浅谈高校外事档案管理工作

孙梅霞

摘要：高校外事档案的管理工作对高校的对外交流及高校自身的发展有着重要意义，传统的档案管理已不能满足目前高校发展的要求。本文对高校存在的问题及管理措施进行了论述。

关健词：高校；外事档案；管理工作

中图分类号：G648文献标识码：B文章编号：1672-1578（2017）12-0008-01

随着信息时代的来临，高校外事档案的重要性也日渐凸现出来。外事档案是外事活动中直接形成的具有保存价值文件材料，外事档案是一种历史资料，更是一种信息资源。因此，如何更为有效地利用这种资源成为外事档案工作发展的关键。

1.高校外事档案管理存在的问题

1.1高校外事档案资料收集还有待提高。在高校外事档案管理中，外事档案收集工作非常重要，外事档案收集的完整与否，直接影响到今后工作的顺利进行。比如：留学生录取信息、留学生成绩单、在校期间的各种奖励情况，都是很不齐全的，在加上有些活动我们又不是很掌握。因此，在收集档案资料还应继续下基层，多了解一些各学院的活动，掌握他们的动向，更好的发挥档案作用上下功夫，对档案收集不齐全的现象，也说明我们对档案宣传不够，各部门的重视成度都还不够，我们今后要加强档案收集力度，提高工作态度和积极性责任心，把移交工作和工作人员的年度考核挂钩，每年底对不移交档案的部门挂到校园网，提出全校点名批评，提高他们的归档意识和积极主动性。

1.2健全各项管理体制。许多事业单位的领导对档案管理不重视，没有配置较好的档案硬件设施，也忽视对外事档案工作人员的培养。档案管理人员没有经过定期系统的培训，缺乏理论知识，管理水平欠缺，难以保持较高的综合素质，无法满足现阶段的社会需要。在信息化飞速发展的当今社会，事业单位外事档案管理工作存在的诸多问题使档案管理日趋落后，缺少信息化的管理手段，阻碍了外事档案管理工作的稳定发展和进步。外事档案的检索有两种形式，分别是计算机检索和手工检索。计算机检索的效率明显高于手工检索，但是事业单位对硬件设施投入资金不够，使得大部分事业单位仍在采用手工检索的方式工作，工作效率难以提高。

1.3转变外事档案管理方式。近年来外事档案利用效率有所提高，由于外事合作项目不断增加，对外办学逐年递增，还有孔子学院一些援外教师，学生的交换生等外事活动中产生的全部档案数据、材料和信息资源应用非常广泛。可现阶段的外事档案管理普遍存在轻利用的现象，外事档案管理只是处于进行档案材料的收集、整理以及保管的简单模式上，工作上是"你调我查"，呈现一种消极、被动的状态，就算是利用外事档案，也是在有限的范围内利用，只有当需要的时候，才找上门利用档案，外事档案利用工作一直处于被动状态，降低了外事档案的利用价值。当今，转变外事档案管理是我们工作的重中之重，把转变工作落实到实处。提高档案管理人员工作积极性和主动性，要有主人翁的责任感，把以往的等人进门，转变成主动送上门，经常同各基层取得联系，了解他们的需求，变被动服务为主动服务，使档案工作服务到位。

2.加强外事档案管理的措施

2.1加强外事档案管理人员培训。强化外事档案业务培训。提高外事档案管理员的实际操作技能和业务指导能力。同时，强化外事档案保密制度，对外事档案的特殊性，保密性比其他类档案要求更高，因此，在执行一般档案的保密制度时还必须对外事档案的保密制度进行强化。对密级的外事档案要进行单独保管，明确开放利用范围，严格把关查阅审批，使保密工作万无一失。

2.2制定外事档案材料收集程序，确保材料收集完整。档案管理部门应该根据各项外事活动的特点，制定相应的外事档案材料收集程序，并严格监督其执行过程。比如要举办一场国际间的学术交流会，邀请大批各国学术专家，那么外事档案文件材料的收集就可以先进行会议现场的视频录像，以记录整个会场的真实原貌，此外收集会议现场发放的各项文稿、图表等有关资料，最后对参与会议的各国专家进行专访，以建立完整的外事档案资料体系。

2.3重视外事档案的声像档案收集。外事檔案的声像档案的收集工作，主要包括外事考查的一些照片、录音、录像等材料，特别是合作办学的各种协议和起草的各项文件。省市领导来校考查的一些有珍贵价值的照片、讲话，要求移交人员要在照片、录像资料上加附注，加以说明具体情况。在对留学生的档案资料中从入学到毕业全部在校期间的活动情况全部归入个人档案中。建立合理的声像档案管理制度，明确归档范围，并落实责任。将声像档案需具备的六要素制成表格，让摄录像人员完成时进行填写，避免声像档案残缺不全。还有对外事活动的部门配备必要的数码摄录像设备和储存设备，以保证外事声像档案的质量。

2.4做好高校外事档案的日常管理。外事日常管理工作，它包括高校与国外团体或个人在学术交往、科研合作、人才交流等合作中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料等。现阶段，高校外事档案的主要内容和形式有：接待国（境）外来访人员工作中的往来信函、日程安排、签署协议、照片录像及互赠礼品等；招聘外籍教师工作中一些文件及批复、聘用合同以及邀请函等。如何做好日常管理工作，就要求我们工作人员有较强事业心和积极向上的工作热情，在档案收集、整理、立卷、借阅上做好管理，严格履行档案借阅制度和审批手续，做好档案保管工作。

参考文献：

[1]金爱新.高校档案管理工作中存在的问题与对策分析[J]办公室业务2017.09

[2]于莎莎.高校档案管理工作中存在的问题分析与对策思考[J]办公室业务2017.03