人事档案信息数字化管理面临的问题与对策

摘 要：人事档案是企业重要的档案资料，可以为企业人力资源管理和挖掘人力资源价值提供参考。信息化背景下，数字化信息技术被广泛应用到人事档案管理当中，改变了档案载体，增加了人事档案搜索便捷性，提升了企业的档案管理质量，但是数字信息化技术应用到档案管理中也呈现出一定的弊端，人事档案载体容易损坏，个人隐私信息容易泄露，人事档案信息管理人员素养不足，缺乏对人事档案工作的评估标准等问题也比较突出，因此，应该进一步探索信息化时代背景下人事档案信息数字化管理策略，提高人事档案管理质量。

关键词：人事档案;数字化管理;问题;对策

一、人事档案信息数字化管理的现状

当前信息化已经成为时代发展趋势，大数据、人工智能、云计算以及5G技术被广泛应用到社会各行各业当中，传统行业都在推动“互联网+”的转型。人事档案工作作为企业日常管理的重要组成部分，也在不断推动数字信息化的建设进程。当前，大部分企业的人事档案工作都已经转化为线上模式，人事档案数字信息化建设改变了传统的人事管理工作内容和模式。以前的人事档案都是由入职者本人填写，然后进行整理、归档，当前人事档案多由人力资源管理部门或者档案管理部门进行信息的收集、录入、整理、保存等。以前的人事档案比较难查找，而现在借助信息化数字技术，通过关键字的查找就可以快速查找到需要的人事档案，省时省力，因此，人事档案数字信息化既符合社会发展趋势，也符合档案管理工作的需求。目前，数字信息化主导下的档案管理模式已经成为档案工作的主要管理模式。

二、人事档案信息数字化管理面临的问题

1.容易发生数据丢失或者损坏

人事档案管理工作是企业重要的管理工作，与企业的报税、保险缴纳以及企业的工资核算、人事调动具有多方面的联系，在传统的人事档案管理模式下，纸质成为人事档案管理信息存储的重要载体，而在信息化时代背景下改变了信息储存的方式，人事档案管理主要存储在电脑硬盘或者移动U盘或光盘当中，人事档案管理的储存方式发生了较大改变。由于U盘或者光盘存储介质容易受到温度、磨损等影响发生损坏，因此容易导致人事档案管理重要数据信息丢失，这样不仅影响企业信息资源的完整性，也容易增加企业管理的困难，特别是现在市场上存储介质类型多样，质量参差不齐，都容易增加人事档案信息存储的不稳定性，导致在存储过程中数据档案信息的丢失，给企业的人事档案管理工作带来了挑战。

2.计算机软件更新速度较快

信息化的不断发展刺激了信息软件供应商的繁荣，越来越多软件供应商开始针对企业的管理功能进行细化，并且有针对性地开发各类人事档案管理软件，这样不仅增加了人事档案管理工作的专业性，还可以促进信息共享，打破了传统信息孤岛的情况，有助于增强人事档案信息的准确性。很多企业会借助相关的应用软件来实现人事档案管理的专业化和便捷化。由于软件供应商市场竞争的不断加剧，软件更新换代较快，功能越来越完善，但是很多软件之间并不能兼容，或者软件在升级过程中容易造成原来数据损坏或者某些功能不能正常应用，甚至计算机硬件与软件出现了不能匹配的问题，不仅影响了计算机运行速度，还容易导致原有档案信息不能显示或者需要下载更多的其他软件进行展示，这样与人事档案管理软件的功能出现相悖性，因此这也是人事档案数字信息化管理次序要面对的问题。

3.人事档案信息容易泄密

人事档案工作不仅关系到企业的管理工作质量，也涉及员工的个人隐私，员工档案信息上一般包括家庭住址、身份证号、手机号等重要信息，个人信息泄露容易被用作其他违反个人意愿的一些操作，因此，数字信息化下的档案信息管理安全也成为档案管理工作应该面对的问题。通过对人事档案管理信息泄露原因进行调查发现，信息泄露主要原因：一是电脑中存在病毒或者密码、信息安全等级较低，被黑客攻击，从而导致人事档案信息的泄露，另外一方面是人事档案管理人员将人事档案信息传递给相关部门或者人员时或进行一些公示时，由于缺乏网络安全信息知识，没有对重要的个人信息进行隐藏或者设置，从而在无意间泄露了企业的人事信息，操作人员没有对人事档案的信息进行及时备份，或者档案管理人员操作不当导致数据信息丢失等，这些问题也是数字化信息背景下人事档案管理中的常见问题。

4.档案管理人员的信息素养较低

传统的档案信息管理人员更侧重对纸质档案进行分类和归档，数字信息化背景下对人事档案管理人员提出了更高的要求，不仅要求档案管理人员具有专业的档案信息管理知识，能够科学地对档案进行整理和归类，还要求档案管理人员具有较高的信息素养，能够满足企业日常管理中对档案管理工作的需求，维护档案信息安全，在人事进行变动时能够对档案信息进行及时更新和完善。但是，当前既具有专业档案管理知识又具有信息素养的专业档案管理人员，仍然不能满足企业的实际需求。虽然近年来，企业也逐渐认识到档案管理人员工作中面临的挑战，并且对档案管理人员进行了较多培训，但是，都不能滿足信息化下档案管理工作需求。

5.人事档案信息出现失真

信息化背景下，人事档案管理工作虽然效率大幅度提升，工作更加便利，但是，对档案信息工作的变化难以辨认，增加了档案信息失真的概率。在传统的档案工作中，档案信息出现更改的痕迹，一般具有明显的修改痕迹，而在当前信息化背景下，档案信息进行修改，没有明显的修改痕迹，容易导致人事档案信息失真。

三、优化人事档案数字信息化管理的策略

1.选择适当的人事档案存储载体

人事档案是企业重要的档案资料，数字信息化背景下改变了传统的档案信息载体，因此在档案储存过程中应该进一步重视载体的选择，在考虑载体时应该考虑其生产厂家，声明使用周期以及内存容量、注意事项等，必要时可以选择多载体组合进行人事档案信息的存储，必要时可以将人事档案资料进行打印以传统方式进行储存，防止因为储存介质选择不当造成人事档案信息损坏，影响企业正常管理或者影响企业正常信息获取等，应该注重档案载体介质的存储条件，尽量不要将档案信息放在靠近火源或者高温的地方，也不能放在湿润潮湿的地方，更不能将档案载体放在易磨损的地方，这样都容易造成人事档案数据丢失。应该将档案存储介质放在专门的办公区域内，注重对档案存储介质的妥善保管，必要时在放置的抽屉或者柜子增加智能锁或者密码锁，防止档案信息存储介质的丢失或者被人盗取等。

2.科学选择电脑操作系统

在选择人事档案的数字化信息系统时应该注重信息系统的稳定性，特别是要注重系统在换代或者升级过程中对档案信息稳定性、可识别性、数据安全性的影响，防止在数据转移过程中造成数据信息的丢失或者损坏，影响数据的完整性。要注重系统的兼容性和稳定性，防止在使用过程中频繁出现卡顿或者蓝屏等情况。再次应该注重使用的操作系统的技术性问题，尽量选择技术完善、漏洞少、安全性较高的系统，防止在使用过程中被其他用户攻击，造成信息泄露。数字化信息系统应该具备仿真安全性、软件基础高，防止在复制或者保存过程中被其他人轻易进行信息数据的获取，造成重要人事数据信息泄露，影响企业管理安全和个人隐私安全，日常注重对电脑系统的维护和保养工作，电脑使用者上下班注重科学关机，减少电脑信息系统的故障概率，特别是现在电脑软件系统越来越多的情况下，应该注重系统的运行环境或者运行条件，促进软件系统和电脑硬件系统的协调性。

3.重视人事档案的安全性

數字信息化档案管理系统具有方便、快捷的优点，但是信息安全是数字信息化背景下应该重视的问题，也是关系到企业发展的重要问题，档案信息泄露就会被其他企业挖墙脚，或者针对企业管理层的行为放大或者抹黑，影响企业的正常管理。因此，人事档案管理部门或者人员应该将信息安全作为档案信息管理工作的重要问题。在当前大环境下，人事档案管理工作越来越复杂，面临的内部和外部影响要素越来越多，首先，企业应该将信息安全作为重要的内容，将其纳入档案管理员的工作职责范围内;其次，企业档案人员在向有关部门分享企业的人事档案信息时，尽量做一个分享记录，以便于在信息发生泄露时能更好发现问题。档案管理的电脑系统或者文件系统设置专属密码，防止被其他人无意间浏览企业的人事档案信息。再次，应该注重传输过程中的档案信息安全。在信息传输过程中对数据信息进行加密，防止被黑客或者其他人员盗取企业档案信息数据。企业档案管理人员要定期对企业的档案管理信息系统使用专门的软件杀毒，及时下载补丁程序，防止电脑内存在病毒或者漏洞，导致电脑信息系统瘫痪或者电脑信息系统数据被其他人获取。定期升级企业电脑信息系统的防火墙，提高等级设置，防止电脑系统被攻击。人事档案管理人员应该根据安全性和共享性辩证统一关系，尽可能参与到安全信息系统建设中，对一些必要的人事信息数据资料进行公开，促进档案信息共享，减少安全隐患。要定期对档案管理部门或者人员展开安全性教育，将信息安全纳入企业文化或者企业发展理念建设当中，将档案信息数据作为长效工作对待，增强档案信息管理的安全性。要定期梳理企业档案管理信息，对一般的人事档案管理信息需要进行日常备份，对一些重要的人事管理档案信息应该推动传统纸质保存的方式，减少信息跨时间或者跨空间访问的可能，增强企业信息安全。人事档案管理信息安全是信息化环境下必然存在的问题，也是信息化背景下人事档案管理工作面临的重要挑战，因此，在人事档案管理信息化过程中，应该不断探索信息安全管理的新路径或者新方法，增强人事档案信息在存储，传输或者保存过程中的安全性，在此前提下增强人事档案管理工作的便捷性，提升档案信息管理工作的质量。

4.提升档案管理人员的综合素养

数字化信息背景下人事档案工作面临新的挑战，因此对人事档案管理人员提出了新要求，人事档案管理人员应该具备基本的人事档案管理知识，能够识别、整理和归类企业重要的人事档案信息，并且能够根据部门需求进行档案信息资料的查找等工作，还要求档案管理人员具有信息素养，能够具备基本的信息系统操作知识，将企业的人事档案信息资料转化为数据资料，还能够利用档案信息的相关软件进行人事档案管理信息的归类和整理;其次，应该对人事档案信息进行定期备份，增强信息安全意识，因此要注重对人事档案管理人员进行技能培训，促进档案管理人员整体的素质提升。要推动档案管理人员转型，使他们由具备基本的档案管理信息知识逐步向具备档案信息安全、计算机基础知识、档案管理标准化等多方面的知识，由单一技能型人才向复合型人才转变;再次，应该注重对人事档案管理人员的门槛设置，提高人员招聘要求，对其档案管理专业知识、人事电子档案信息化建设、信息安全等多方面知识进行考察，使招聘的人员能够满足人事档案管理的基本需求。增强人事档案管理员自我提升的内动力和外动力，制定明确的人事档案管理人员工作内容，不断对工作内容进行更新和完善，激发人事档案管理人员的危机意识。再次应该注重对档案管理人员的绩效考核或者部门技能考核等，将考核结果与企业的激励措施联系起来，激发档案管理人员提升的外部动力，从而促进档案管理人员的提升。应该将档案管理人员的职业精神纳入考核范畴，增强档案管理人员的敬业、负责精神，防止人事档案管理人员因为操作不当造成人事档案信息数据丢失或者造成人事档案信息泄露等问题。

5.加强预防，减少数据失真

信息化背景下增加了人事档案数据信息的失真性。在浏览过程中无意修改了企业的人事档案信息数据，或者在将人事档案信息传给他人的过程中也容易被篡改，增加了信息识别的难度，因此应该加强预防，减少档案数据信息的失真性。首先，应该定期对档案管理信息数据进行整理，尽量按照某些规律进行档案信息数据排序，例如：利用人员名字或者利用人员出生日期或者入职时间进行档案信息错误的查找或者变动，及时发现档案信息中的错误，减少人事档案信息的失真性。其次，分析其他部门对档案人员的需求，大多数部门需要人事档案信息只是进行获取信息，并不是要修改，可以对档案信息进行保护后再传送，防止人员进行档案信息的误操作。再次，应该设置档案信息系统的访问权限，对每个有权限访问的人设置账号和密码，哪个时间段有哪些人登录系统，进行了哪些操作，一目了然，防止人事档案信息被恶意篡改。人事档案管理人员在日常录入档案信息时应该本着负责、认真的工作精神，在人事档案信息录入完毕要检查和审核，通过设定条件，是否能找到相应的人事信息，是否与人事的基本资料一致，排除信息录入错误的可能。在日常工作中不定期对档案数据信息进行浏览或者检查，查找人事档案数据的真实性，总结查找人事档案数据信息失真性的查找办法，从而增强人事档案信息的真实性，能够为员工或者其他部门提供真实可靠的人事档案数据资料。人事档案数据信息的真实性不仅关系到员工的个人发展，也关系到企业能否对现有的人力进行最大程序地开发，增强企业的人力资源价值等方面。因此应该注重档案信息数据的真实性检验，为企业提供真实的档案数据信息参考。

四、总结

人事档案数字信息化建设是信息化时代发展的必然要求，有助于提升档案管理工作质量，增强档案管理效率，但是，人事档案数字化信息建设也面临较多问题。档案存储介质容易损坏，档案管理系统兼容性或者协调性不足，人事档案数据安全性存在风险，档案管理人员素养有限等，因此，应该在档案信息管理工作当中科学选择存储介质和应用系统，提高档案信息安全意识，增强档案信息工作安全性，提升档案管理人员素养，减少档案数据失真，增强人事档案数字信息化建设的功能。

参考文献：

[1]乔灵敏.人事档案信息数字化管理面临的问题与对策探究[J].知识文库，2016

[2]符白云.人事档案信息数字化管理面临的问题与对策[J].佳木斯职业技术学院，2017

[3]黄金勇.人事档案信息数字化管理面临的问题及对策研究[J].人才资源开发，2016

（作者单位：吉林油田公司钻井工艺研究院）

作者简介：卜晶（1976—），女，汉族，吉林九台人，本科，馆员，研究方向：人事档案管理。