浅析如何提升办公室综合事务管理水平

2018-11-28 11:11:42 人力资源管理 2018年10期

黄明义

摘要:本篇文章首先对加强办公室管理的目的进行阐述,从工作人员、相关体系两个方面入手,对办公室综合事务管理现状进行解析,并以此为依据,提出提升办公室综合事务管理水平优化对策。

关键词:办公室;综合事务;管理水平

一、引言

从办公室自身角度来说,其作为一项综合性事务管理机构,同时也是企业的核心环节。在当前企业各个部门中,办公室在其中依旧占据重要位置,并且含有较强的提升空间。在这种情况下,要求办公室工作人员严格要求自身,端正工作态度,全面提高自身综合素养和职责道德水平,在落实好办公室综合事务管理工作的条件下,给企业的稳定发展提供良好保障。

二、加强办公室管理的目的

通常情况下,办公室作为企业顺利运营的综合性管理机构,同时其管理水平将会给企业各项工作的顺利落实带来直接影响。当前,随着科学技术水平的逐渐提升,办公室管理凭借自身特有特性引导着企业管理模式的优化和創新。并且,办公室管理改革和创新不断会给其可以管理水平带来影响,在某种程度上也会阻碍企业的今后发展[1]。

通过全面落实办公室管理工作,提升办公室综合管理水平,能能够有效确保企业各项活动的规范性和统一性,对企业各项活动以及业务的实现起到了保障效果。办公室综合事务管理水平将会给企业整体效益获取和自身形象起到决定性作用。现阶段,办公室综合事务管理以及得到了社会的广泛关注,并朝着现代化和完善化的趋势发展。在日新月异的当前,通过加强办公室综合事务管理,能够将企业日常运营环节中各项问题进行处理,保证各项工作有序落实,实现企业效益的最优化,给企业的健康发展奠定良好基础。综合办公室工作流程见图1:

三、办公室综合事务管理现状

3.1工作人员方面

通常来说,办公室工作的职责在于协作企业各个部门各项工作的有序开展,以此促进企业内部环境的改善,发展和规范办公室综合事务管理。但是从实际情况来说,即便企业在对应部门设定的过程中,没有给予办公室工作高度注重,因为上级部门的注重力度不高,导致在落实办公室综合事务管理工作时将会面临诸多漏洞。例如,人员分配存在缺失,大部分办公室工作人员存在身兼多职的状况。在这种情况下,不但加剧了办公室工作人员自身压力,同时还给其增加了精神上的负担,从而使得其工作积极性逐渐消减。并且,因为近几年来大部分企业职工呈现出年轻化特性,其工作经验较为匮乏,再加上年龄层次比较少,工作集中性不高,受到外界影响影响比较大,不具备较强的职责意识和使命感,这给办公室综合事务管理工作的落实带来约制[2]。

3.2相关体系方面

高效的办公室工作能够保证整体工作的完善性和统一性,然而从目前情况来说,大部分企业办公室工作常常会面临工作规划不合理,部门职责不清晰、突发现象处理不及时等状况,而导致这些问题出现的主要因素在于缺少完善的工作体系,甚至部分企业即便设定了办公室工作体系,但是没有将其执行到实处,给办公室综合事务水平的发挥造成影响。正是因为存在诸多不规范流程和环节,使得办公室整体工作水平偏低,在给企业核心工作开展带来阻碍的同时,也会给企业整体运营效益造成影响,使得企业经济效益大打折扣。

四、提升办公室综合事务管理水平的优化对策

4.1优化办公室管理理念

首先,树立良好的全局意识。办公室工作人员不但要具备谋大局、思大势的思想理念,在面临较为繁琐的现象时,能够妥善处理,在思考以及处理问题的过程中,可以从整体角度入手,服从企业整体部署,在日常环节中,树立良好的管理思想和理念,保证企业各个部门以及人员之间充分协调,以此形成合力,顾全大局,给办公室各项工作开展提供条件[3]。其次,提升工作效率素养。办公室优质服务的前提依据在于提升工作效率,办公室工作人员需要铭记工作效率作为企业各项活动顺利运营的依据,企业只有秉持良好的工作态度和意识,才能实现稳定发展。因此,各项工作均要树立良好的工作意识,以此促进效益和效率的高度统一。

4.2科学选择办公室管理方式

办公室作为各项工作处理事务的主要场所,给企业领导和基层机人员之间交流提供平台。在当前管理理念引导下,不管各项工作还是事务,都要结合事务所在各个环节中的职责主体和基本标准实现规范管理。在办公室日常活动中,需要对各项工作流程是否完善进行思考,并结合各个职责实现规范划分。办公室主要职责在于辅助决策设定方面,也就是利用决策的方式对导向和考核等流程加以完善,并紧抓决策之前的调查探究,提出对应的决策建议,做好决策之后的宣传和反馈工作,并结合办公室自身职责,实现信息调研和管理流程的设定,以此确保各项工作可以有序进行。

4.3加强公室人员结构和工作流程设置

任何企业为了能够在市场中占据稳定地位,就要确保其具备可持续发展的实力和优势,这就要求结合实际情况,做好办公室人员结构的优化工作,并科学设定工作流程,只有这样,才能从基础上实现办公室综合事务管理水平的提升,确保管理方式的规范性和合理性。在进行管理内容梳理和设定的过程中,还要保证管理框架的完善性,从筛选办公室工作人员角度出发,科学设定引进标准,确保办公室人员综合素养,实现办公室人员结构完善,促进办公室管理团队水平的提高。除此之外,办公室综合事务管理作为企业各项管理内容的缩影形式,但是其也是企业形象的依据,企业综合事务管理工作内容即便既繁琐,数量又多,但是其大多数内容在各个层级上均涉及了企业重要机密。因此,通过科学设定企业工作流程,可以让企业朝着规范化的趋势发展。人力资源管理示意图见图2:

4.4完善岗位责任体系

在进行岗位职责体系设定的过程中,需要结合定岗、定责等标准进行。结合办公室工作职责和流程,实现对对应岗位的设定。其中,定责主要指对各个岗位的职责加以确定,保证各项工作的充分衔接,实现分工分明,各尽其职,相互配合[4]。此外,企业还要科学设定对应标准,也就是根据局部功能来迎合人性化工作需求,把各项管理标准分配到各个岗位中,合理建立具体工作规范标准和岗位细则。

五、结束语

总而言之,不管是针对政府部门来说,还是基础企业,办公室在其中发挥着重要作用。而办公室综合事务管理水平将直接影响其今后发展。因此,企业需要给予办公室综合事务管理工作高度注重,全面提升办公室综合事务管理水平,实现办公室综合事务管理的现代化和规范化,应用科学管理方式,优化管理体系,促进办公室管理工作的稳定发展。

参考文献

[1]秦晓霞.如何做好新时期办公室行政事务管理[J].中外企业家,2018(12):83-85.

[2]杨庆红,张贞.浅析如何提升办公室综合事务管理水平[J].办公室业务,2017(20):11.

[3]向晶.浅谈做好企业办公室行政事务管理[J].低碳世界,2017(05):261-262.

[4]李威.对企业办公室行政事务管理工作的认识及探讨[J].低碳世界,2014(13):298-299.


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