提升办公室文秘工作水平的方法和策略

韩敏娜

摘 要：办公室文秘工作的主要内容是处理办公室的各项事务，其任务庞杂、重要性强。在21世纪的今天，现代市场经济竞争激烈，要求通过提升办公室文秘水平和其他专业素养，以达到增强竞争力的目的。为此，本文在充分了解办公室文秘工作重要性的基础上，对办公室文秘工作中存在的问题进行了分析，并提出了几点措施。

关键词：办公室；文秘工作；问题

1 办公室文秘工作的重要性

一是领导工作的铺垫。文秘工作中很多事务都是为领导工作作铺垫。如领导决策前秘书的信息收集处理工作、领导召开会议前，文秘会前筹备，会中服务，会后整理工作。文秘的这些铺垫性工作的效率和效果，影响领导工作的进程及其效率和效果。因此，一定要准确把握领导工作目标，明确领导工作进程的环节，明确领导工作进程各环节的时间要求、任务内容与各相关方面的关系，以及要取得的阶段性效果等。还要明确领导在具体工作中将要采取的措施和方法，以便提前准备，并且要加强与领导的沟通。

二是领导工作的拓展和伸延。具体表现在领导作出决策以后，要草拟决策文件，将领导决策内容用文字准确表达，制成文件，下发各单位；文件发布后，收集反馈，协助领导把握执行动态、反映及效果。对领导工作拓展伸延，要以保证取得工作的预期效果为目标，严格按照要求办事，在注重整体连续性和承继性的同时，注重适变和应变，使工作落在实处，产生实效。

2 办公室文秘工作中存在的问题

1）问题解决能力较差。因为办公室日常工作相对繁忙，造成文秘人员经常忙于处理各种日常事务，在开展工作时，没有真正把握工作重点，造成对实际问题进行解决的能力相对较差，无法与上级开展有效沟通，对文件进行起草时，缺乏清晰的思路，难以对领导的日常工作提供有效帮助。

2）办公室文秘人员数量较少，工作量比较大。当前，很多办公室的文秘人员相对缺乏，而且办公室日常工作也比较多，造成文秘人员经常十分繁忙，甚至需要不断的加班，人员数量少，工作量却又很大，这就造成工作的效率不断降低，工作缺乏质量保证，这对整个办公室的运行管理也有很大影响。

3）办公室文秘人员良莠不齐。随着经济与社会的不断发展，对办公室文秘人员的要求也在不断提高，造成很多文秘人员当前的知识能力无法满足发展需要。从实际情况来看，文秘人员并没有学习相关的专业知识，无法顺利的完成相关工作。受到工作的性质影响，办公室的文秘人员出去开展学习和培训的机会比较少，这就造成其知识系统的更新相对缓慢，无法满足整个办公室运行的需要。还有一些文秘人员缺乏服务意识，工作缺乏责任心，比较懒散，这对整个办公室的效率都有很大影響。

3 提升办公室文秘工作水平的措施

办公室工作非常繁琐，这也给办公室文秘的工作能力提出了较高的要求。办公室文秘人员只有具备较高的业务素质和较强的工作能力，才能胜任和做好办公室文秘工作。为此，针对如何提升办公室文秘工作水平，特提出了以下措施：

1）转变作风，改进方法。公室各项工作都和全局联系非常紧密，身为文秘工作者，需要尽快转变工作作风，改进工作方法，不断提升办事效率。第一，应甘于奉献，认真完成本职工作。文秘人员在工作中要表现得积极和主动，任劳任怨，一丝不苟，并逐步完善与充实自己，最大限度发挥自身的才能。第二，保持清晰的思路，确保各项工作有序开展。办公室文秘工作涉及事项多、内容杂，需要文秘人员注意轻重缓急，对时间进行合理安排，统筹兼顾，在日常工作中总结规律，确保工作效率。第三，始终高标准要求自己，塑造良好形象。办公室文秘工作性质非常复杂，每天都会接触不同的人员，文秘人员应保持低调，干实事，严于律己，工作中要养成谦虚谨慎的性格，应正确认识与对待他人，从而将内部各部门关系协调好，保证各项工作正常进行。

2）抓住中心，主动服务。第一，应规范细致，提升会务服务水平，这样才能确保会议取得成功。文秘人员应结合实际情况，制定详细、合理的会务工作计划，明确具体的工作流程，让会务工作可以分解到组、量化到人。执行期间也要主动沟通，及时查漏补缺，解决问题。第二，认真开展公文处理工作。审核内容的过程中，需要严格按照相关政策，分析文件是否与现行法规相符，确保将发文意图体现出来。同时严把文字关，确保文字能够准确、通顺、简练表达，文句与语法、逻辑相符，标点、引文和数字都严谨、规范和标准。审核程序的时候，还要严把签审关，确保公文的审签能够根据规定处理程序进行。审核格式的时候，必须保证文种恰当、文件格式与规范相符等。第三，主动开展信息报送工作。信息工作是办公室文秘工作中的重要内容，发挥着“上情下达、下情上报”的作用，能够为领导决策的制定提供可靠依据，帮助领导全面掌握工作开展情况，便于科学、合理制定下一步决策。

3）做好重点工作督办工作。通过做好督办工作，能够真正保证部门政令的通畅，同时督办也对文秘人员提出了较高的要求。督办工作具备较强的实效性，需要文秘人员拥有较强的沟通协调能力，能够保持高度的责任心，严格按照督办工作程序，工作中要认真再认真、细心再细心，要分清轻重缓急，所做事情要经得起推敲、检验和核实。在开展督办工作的过程中，第一，文秘人员先要分解上级安排的年度、月度和周重点工作，同时对重点工作进行分解。第二，及时将督办单位限定办结时间下发出去，能够按期督办，同时加大对执行落实情况的核对力度，并认真开展汇总分析工作，汇报给领导审阅，这样有利于领导全面、准确了解工作进展状况，让领导安排的工作有落实、有汇总、有分析和有整改提升，实行闭环管理。

4）提高文秘人员综合素质。工作方式的创新来源于勤奋学习、善于学习。我们要紧紧围绕发展的中心，按照“超前谋划、提前落实、注重细节、保证质量”的要求，进一步加强对政策、法律法规、业务知识等方面的学习，提高思想认识和政治敏锐性，学会从政治的角度来辩证地分析问题和解决问题，“吸众家之长，补一己之短”。同时，要加强文秘人员的培训。办公室文秘人员由于工作性质的关系，相对于其他业务部门来说培训机会较少，文秘人员现有的知识很难满足工作的需要。因此，要着力加强办公室人员的“三基本”建设培训，即：基本思路训练、基本能力培养、基本素质教育，进一步提高文秘人员的思维能力、履职能力、执行能力，做到履职有思路、办事懂规则、工作有水平，确保在以后的工作中在“节奏”上超前，在“精实”上下功夫，在“创新”中出思路，在“优质”上提水平。

4 结束语

综上所述，常言道，心态决定状态，思想决定高度。办公室工作节奏快、要求高、工作细、任务重，为人作嫁，默默无闻，没有热情激情不能担当，没有拼劲韧劲不能坚持，没有定力抗力不能坚守。这就对我们办公室文秘工作人员提出更高的要求。文秘人员作为办公室的重要组成人员，需要保持高度的责任心，在工作中兢兢业业，做好自己的本职工作，才能提升办公室文秘工作水平，并为各方提供更好的服务。

参考文献

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