医院采购合同管理的内部控制设计

□ 吴云良 WU Yun-liang 周雪萍 ZHOU Xue-ping

采购合同管理是对采购从洽谈、合同订立、履行、变更到终止整个过程实施管理和控制，包括合同印章管理、合同纠纷处理以及合同归档管理等[1]，任何环节出现缺失或不到位都可能产生合同风险，给单位带来经济损失。采购合同管理作为内部控制业务层面的重要内容，其目标是保证医院经济活动合法合规、防范错误与舞弊，提高服务效率与效果，从而使医院运行有效开展。由于医院经济活动的复杂性，采购合同管理存在较多问题，给医院带来较大风险。随着医院采购合同的增多，如何加强采购合同管理内部控制设计、防范合同风险成为医院管理层需要思考的重要课题。

浙江省A医院是一家三甲综合性医院，2016年成立了由医院主要负责人任组长的内部控制建设领导小组，全面梳理了医院采购合同管理内部控制建设情况，分析存在的风险点，并按照内部控制要求进行优化，重新构建了采购合同管理内部控制体系，取得了一定的效果。

采购合同管理要求

为进一步提高行政事业单位内部管理水平，规范内部控制，政府部门出台了一系列文件。2012财政部印发了《行政事业单位内部控制规范(试行)》(财会〔2012〕21号)，2015年财政部印发了《关于全面推进行政事业单位内部控制建设的指导意见》(财会〔2015〕24号)，2016年国家卫生计生委财务司印发了《关于开展行政事业单位内部控制基础性评价工作的通知》(国卫财务预便函〔2016〕446号)。这些文件要求单位建立健全内部控制体系，逐步建成与国家治理体系和治理能力现代化相适应的、权责一致、制衡有效、运行顺畅、执行有力、管理科学的内部控制体系[2]。

作为内部控制业务层面的采购合同管理体系，上述文件对其建设提出明确要求，包括健全采购合同内部管理制度、完善采购合同订立体系、积极监控采购合同履行情况、严格执行采购合同价款结算及账务处理、加强采购合同登记、统计、分类和归档管理、建立采购合同纠纷协调机制等。

医院原采购合同管理流程及风险分析

1.原采购合同管理流程。浙江省A医院原采购合同管理流程为先由经办人进行合同调查、合同谈判或经过招投标后，拟定合同文本，经合同审核人对合同主要条款进行审核，再经职能科室负责人、分管院领导签字确认，如采购金额大于20万元，再经院长签字，最后由院办盖章。合同签订后由经办部门执行，合同执行后交由财务部门付款，发生纠纷协商进行合同变更或解除，无法达成一致则报告分管院领导后进行仲裁或调解。

在浙江省A医院原采购合同管理流程中，采购业务部门较多，如采购处负责药品医用耗材的采购，国有资产处负责后勤物资设备的采购，综合服务处负责外包服务的采购等，各个部门完成招投标流程后都是各自负责合同订立、审批、盖章、执行、归档等。签订合同过程中，仅由经办部门审核，缺少严格的审核机制和合理设置审核岗位导致未依据中标通知和招标文件的内容与供应商签订合同的情况时有发生。近年来医院经济合同数量不断增多，采购合同的履行主要由经办部门负责执行监督，监管存在明显不足。由于签订合同时没有财务部门的参与，部分合同结算条款规定签订合同后一两周内付款，未规定对方需履行一定义务后付款，具有一定的风险。在合同归档环节，没有对合同履行情况进行分析，医院管理层无法全面了解医院采购合同签订、履行等情况。

2.风险点分析。浙江省A医院有一套较为合理的采购合同管理流程，设置了相关的工作岗位和职责，具有一定科学性和合理性，对防范合同风险具有一定的作用。然而在采购合同签订过程中，由经办人员、相关职能部门负责人、分管院领导逐级对合同文本进行审核，但没有法务部门、财务部门的联签或参与，合同中出现付款条款难以执行的情况时有发生。由于缺乏统一的采购合同管理统办部门，各部门各自负责经办医疗设备及相关采购合同的签订、管理和归档，在一定程度上不利于形成有效监督管理机制。具体到流程的每个环节，以下问题时有发生：

2.1 合同订立。经过谈判、招标采购流程后，签订有效的合同是保证医院经济利益的重要手段。签订合同过程中，经办人未严格按照招标文件相关内容(或谈判内容)拟定合同，而又缺少严格的审核机制导致未依据中标通知和招标文件的内容与供应商签订合同的情况时有发生。另外还存在以医院名义签订合同，但合同加盖的是医院部门章；未及时按照法律规定期限内签订合同或存在先执行后补签合同，存在空档期；合同个别条款设置不合理，无法按合同条款执行；合同条款前后不一致；没有明确合同的生效时间，未约定服务期限。这些情况一旦出现纠纷、诉讼，医院将面临较大风险。

2.2 合同履行。合同签订后，合同执行就是合同管理的关键环节。合同执行是指按照合同约定的权利义务按时保质保量完成，包括按合同约定时间收取履约保证金，按合同约定的付款进度付款，按合同期限执行合同等。然而部分合同执行过程中存在迟交、未交履约保证金的情况，未按合同规定时间完成合同义务、存在超期执行合同的情况，在合同执行环境发生变化的情况下合同双方没有及时修订合同而不按照原合同执行，这些情况的发生都不利于合理保证医院经济利益。另外，近年来医院经济合同数量不断增多，合同履行方面的监管存在明显不足，无法对所有经济合同履行情况实时跟踪，没有对合同履行不当进行及时纠偏，减少医院利益损失。

2.3 价款结算。价款结算是合同条款中重要内容，合理的结算条款有利于保障单位经济利益。在价款结算过程中，延迟或未按合同要求收取质保金时有发生，无法合理保证医院经济利益。也存在因签字流程或由于经办人缺乏合同价款结算时间观念未按合同规定付款，导致医院信誉受损。部分合同中结算条款要求签订合同后极短时间内付款，没有考虑实务工作流程实际而难以执行，一旦发生纠纷将给医院带来损失，或者导致审计风险。

2.4 档案管理。合同档案是记载合同履行情况的文字资料，合同档案管理也是合同管理的重要组成部分，是医院为维护自身的合法权益而采取的必要手段。通过对合同的档案管理，可以完整保存与合同相关的证据材料，如果一旦发生纠纷，可以及时运用档案记载的内容，依法维护单位的权益，因此合同档案管理也是非常重要的工作内容。浙江省A医院合同档案经院办盖章编号后，由各部门自行保管，合同遗失风险较大，同时不利于合同期管理。也没有设立专门的部门对采购合同履行情况进行分析，不利于对合同执行进行事中、事后的监督。

2.5 合同纠纷协调。因各种原因导致合同无法有效执行的合同纠纷时有发生。然而对于合同纠纷处理缺乏完善的合同纠纷协调机制，在实务工作中合同纠纷处理具有一定的随意性，甚至处理过程中出现损失医院经济利益的情况，对纠纷的发生没有进行详细的原因分析，没有追究相关责任人责任。

医院采购合同内部控制措施

浙江省A医院针对原采购合同组织管理体系不健全，没有统一的采购合同归口管理科室，经济合同签订不严谨，合同执行缺乏有效监督，未对合同档案进行有效管理以及缺乏合同纠纷协调机制等问题，按照风险矩阵和成本效益原则采取了一系列的措施。

1.健全采购合同内部管理制度。健全的采购合同内部管理制度是合同管理的重要保障[3]。首先，采购合同内部管理制度对采购合同签订范围及金额进行了界定，应签尽签，合理保障医院经济利益。其次，对采购合同签订流程进行明确，按照合同相关法规要求及时签订合同。同时按照“不相容岗位相互分离”和授权审批原则，明确了相关合同签订的岗位职责、合同的授权审批和签署权限，严禁未经授权擅自以单位名义对外签订合同。加强采购预算管理，严禁无预算的采购。通过健全制度，保证了采购合同管理有据可依。

2.完善采购合同订立体系。浙江省A医院指定党政综合办公室为采购合同归口管理部门，对合同进行统一管理，在合同管理环节各部门各岗位各司其职，实现从合同签订、执行到归档的全过程管理。进行部门职责重新分工，将采购业务全部归到采购处，建立大采购部门。采购合同签订首先由采购部门根据招标文件或谈判结果草拟合同，在采购部门进行适当分工，设立合同草拟人与核对人，确保合同与招标文件或谈判结果相一致。合同草拟完成后分别交给财务、法务、审计等部门进行联签，必要时聘请外部专家参与相关工作。财务部门对合同资金收付条款进行审核，法务部门对合同的合法性进行审核，审计部门对合同的合法性、合规性进行复核，然后根据管理权限分别交主管领导或主要领导签字，最后由党政综合办公室盖章并产生合同编号，记录合同执行期。实行合同联签将有利于防范采购合同签订过程中出现的漏洞，减少因合同签订不严谨而产生的风险。

3.积极监控采购合同履行情况。采购合同执行环节除有采购部门跟踪外，还应有相应的监督部门，包括验收部门、审计部门，防范合同执行打折扣，未按合同条款执行合同。浙江省A医院实行采购执行与验收的有效分离，如医疗设备采购由采购处完成，验收由医学工程处负责。同时建立了立体的监督体系，除了有纪检部门以及内审部门的监督，还要接受省委派财务总监的监督。在合同履行过程中，因对方或单位自身原因导致可能无法按时履行的，及时采取应对措施。同时建立了合同履行监督审查制度，对合同履行中签订补充合同，或变更、解除合同等都要严格进行审查。通过合同执行的有效监督，有利于保障合同的按时保质保量执行。

4.严格执行采购合同价款结算。在付款环节，由业务部门将采购合同等材料联同发票提交财务部门，财务部门按照合同条款进行逐项核对，重点关注付款条件与付款期限，根据合同履行情况办理价款结算。开发合同管理信息系统，对接财务核算系统，形成付款信息的互联互通，系统自动检查付款金额与付款期限是否与采购合同约定相符。未按照合同条款履约的，财务部门会及时与经办部门有关负责人联系，必要时可报告单位负责人。

5.加强采购合同档案管理。作为合同归口管理部门，党政综合办公室应加强采购合同档案管理。合同执行完毕后，加强对合同登记管理，定期对合同履行进行分析，详细记录合同的订立、履行以及变更情况，实行对合同的全过程管理，对应执行未执行或执行不到位的合同上报相应主管领导，对重大合同执行不到位直接上报主要领导。同时，加强合同信息安全保密工作，以防泄漏医院商业秘密。

6.建立采购合同纠纷协调机制。在合同签订时，对纠纷解决方式进行规定。发生纠纷时，按合同约定及时选择仲裁或诉讼方式解决。设立合同纠纷处理归口法务部门，对于合同纠纷经协商无法解决的，及时交由法务部门进行处理，对方违约应追究相应责任。通过建立采购合同纠纷协调机制，有利于保障单位经济利益，避免合同纠纷扩大或因对方违约而不及时追责。

7.加强采购合同管理信息化建设。有效的信息系统不仅有利于提高工作效率，而且可以把工作流程固化到信息系统中，防范错误，保证工作执行到位。医院开发一套合同管理信息系统，并与医院HIS互联互通。从合同的签订开始，实现经济合同的线上联签，合同执行的每个关键内容都要在信息系统展现，并记录执行情况，采购合同任何一个环节不到位，将无法进行下一环节，实现信息自动控制，杜绝手工管理的随意性。

结语

加强采购合同管理是强化医院业务层面内部控制建设的重要内容，是一项长期系统性的工程。从2016年起浙江省A医院按照国家和省市相关部门的具体要求，以问题为导向，长期致力于采购合同管理内部控制体系的建立、实施和不断完善，力求做到满足内部控制建设的需求和细化要求，使采购合同管理能够朝着程序化、流程化和规范化方向发展，从源头上规范了医院采购合同管理业务流程，有效地预防了潜在的合同风险。通过全员参与，对采购合同管理制度和风险防范方面查缺补漏，采购合同管理内部控制建设的理念持续深化。

采购合同管理内部控制是根据具体环境来设计，不同的单位或同一单位在不同时期采用的采购合同管理模式具有不同特点，因此不同单位采购合同管理内部控制体系不能完全照搬。同时内部控制与员工长期形成的习惯可能有一定的冲突，用内部控制制度来规范自身行为的自觉性也是一个循序渐进的过程。此外内部控制建设受制于成本效益原则，以及环境变化使原内部控制设计失效，因此采购合同管理内部控制建设需要不断完善与修正。