浅谈企业人事档案管理中的风险与防范措施

四川省成都市西南油气田分公司页岩气研究院 张静

人力资源管理是企业管理工作的重点，人事档案是人力资源管理的基础，对人事档案的正确管理及合理使用对人力资源管理工作提供合理依据及信息支撑。目前，科技发展及信息化时代的到来给人力资源管理工作也带来了更多的挑战。一个企业要想获得长远发展，人力资源管理工作需要提高整体管理水平，对人事档案的管理工作提出更多、更高的要求。

随着现代社会人才机制的不断变化，人力资源管理对人事档案管理工作的要求也在不断更新与改进，人事档案是记载员工基本信息及履历等内容的重要载体，不仅是人事任用的重要依据，同时对于维护正常的劳动关系、保障员工及用人单位权利起着重要的作用。但随着社会的发展，人事制度改革以及人员流动性不断加大，会导致部分人事档案的缺失或信息不准确。其中不准确，不完善的信息档案以及不正确地使用，可能导致人事管理出现漏洞，给企业和员工带来损失。在此针对人事档案的管理工作中可能出现的风险问题做出分析，并探讨在实际人事档案管理中如何较好地解决问题，防范风险。

一、人事档案管理流程中的风险

（一）人事档案材料内容空大，质量欠佳

现代社会的进步要求人事档案更加全面地反映员工多方面情况，但既往的人事档案材料主要体现的是形式化的一般情况履历、学历等，不能突出体现道德品质、业务能力和技术专长。

1．内容真实度不够

大多原因是大多数档案是由个人填写，由学校和单位人事机构负责审核，由于相关信息证明不足，审核工作量大，人事信息的真实性、准确性不能得到保证，导致个别人因为入学、参工、入伍、晋升出现虚假不实信息问题，严重影响了人事档案的真实性和严肃性。

2．档案的内容填写不完备

基础信息包括履历、学历都不完整，主要原因是在人员升学、学校毕业分配，单位调配调动过程中人事档案转移不及时、不完整造成的，原所在学校、单位未能及时收集补充相关信息，就会造成上文所说的空档、缺档。

3．信息量少

不全面或者档案的内容过于臃肿。从内容上看，对缺点和不良行为的记录没有或很少；除了缺档，有的档案填写内容空泛，个人总结和组织意见多是套话，无法全面、公正的评价和反映一个人的情况。这在一定程度上使得企业在评价员工时出现偏差，影响企业的正常决策和判断[1]。

（二）人事档案的管理流程不规范，导致人事档案丢件、损毁，主要原因有：

1．相关制度缺失或者不完善

一是相关制度不完善，由于档案管理意识薄弱，未深刻认识到档案管理的风险，档案管理相关制度或者流程缺失或制定不完整，档案管理工作无相关制度的制约，随意性较大，导致人事档案管理混乱。特别是现代电子信息技术的大力发展，无相关明确制度，导致电子资料缺少归档，未能有效分类和管理，造成泄露信息或者查阅困难。还有查阅制度的不完善，管理制度未对档案借阅权限予以明确，未对档案利用的不同类别（如阅览，借出，复印，拷贝）的相关审批流程要求予以明确规定或者执行不到位，反复查阅档案的流程中责任没落实到具体人员，不可避免地存在档案资料能够被无关人员接触，或者导致原件受损、遗失、信息资料外泄等风险及困扰。

二是有相关制度，但执行中不规范操作，如档案资料借出未完成审批流程，档案借阅登记表信息填写不全（包括归还时间、归还人、经办人等），或借阅档案很长时间未归还，未见跟踪信息或原因说明信息等，导致档案管理人员无法有效跟踪被借阅的档案资料，借出的资料遗失而未能进行及时处理。

三是管理中还有对时间较长、按照规定非人事档案归档材料未按规定退还或者及时移交文书档案，导致占用人事档案室，影响其他档案的管理。

四是现有的制度没有对电子档案的安全性进行规定，导致电子资料损坏或被无关人员盗用，给企业造成损失，人员信息泄露等问题，没有具体的惩处规定。

2．人事档案资料收集归档不及时，保管不到位

一是由于各企业、单位生产、科研的工作强度大，大家对人事档案工作的重要性了解不够，人事档案不能及时完善或者内容不齐全，归档不及时。

二是由于电子信息化的大力发展，人事档案归档有的选用电子档案归档等各种因素，可能导致人事档案中必要的重要信息没有及时归档。

三是档案特别是电子档案的存放不符合要求，一些客观因素或者人力不可抗拒的意外事件，可能使得原始电子档案丢失、字迹褪色、霉变受潮受损，一些电子档案出现后期无法读取，都将会造成重要信息丢失。部分归档的资料因原件遗失而归档复印件，可能影响资料的真实性及后期使用[2]。

3．档案的交接转移中也存在一些问题

一是社会经济的发展，人员流动已经成为一种常态，在人员流动的同时无法及时调动和管理其人事档案，人事档案有的在人才交流中心，有的还在原单位人事主管部门，有的在个人手中，甚至有造成档案丢失的严重情况。

二是也有不少企业单位在招聘人才时，没有把人事档案及时交由相关职能部门保存，很容易出现档案管理的盲区。以至于后续新的单位不能进行正常人事档案的整理归集补充资料等工作，人事档案得不到严谨的管理，相关的人事管理工作也无法有效地进行开展。

4．人事档案信息电子化过程中造成的管理遗漏

一是人事档案纸质材料历时久远，信息量庞大，人事档案电子化是一项繁重的工作任务。由于档案信息电子化是在计算机录入纸质材料内容，是纯粹的计算机操作，工作量大，管档单位会委托一些外协机构或聘用临时人员有偿进行该项工作，这样就会出现录入操作人员由于对实际工作的不熟悉或者有的临时人员责任心不强，造成录入信息错误、纸质材料丢失或者档案信息泄露的情况。

二是档案信息电子化需要容量庞大的数据库存储，如果没有建立系统安全防火墙，很容易被木马病毒植入侵入，造成档案信息外泄丢失。如果电子人事档案的档案资料没有安全可靠的备份，或被病毒侵入，出现丢失损坏，修补和恢复困难的情况下，会造成无法挽回的损失。

5．当需要查询档案时

由于档案管理不规范，在查阅档案量巨大时，如果没有配备相关的检索工具，就需花费较多的时间和精力检索；由于人事档案电子信息化工作还处于进行中，大部分人事档案并没有完全电子化，不同步的信息化也给档案查询带来一定困难。

二、改进人事档案管理工作，防范风险

针对人事档案管理存在的各类问题，为了防范因此引发的风险，结合当前管理水平与实际，单位可通过提高人事档案的质量、完善人事档案管理制度及优化管理流程等方面进行改进与完善，加强档案管理，以防范风险。所以对人事档案管理工作提出以下几点防范措施。

（一）从三方面着手提高人事档案材料的质量

1．档案工作人员思想及专业素质的提高

人事档案管理工作人员是档案工作的主体，增强人事档案工作质量的首要就是管理人员的合理配备，应当选配政治素质好、专业能力强的党员干部从事人事档案管理工作，严格筛查从业人员能力，强化管理人员的思想意识，要正确认识到档案管理工作的重要性，树立牢固的责任意识，坚守职业道德，严格把住档案信息管理的安全关；要不断提高人事档案管理工作人员的专业素养，以适应人事档案管理日益复杂、逐渐现代化的发展趋势，管理人员不仅要通过不断的学习掌握较高的专业知识，还要拓宽知识面，更新现代科技信息技术知识，提升自身的综合素质，从而提高档案管理水平；档案管理员还要加强风险意识，不断在学习和工作中积累经验，发现工作过程中的问题，提出合理化建议，堵住管理中的漏洞，起到规避风险的积极作用，才能高效优质完成档案管理工作。

2．及时完善人事档案，杜绝虚假信息，确保其真实性

人事档案在流转、收集、补充过程中可能出现信息失真或缺损情况，人事档案管理工作应该充分重视人事档案信息的完整性、准确性。定期对在职人员的人事档案信息进行补充、审核，对于在人员流动、人事变动时新增加的人事档案信息，人力资源管理部门及时传递，确保档案信息完整、真实。人事档案中必要的基本资料必须有，不能无故缺失，比如三龄一历的相关材料证明等，必须从实际出发，实事求是，个人基本信息要与本人情况一致，且清晰明了，不能出现差错。否则一旦发生劳动纠纷，很可能由于在人事档案中某一资料的缺失或者虚假，使企业或者员工的合法权利权益得不到保证。干部人事档案要定期进行审核，在审核中发现的问题应当按照相关规定及时进行整改和处理。涉及干部个人信息重新认定的，应当及时通知干部所在单位和干部本人。档案中要注意到的材料有：人事档案中涉及需要员工签名的文件、资料等，一定要员工本人进行确认签字，不能随意缺失或者代签。

比如：劳动合同、法律文书送达地址确认书，员工手册及各项制度的员工阅读及承诺的签字确认，以及培训记录、奖惩记录等的员工签字。人事档案的时效性。这一点常被很多企业忽略，导致出现了问题后才亡羊补牢，使得企业、员工的权利利益受损。所以要特别注意建档以及签字的时效性，不能过期或者该签不签。

比如：劳动合同的续签订、员工试用期评估和转正办理等。如果在发生法律纠纷时，完整及时的签字材料会成为有效的证据保护企业或者员工的合法权益。做好相应的保密和查阅权限管理，妥善保存及保管等工作。人事档案中涉及的薪资、竞业协议等关乎企业机密的文件，一旦被泄露，直接会导致企业和员工关系不稳定，以及可能损害企业在行业内的利益[3]。

3．入档能全面反映个人素质的档案材料

人才的教育培养、选拔任用、管理监督和评鉴的重要基础是人事档案，所以，能全面反映身体、知识、能力、心理等各方面素质的材料才是高质量的人事档案，特别是个人心理素质（个性、合作与团队精神、创新意识）和能力素质的材料在现代管理学中是需要重点补充的内容，要避免“千人一面”材料入档。

各类材料要完善，不仅是一般履历、干部基本信息审核认定、干部人事档案任前审核登记表、表彰和嘉奖等材料，还要包括政治历史情况审查，领导干部经济责任审计、离任审计的审计结果及整改情况等材料，特别是有违规、违纪、违法、处理、处分类材料以及撤销奖励等必须及时入档。保证入档能反映个人全面素质的档案材料，才能为人事管理工作提供良好的帮助。

（二）将现有的档案管理制度和方式进行有效的完善、改革和创新

随着社会经济的发展，企业从“人治”走向“法治”，健全法制规章，依法依规管理才能促进可持续发展。管理制度必须不断进行改革与完善，以防范管理流程中的风险。所以健全完善各项规章制度，做到工作有制度、操作有程序、流程可控、责任可追。人事档案管理体系的日益完善，才能使企业、个人信息安全得到保障，人才发挥专业价值，企业也得到健康发展。

综上所述，从以下几方面建议对现有的档案管理制度和方式进行有效的改革和创新，提高人事档案管理水平。

（1）建立健全有效的人事档案管理制度，完善管理办法。对一些现有的制度规定、标准流程进行不断的补充完善，并及时制定新的制度、工作流程和工作标准，在实际工作中对规章制度进行持续渐进式的改进，不断优化。建立适应时代要求和本单位实际情况的人事档案管理体制，制定人事档案收集归档补充制度、检查审核制度、交接转递制度、查阅借阅制度等，做到有据可依。为优化人力资源配置、提高事业发展水平起到积极的推动作用。

（2）有了完善的制度，如果执行不到位就是如同虚设，所以还必须抓好规章制度的学习、宣传和贯彻执行，不仅是各级档案管理人员，还包括利用人事档案的人员，明白严格按照规章制度、工作标准、工作流程执行的必要性和重要性，一定要做到章法观念牢固，保证严格按照各项规章制度贯彻落实，做好规范化管理工作，杜绝违规问题发生。

（3）明确各级责任人，各级责任人负有申请、执行、审批、监督的责任，严格要求自己和流程中各级人员，自觉用制度管人、用制度管事，用制度规范工作，各项工作程序化。规章制度制定以后，一定要认真贯彻执行，排除一切人情干扰，坚决按各种制度和规定手续办事，做到用制度规范行为、有法必依、执法必严。对各种利用档案进行造假或谋取私利现象，一经发现，必须严加处理，做到违法必究。

（三）深入开发和利用人事档案信息资源，充分体现现代化技术在人事档案管理工作中的运用

（1）挖掘人事档案信息的价值，深入开发和利用人事档案信息资源。人事档案信息记录了该企业员工既往的履历、业绩等，企业应该积极挖掘人力档案信息的价值，开发并高效利用人事档案信息对人力资源工作顺利展开的积极作用，将人事档案充分运用于录聘用、考核、考察、任免、调配、选人用人、职级晋升、职称评聘、人才引进培养、违规选人用人问题查核及涉嫌违法犯罪的调查取证、案件查办等。当然，人事档案信息不能作为企业用人的唯一标准，但企业在人才利用及人事调配时必须参考人事档案信息，对职员加以充分了解，进而更加科学地配置企业人力资源，提升企业人力资源管理工作水平。

（2）提高对人事档案信息资源的整合，促进人事档案管理工作的现代化、自动化及智能化，进而提升企业人事档案信息管理工作质量及效率。应积极利用现代计算机信息技术来开展人事档案管理工作，提高信息资源的整合，为提升企业人力资源管理工作服务。

一是推动人事档案的信息化建设，健全并完善人事档案信息管理系统，建立档案电子信息库，建立完善的信息并完成管理、利用等。利用现代信息技术将人事档案管理工作更智能信息化，更利于管理、更新及传递。这样一来就能够实现人事档案信息资源的整合，提高资源利用效率。加快信息化建设步伐的同时，要做好信息的保存、备份以及建立相应的系统防火墙等措施，保证信息资源的安全性，防止信息的泄露。

二是加大力度培养人事档案数字化管理人才，加强专业人才的引进以及信息技术培训工作，为信息化发展奠定坚实的基础。着重提高管理人员拥有数字化操作能力与管理能力，确保管理人员具备档案专业知识的能力，也能利用计算机进行档案检索、查询、分析、提取与利用，更好实现人事档案信息资源的整合。

三、结束语

从现在人事档案管理的工作来看，还存在许多管理上的不足，可能引发人事管理的风险，需要在管理工作中不断进行调整并加以完善。

只有不断提高，顺应社会的发展和需求，才能更好地发挥人事档案在人力资源改革中的积极作用，增强企业在市场中的竞争力。