关于做好学校档案管理工作的思考

孙杰

摘 要：对于学校档案工作而言，其为学校发展历程中的真实写照，其是学校发展中的真实资料汇总。档案工作是学校各项工作中的重要工作内容之一，档案真实记录了学校工作及相关发展的基本历程。

关键词：档案管理；计算机信息化；教育指导

对于学校档案工作而言，其是学校发展的真实范本，可以为学校发展提供可靠的档案材料。因此，落实好档案记录也是学校各项工作进程及安排过程中不可或缺的关键工作。在新的时代发展背景下，必须进一步落实和加强档案管理工作，利用好档案管理对学校管理的辅助作用，爱护档案资源，切实推进社会长期、稳定发展，这无疑是档案管理人员的一项重要的职责和使命之一。为了保证档案管理工作的時代性和先进性，档案管理工作必须与社会发展和学校发展相适应。以下，本文就学校具体的档案管理工作为切入点，就如何做好新时代条件下的档案管理进行深入探讨和分析。

一、切实提升档案管理工作的服务能效，校级领导应加强对档案管理工作的重视

对于学校的各项工作能否顺利开展，关键因素是校级领导的重视和引导，只有学校领导关注和重视，才能为学校的工作管理发展保驾护航。档案管理工作的长期化、可持续性开展是学校档案管理人员的重点工作之一，必须积极发挥学校档案管理人员的主观能动性，具体从以下几个方面切入：

（一）将档案工作落到实处，注重档案管理细节

学校校级领导是否重视学校的档案管理工作，直接决定了档案管理的质量和效率。此外，学校档案管理人员的工作态度也会深入影响学校的档案管理工作。因此，作为一名合格的档案管理人员，应该将档案工作落到实处，注重档案管理的细节和内容，理顺档案管理工作中的内部管理秩序。

（二）加大宣传力度，加强领导对学校档案管理的重视程度

不单单是档案管理工作，任何工作的落实均离不了前期的宣传工作及领导对工作的重视程度。之前调查过周边的兄弟院校，发现部分学校内部的档案管理工作总体质量较差，大部分学校甚至没有设置专门的档案管理部门，学生档案资料随意摆放，没有可行的管理制度和措施，更谈不上档案的利用。为了提升档案管理工作的质量，必须先加强档案管理工作宣传力度，让管理人员从心底上认识到档案管理的重要性，加强管理宣传和对档案管理工作的重视程度，将理论性的档案管理制度和工作应用到实践中。

二、善于利用多种外部资源，引进现代化的档案管理手段和方式

伴随学校工作及社会的快速发展，学校的档案管理工作强度和工作数量不断增加，之前传统的手动统计方式已经无法适应现代的档案管理工作需要，必须强化档案管理的现代化能力，适应新的档案管理需要及需求。

（一）积极树立管理者形象，善于体现档案管理中的责任心及意识

档案管理工作人员必须具备较高的责任意识，在具体的工作管理中，必须有信心和耐心，且应该将档案管理工作继续细化和标准化。

（二）提升档案管理的基本技能和水平，提升档案管理档次

随着档案管理信息化、专业化的提升，必须全面实现档案管理的信息化和数据化，将现代的统计及资料分类管理技术应用在学校档案管理过程中。作为档案管理人员必须重视现代技术的学习，提升自身的档案管理技能和基本素质。

在档案管理实践中，档案管理内部蕴含着大量的工作指示，也记录着较为丰富的信息，但是整体的档案管理工作相对繁琐，且涉及重复性的劳动力较多，劳动强度较高，经过计算机统一管理后，实现了档案管理的信息化和标准化，降低了管理人员的劳动强度。通过使用现代化的档案管理方式，显著提高了档案管理效率和质量。

三、进一步细化和完善学校档案管理的质量和能力

（一）高效的档案管理能够快速为领导决策提供参考

档案材料中记载着不同时期的国家基本政策及方针，也记录着广大教职员工的工作生活，深刻揭示和反映了学校的基本教学内容和教学发展历程。必须科学合理分配教学档案管理资源，提升管理效率和质量，把脉档案管理的未来发展基本趋势，并为领导做出决策和研究具体问题提供借鉴。

（二）更好地为学校教学及教学研究服务

档案管理的根本目的在于更好地服务教学和教学研究，实现内部的档案共享，能够保证教师和学生在短时间内快速掌握和了解档案信息，获取一手资源，实现档案资源的共享化管理，提升档案管理对教学的服务能力。

（三）为教学及学生管理实践中提供各种查询参考和服务

依靠档案资料的记录真实性和可靠性，在一定的管理能力及要求范围内，通过进行详细的档案查询、记录及管理为师生提供全面的档案服务。例如，教职员工能够及时进行资料查询及反馈，例如：学生考核情况查询、毕业生查档、校园以往活动记录等资料内容。

综上所述，学校的档案管理工作的质量及能力直接决定了学校的档案利用程度。档案管理工作本质上属于幕后工作，为了保证档案管理的高效、准确，必须加强档案管理工作的质量和效率，校园领导应该做好指导和引领，积极总结档案管理工作中的先进经验和管理中的教训，提升档案管理的信息化水平和能力，创新档案管理方式，将较为死板的档案管理工作干“活”。

参考文献：

[1]陈琳.档案管理技能训练[M].机械工业出版社，2009.

[2]杨静.怎样加强档案工作者的综合素质[J].山东农业管理干部学报，2012（3）.