馆，实现教学档案管理的信息化和网络化。首先，二级学院应重视对数字化教育教学过程中形成的电子文件材料的归档工作，有意识的进行收集和整理工作。其次，对于重要的历史文件档案，我们应该进行数字化加工，提升档案的质量。然后，二级学院应邀请信息化档案管理专家对教学档案管理人员进行信息化业务培训，对教职工进行档案上交、借阅等方面的培训，加快实现二级学院教学档案管理现代化进程。