大数据背景下的高职院校档案管理研究

王丹和

(浙江工贸职业技术学院 浙江温州 325000)

一、大数据背景下高职院校档案管理工作中存在的问题

(一)档案工作现代化管理模式单一

高职院校传统档案管理理念下的档案管理流程基本都是信息采集、中间整理、储存备份、利用查询[1]。高职院校档案管理工作起步晚，经验少，仍沿用原来的“人力”方式保存纸质材料。即使一些高职院校紧跟信息化时代的步伐，先行实施了档案管理工作的信息化，也只停留在单机信息收集的浅层，无法及时、全面收集海量数据信息。这在一定程度上加大了档案管理工作的难度，降低了工作效率，无疑也限制了高职院校档案信息资源的开发与利用。

(二)大数据背景下档案管理手段亟待创新

在信息化的时代潮流中，如何运用信息化手段创新性地开展档案管理工作十分重要。信息平台数据库中数据的共享及相关海量数据信息的调阅、利用已成为档案管理信息化得以实现的一大优势，已是大势所趋。但由于办学条件有限、资金投入不足等，有的高职院校没有采用适应大数据海量信息时代的档案管理信息系统和信息化设备，仍采用人工的方式进行档案的归纳、总结和利用。一些学校由于资金有限，档案管理软硬件设施设备落后，即便意识到了档案信息化的重要性，相关工作仍难以开展。

(三)缺乏专业化的档案管理人才

在高职院校进行档案管理工作的相关人员需要具备一定的专业知识，还应该具备能够科学、高效地管理和分析学院档案的能力。现有高职院校在档案管理人员配备方面存在较大缺口，具备档案管理能力和大数据操作能力的人才更是寥寥无几。在大数据背景下的档案管理信息收集工作模式中，目前从事档案管理的人员已无法胜任相关工作，难以保证档案管理工作高效、高质量地完成。即使能够完成，他们也无法将数据的价值合理利用起来，导致档案只能在原有基础上进行管理，缺少创新，与信息化时代档案管理的要求还有一定差距。

二、大数据背景下高职院校档案管理工作的发展策略

(一)提升档案管理现代化理念，创新工作模式

随着现代信息技术的大发展，以互联网为基础的“智慧校园”也在各大高职院校全面推广开来。档案管理工作应借助大数据信息技术促进自身的发展。档案管理工作人员应建立信息化档案管理目标，树立档案管理现代化工作理念，利用大数据信息技术对档案资料和信息数据进行收集、记录和加工，改变原有的档案管理传统模式，以系统化、标准化方式帮助高职院校建立起信息化、数字化的档案管理工作模式。档案管理工作人员还应该合理应用大数据的平台，使高职院校能够发现数据本身的价值，促进学校的发展，为用户提供针对性的服务，提升用户的满意度[2]。

(二)建设大数据背景下档案管理的监管机制

大数据背景下的档案管理工作要实现高质量、信息化、高效化开展，需不断完善档案管理机制，立足档案管理服务教育教学工作。学校应设立专门的档案管理部门，优化档案管理人才结构，健全档案管理制度，以学校、学院、系部“三级”管理模式，加强档案监管工作，以制度化建设，明确相关流程，全面构建档案工作的标准化、规范化，积极推进档案管理工作有序开展。同时，学校要加大对档案设施设备的资金投入，配全配齐设施设备，以现代化的档案管理服务理念，收集在大数据时代背景下反映学校教学状况、资源利用、科学研究等方面情况的信息，提高档案的利用率，并发现信息背后的价值，促进学校的发展[3]。

(三)配齐专业化档案管理人员

档案信息资源的开发与利用，除了要有先进的仪器设备，更重要的是要有档案管理专业人才的高效管理与应用。档案管理工作要想顺应时代发展需求，必须注重档案管理专业人才的培养，配备、配齐专业的档案管理队伍，注入新鲜的血液，让更多年轻的、具有大数据素养的档案管理类和操作类人才充实到档案管理团队中，并建立健全档案管理技能和素质发展体系，为他们提供各种专业化的技能训练和学习培训发展的机会，在大数据背景下不断提升他们的数字化水平、信息化能力和大数据技能[4]。同时，学校应做好档案管理人才的梯队式建设，将老的有工作经验的档案管理人员与新的具有专业大数据素养的年轻专业化管理人才整合起来，新老交替，通过专业培训、专业讲座、专业研讨等方式实现梯队式发展，在确保档案管理队伍稳定性的同时，努力打造一支高素质、专业化的档案管理人才队伍，积极推进档案管理工作持续、稳定、健康地发展。

(四)融合大数据技术，加快档案信息化建设进程

在大数据的背景下，高职院校应该加强档案信息化建设的进程，将互联网技术、大数据信息技术融入到高职院校档案管理工作之中，构建档案资源库、模块化的电子档案数据体系，通过系统建设构建高职院校档案管理工作的信息掌控平台，做好与各部门的沟通、交流，加强档案信息的收集、整理与归档；通过科学、合理地整合与共享互联网的档案信息资源，充分发挥电子档案的作用，依托大数据技术挖掘电子档案内在的数据价值，对档案信息进行智能分类、搜索和查询，合理、高效地利用档案信息，使档案管理向着数据分析的方向不断发展。科学地使用信息化技术和计算机分析技术，能使学校获得有利于发展的信息和知识[5]。

三、结束语

在大数据的时代背景下，社会诸多领域都发生了巨大变化。大数据管理理念的提出对高职院校档案管理工作提出了新的要求。只有采取不断创新的思维方式，以大数据技术为依托，优化档案管理人才结构，注重档案管理人才的培养，健全档案管理工作机制，充分发挥大数据信息技术的巨大优势，才能借助大数据技术平台与电子档案管理体系提升档案管理水平。