事业单位新聘人员人事档案管理工作分析

黄隽

（吉林省第六地质探矿工程大队，吉林 延吉 133401）

目前我国经济发展取得了较大突破，事业单位内部也在进行深化改革。与此同时，我国科学技术发展迅速，信息技术在很多行业和领域都得到了广泛应用，并取得了不错成效。对于事业单位人事档案管理工作而言，可以将先进技术应用其中，提升档案管理工作的规范性，同时也有助于提升事业单位整体管理效率。

一、事业单位人事档案的重要性

从最初的招聘开始，到后续的培训、绩效的记录、薪酬的统计、劳动关系的确定等，甚至包括其他各个细小环节，都要记录在人事档案中，干部人事档案能够彻底反映出这名干部的基本信息和成长历程，具有极强的参考价值。当干部的信息出现异议和问题时，最基本的参考依据就是这份具有历史性和真实性的干部人事档案。

二、事业单位新聘人员人事档案管理现状

当前的社会没有对人事档案给予足够的重视，而档案管理工作的开展也没有跟上社会发展的步伐。这主要反映在接收新聘用的人事档案和审查人事档案的过程中，主要体现在以下三个方面：第一，档案完整度不够。收集档案是档案管理工作的起点和基础，但是档案收集工作也是档案管理的难点所在。一方面，职员入职时自身提供的档案有所缺失。另一方面，存在档案管理工作人员收集档案不及时的情况。随着档案资料的种类和数量日益增加，大量电子资料的收集整理也增加了档案管理的难度，更加难以确保档案完整度。同时，当下档案管理工作中常有权职划分不清的情况。一些具有工作经验的新聘用人员存在人档分离的状况，在处理档案管理工作时互相推脱；他们无法掌控自己档案，造成档案缺少，影响档案的完整度。第二，档案信息缺失。人事档案应包括员工的个人情况以及道德、能力、勤奋、业绩等情况，并应反映其整体面貌。新聘人员缺少的档案信息集中在身份证明材料、工作经验材料等部分，如劳动合同等。由于大多数档案管理人员对收集、整理、装订等业务不够熟悉，易造成部分档案信息缺失。第三，档案造假。由于人才流动的加剧，一些单位和大学的相关部门忽略了保密原则，允许流动人员和毕业生携带自己的档案，为造假提供了方便，导致某些人员会为满足招聘要求而虚假陈述，这主要集中在伪造的劳动合同和工作经验材料上。

三、事业单位新聘人员人事档案管理存在的不足

（一）事业单位缺乏专业的档案管理人员管理制度

很多事业单位的人才都不是专科出生，而是结合事业单位所需人才，选拔最合适的人才进入部门，开展相关工作。但从档案管理人员的履历信息可以发现，很多档案管理人员均属于非专业人员。经过相应的岗前培训，可提升档案管理人员对自身工作的流程，可促使档案管理人员逐步增强自己的能力，逐步胜任现有工作。但是，因为非专科出身，无法深入了解档案管理工作每一个环节的实际需求，在人事档案初期审查、档案整理、档案登记以及档案保存等多个环节中，工作不够严谨细致，导致档案内容出现一定差错，继而影响人事档案的实际管理效果。再者，事业单位缺乏相应的档案管理部门、档案管理人员以及档案管理部门，所以初期档案录入期间缺乏相应的档案检查、核对过程，导致相关档案资料出现内容不实、内容造假等多个问题。再者，档案审查、核对等前期环节比较繁琐，而档案整理工作中的分类、归档以及存放也是一门学问。档案管理人员往往要同时面对大量人事档案资料，然后思考如何进行归档、分类、排列以及摆放等工作。若能灵活运用信息化管理手段，无疑可改进这一情况，但因为事业单位缺乏专业的人事档案管理、监管人才，所以无法有效解决这些问题，无法提升人事档案归档、分类、排列以及摆放等工作的效率。

（二）信息化建设不足

当前信息技术在很多行业都得到了广泛应用，而部分事业单位人事档案管理人员并未充分意识到先进技术的优越性，依然沿用传统人事档案管理办法，工作效率低下，容易造成档案数据丢失。除此之外，领导人员没有加大资金投入力度，在信息化工作方面的力度不大，采用人工管理的方式来应对海量人事档案，也是导致人事档案管理工作质量难以得到提升的原因之一。

（三）领导和工作人员档案管理意识淡薄

例如：丢失部分员工的人事档案部分材料；没有及时传递人事档案，员工已经调离，人事档案却没有根据相关规定传递到员工工作的新单位；人事档案管理方式落后，大部分还依靠手工查找，没有专业的管理档案软件，即便安装了使用率也不高；管理档案时效观念不强，没有及时收集人事档案资料；人事档案信息化管理水平跟不上，对管理人事档案的系统缺乏操作能力。

四、事业单位新聘人员人事档案管理优化策略

（一）完善机关事业单位人事档案管理制度

为了促进事业单位工作的运营以及对于人才的认识与了解，提高事业单位的经营效率，打造事业单位优良的工作作风，对于事业单位人事档案管理的改革迫在眉睫。现如今各个事业单位中并未良好的建立关于人事档案管理制度，无论从人员还是从规章制度方面都没有明确的方向，为了能够更好地发挥人事档案管理的作用，应当尽快完善事业单位人事档案管理的制度。没有规矩，不成方圆，应当不断建立健全机关事业单位人事档案管理机制与规章制度，结合事业单位的具体情况，初定“初稿”并应用于实践当中，从实践当中寻找问题，最后确定适合事业单位适合的人事档案管理的规章制度，帮助在之后的工作中实现工作效率的提高。事业的发展离不开人，人才队伍的建设对于未来事业单位的发展有着重要的影响，事业单位应该不断提高员工的思想素养，定期开展业务培训，加强员工的专业性学习，并且明晰工作内容与工作责任，做到“事有专人”，每一件事情都能够找得到人，不断加强总体队伍的发展与培养，建设一批高素养，有信念，有思想的人事档案管理专业人才。

（二）加快人事档案信息化建设

近些年，我国科学技术发展迅速，信息技术在很多行业和领域都得到了广泛应用，并取得了不错成效，信息技术的推广和使用，为事业单位人事档案管理工作指明了新的发展方向。在档案管理工作开展过程中，工作人员需要意识到先进技术的优越性，严格遵循“互联网+”的要求。首先，在信息技术的作用下，数据信息的保存方式、数据的收集方式都发生了较大变化，事业单位也要将传统的纸质档案管理模式，转变为电子档案管理模式，可以根据实际情况建立信息化的管理平台，在建设过程中，要遵循国家法律的有关要求；其次，要进一步提升人事档案信息化管理平台的功能性，要涵盖档案收集、档案整理、档案归类、档案查阅、档案传输等各方面信息，在信息化平台的作用下，事业单位内部各部门能够加强交流，提升信息共享的时效性；最后，在复杂的网络环境下，还要确保人事档案信息化管理的安全性，要营造良好的网络环境，具体可以从硬件和软件这两个部分进行。从硬件角度来看，事业单位需要加大资金投入力度，完善基础设施建设，配备专业化的计算机和服务器，定期对硬件设备进行维护和保养，确保其功能性符合工作要求；从软件的角度来看，档案管理人员要具备熟练的软件操作能力，避免因自身能力问题而导致档案数据丢失。

（三）建立科学的人才培育计划

事业单位的人事档案管理工作所涉及的内容较多，相关单位要做好工作针对性管理，可以聘请专业的、有能力、有活力的技术人员参与人事档案创新制度管理工作，并改善管理制度，让管理制度具有现代化和创新特点。此外，要做好专业人才的教育和培训，建议从专业技术和职业道德等方面进行总体的教育培训，内部首先要建立完善的晋升机制，让所有的工作人员能够放松身心，投入到具体的工作活动中；此外要意识到具体的人事档案管理机制的问题和不足，并选用诚实守信、有工作责任心的人员担任要职，在此基础上强调工作素养和职业道德，最终保证人事档案的记录真实没有虚假，为事业单位的科学建设提供真实可信的信息资料。

（四）构建完善科学的档案管理模式

在这个阶段，应将人事档案与个人信用制度有机结合起来，并将其作为人事档案管理工作过程中重要的组成部分，以就职历史、工作能力、信用记录作为人员档案的主要内容，并不断完善和优化档案管理体系。因此，有必要大力改革事业单位人事档案管理制度，将新时期的发展要求融入公共机构的人事档案管理的工作思考，推进事业单位人事档案管理机制改革。为了提高事业单位人事档案管理工作的有效性，政府机关事业单位应建立专业的人事档案管理部门，并把重心放在人事档案的内容、标准和范围上，明确规定部门工作人员的职权和义务等。应对人事档案管理中的各项要求做出明确规定，同时对人事档案管理工作中管理人员的工作流程、结果、方法、标准等做出明确规定，以确保其具有明确的方法和目标。

五、结束语

人事档案是事业单位非常重要的资料之一，也是进行人事管理活动的主要依据。人事档案可在政府相关部门培养、选取、使用人才等多个方面发挥至关重要的作用，也是政府内部管理的主要内容，更是对内部人才管理的有效手段与有效依据。传统管理存在一定缺陷，积极应用信息化手段可有效改进人事档案管理的实际水平，有效弥补人事档案管理工作中存在的缺陷，促进事业单位进一步发展。