新时代下高校档案管理的困境与改革路径探析

单位林西县教育局

1 新时代下高校档案管理存在的困境

高校的档案管理工作主要包括高校人事档案、教学档案、科研档案、校史档案等几大部分，通常以纸质、电子、照片胶片、录音录像等形式为载体保存，是高校各项工作的有效记录，也是服务师生、校友和社会的重要方式。随着现代化信息技术在各行各业的普及应用，高校档案也在慢慢由传统管理方式向互联网、信息化管理方式转变。当前中国进入中国特色社会主义新时代，更加注重人才培养与高校建设，高校档案管理面对新时代的要求仍有一些发展困境亟待解决。

1.1 档案信息利用率低

高校档案管理的目的在于有效的利用档案的价值，除了本身所具有的事实记录可供查阅之外，高校档案中还蕴藏着丰富的精神资源和人文财富。比如，学生党员等各类优秀学生的个人档案对于高校进行思想政治教育工作有极大的帮助，高校可以积极发挥党员的模范带头作用，推进高校的思想政治教育工作和对外宣传工作。据有关学者调查发现，高校档案资源中最常被利用的往往是教学档案，主要包括学生成绩单、学位证明等，这与当下用人单位对于毕业生的要求有关；其次为财会和党群类档案利用较多，而科研和外事类档案利用率普遍较低。这说明，当前高校的档案信息利用率较低，且分布不均匀，尤其在学术研究等方面有深的可挖掘性和很大的提升空间。

1.2 档案管理技术滞后

信息时代数据更新非常之快，数字档案越来越受欢迎，它将资源数字化加工后，运用计算机软件对档案信息进行管理，并运用网络工具对用户提供服务。高校在建立数字档案之初，开发信息录入、检索、整合等工具，实现了由传统纸质档案到数字信息化的进步。然而，很多高校存在管理技术滞后，不能及时跟上信息的更新速度，导致很多档案信息陈旧甚至不准确的现象依然存在。当用户再次检索查询时，出现数字档案信息不全面、不准确的情况，往往也无法找到最原始的纸质数据，无法满足用户对最新数据的需求，这就大大降低了数字档案的利用价值，失去了它应有的优点。

1.3 档案机构功能局限

目前大部分高校的档案机构工作内容主要以“保存、管理、查询”等基础业务为主，这与用户主体的需求和当下高校档案管理体制有关。《高等学校档案管理办法》中提到，“利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能”。在实际工作中，大部分的高校档案机构并未能实现这些功能。加之当前高校的档案机构基本被定性为学校的辅助业务部门，同时还受到一些因素的制约，比如档案保密限制，由于档案本身涉及到用户个人的权利隐私，有些甚至是高校乃至国家级别的文件，因此对其进行严格的保密管理成为制约档案机构功能开发的一大阻碍。高校通常选择保守管理，宁愿舍弃功能延伸，也要保障档案安全。

2 新时代下高校档案管理改革的路径

新时代下对教育行业的创新发展不断提出更高要求，高校档案管理面临着紧跟新时代步伐、积极发展创新的新挑战。近年来档案信息化建设已经逐步走入各大高校，然而新时代发展不应止步于此，“智慧档案”的提出是当下高校档案管理发展的新突破。智慧档案重在功能的延展，通过资源整合、协同工作、服务互动等，最大化的发挥人的主动性，赋予档案管理人的智慧，达到主动服务、预知需求等更高层次的创新。因此，要符合新时代下新的发展要求，高校档案管理可以从以下几个方面思考。

2.1 轉变档案服务模式

为了更好的服务师生和社会，高校档案管理应从被动服务转向主动服务，扩大功能范围，进行资源整合，简化查询等流程，更高效、便捷地发挥自身作用。首先，在大数据时代背景下，高校可以利用资源联合共享与互联网，加强同有关部门的合作，跨专业、跨领域实现优势互补，结合现代传媒技术，开拓更多平台，扩大档案信息的影响力。其次，注重技术引进与开发。例如，适当运用最新检索工具更新数据库，根据不同用户特征分门别类建立专项索引，并从不同角度和深度增加检索功能。再次，适当简化查阅流程，提高效率。可以在严格把握注册用户身份安全性的前提下，允许已注册的用户只需登录网站即可便捷的查询个人相关档案资料，大大提高效率和档案信息的利用率。

2.2 引进复合型档案人才

新时代高校档案管理对于工作人员的要求已不止于本专业领域的基础技能，同时拥有计算机、互联网专业技术甚至其他各专业专项技能的综合能力人才越来越被需求。高校针对现有的人员应提供充足的学习培训机会，挖掘潜力；另一方面要招贤纳士，广泛吸收优秀的综合素质人才，以此来加快高校档案管理整体水平的提升速度。同时加强职业分工，细化工作内容和专业角度，从决策、管理、开发等多层次区分人才，合理利用专业领域尤为突出的高精尖人才，实现资源利用最大化，更有利于专项人才的培养和提高。同时，高校应争取建立教育基地，开设档案学相关选修课程，甚至增加档案学相关专业招生，为高校档案管理不断走向更加规范化、标准化培育专业人才。