论承包商视角下工程变更费用索赔的障碍分析及对策

尹祥燕

(浙江金邦工程管理咨询有限公司 浙江 绍兴 312000)

1 承包商视角下工程变更费用索赔概述

1.1 工程变更

工程变更可能发生在建设过程中的任何阶段,是项目中难以避免的一项主要问题,在实际执行过程中可能因外部影响因素而导致主体发生变化,承包商如处理不当或索赔不及时则会使得费用支出增大,降低了整体效益。工程变更主要是指建设过程中出现的变更问题,包括设计、材料、人员、设备等方面,合同中如未能明确增减变化内容,则可能最终出现相应的问题。工程变更是指按照合同约定的程序,改变招标文件中的原设计,由业主提出调整标准以及工期合同内容;由施工提出调整施工方法、作业顺序、材料应用等方面;由监理提出施工工艺、施工顺序等变更,从而协调和完成工程目标控制,对进行的调整;因此不可预见因素进行调整,导致工程建设过程中发生变化,为此要结合实际修正和补充[1]。

1.2 变更费用

索赔通常指合同中某一方不履行规定条件,导致承包商的利益受损,为此要通过这一方式进行完善,合理提出在规定范围内的补偿要求,从而保障最终项目建设的综合效益。合同索赔由多个约束文件组成;施工索赔则包括人为障碍、额外检查、包商违约等因素,是一种附加的费用支付,因此在实际施工中,必须要对变更与索赔处理加大关注,提高工程建设效益。工程变更费用是指承包商在建设工程施工过程中,根据建设需求与规定进行的各类调整,索赔则是对此此变更的补偿,要求结合法律法规执行,建设中变更提出后需要进行识别、审查,理清工程变更与费用索赔的定义,对比原合同的约定提出必要的补偿。

2 承包商视角下工程变更费用索赔的原则

2.1 主动且适度原则

索赔是一种经济补偿行为,如出现变更费用则需要花费大量时间仲裁和诉讼费用,承包商首先要有索赔意识,把索赔费用当成项目管理活动,避免增加合同义务外的工作和成本,易造成双方关系恶劣,因此不可一味的向业主提出索赔要求,运用诉讼或仲裁方式维护合法权益,以此避免企业的名誉受到影响[2]。

2.2 以合同为依据

我国现行建设工程合同示范文本,为工程变更范围和变更估价提供了相应的参考条件,能够对变更的范围、变更权、变更程序进行调整,并给出了其他约定提供了模板,在实际执行中可以严格按照规定开展相关工作。同时,通用条款对工程变更索赔作出了详细的表述,在专用合同条款里,该示范文本可以作为承包商应当以合同为依据,对变更估计等进行了约定,当索赔事件发生时承包商可以按照预先设定好的制度提出相应的补偿要求,结合变更价款进行索赔。

2.3 实际损失原则

承包商需要对施工合同中的合同协议详细了解,应实际准确地提供整个工程变更成本的分析,如合同中不存在此项要求便要求索赔,则后续难免会发生利益上冲突。因此,在维护自身权益的过程中,必须以合同为基础,承包商若承包商虚报损失被业主或监理工程师识别后,对经济损失费用的相关条款进行明确,如难以进行判断则会导致后续索赔工作开展更为困难,为此承包商应根据合同按照事实求是的原则,结合法律规定确定索赔额度,降低索赔的谈判成本和难度。

3 承包商视角下工程变更费用索赔分析

工程项目在实际施工过程中可能发生多种多样的变更索赔事项,变更是承包商费用索赔的主要机会,包括设计框架性、总体性和原理性,承包商提出的变更索赔需要核实承包方的申报程序,对索赔进行分析和判断,依据建筑工程施工合同文件做好调整,保证最终符合要求则变更索赔成立。在实际执行过程中,需要对合同条款、技术规范、工程量清单等提出具体的要求和规定,工程在项目开展过程中,结合技术标准和设计图纸合理选择施工技术方案,以此作为承包商现场施工的依据,判断工程整体建设的合理性,一些图纸里不包括的施工技术方案(包括施工组织设计)通过各评审单位一致通过也可以做为变更。承包商提出变更索赔之后,需要对“不可预见的外界障碍或自然条件”进行明确,如已造成了实际的工期延误导致费用增加,则产生的费用应该加入到合同中。

总价合同中的“固定总价”可以将其看作建设中的直接费用,按照工程师或业主指令及开展相关工作,变更确认过程中应对此加大关注力度,费用索赔管理将紧紧围绕变更展开,对自身责任或合同定义风险范围之外的变更要提出索赔请求,如果当地政府主管部门要求发生变化,出现了合同约定的可以调整合同价款的其他情形,如提前没有对不可预见外界障碍没有明确规定,则也可以想听的提出变更索赔请求,这一过程主要是降低承包商损失,对额外开支向业主提出的经济补偿。如果设计图样、技术条件及工程要求未发生改变,承包商对非自身原因造成经济损失可以相应的提出措施,无论承包商是否有经验,在施工过程中需要合理预测影响因素,在投标报价及施工组织设计中,需要强化工程实施中的各项制度,保证合同总价固定不变,工程师已经指出不利因素要进行调整,但承包人如因未能及时应对而导致费用增加,需要承包商承担此类费用不可提出索赔。若在不利事件发生时,需要采取合理恰当的措施进行处理,如最终出现变更问题则需要以施工合同文件为依据,有效执行各类变更索赔相关事宜。

4 承包商工程变更费用索赔的阻碍因素分析

4.1 变更权约定

工程变更是合同规定中的主要环节,在设计阶段需要进行约束,在工程实践中需要根据《合同法》进行优化,在项目施工过程中严格监督,注意施工合同履行的工程变更问题,对承包商往往十分不利。工程变更作为工程建设中重要的一个环节,应当遵守合同的约定进行变更,保证最终建设工作能够顺利完成,有效保护承包商的利益,避免出现综合效益降低的情况。

4.2 出现超期索赔

我国从13版的施工合同通用条款开始对承包商工程变更费用索赔进行了明确规定,要求遵守合同约定的索赔时效,第19条开始引入了“索赔逾期失权制度”,划分了协议变更法定的诉讼时效制度的内容,也明确了承包商为了保持与业主之间的关系。我国规定要求项目甲方应在索赔事件发生后28天内完成相关事宜,追加付款和(或)延长工期的权利,在工程实践中要按照要求严格执行相关规定,避免因索赔失权约定条款给承包商带来资金风险。

4.3 非意思自治文件

工程款一般由承包商提交进度款申请表,为了及时得到预期的工程款,避免超过合同约定的期限,需要将争议诉至法院或仲裁机构,强势的业主可能会要求承包商将合同约定为工程款项,承包商如在项目中出现了索赔纠纷问题。为此在实际执行过程中需要合理提交申请表,不可违反我国法律规定的基本条例,但如工程款申请单上的条款会给承包商带来不利的影响,为此要对各条款进行明确。

4.4 原始资料缺失

原始资料是工程建设中的一种有效证据佐证,其真实性受到了法律保护,但现阶段我国部分承包商的合同管理水平还不高,承包商的工程签字单大都为复印件,其真实性未得到仲裁庭的认可,这一情况加大了承包商举证负担。同时,现阶段部分承包商由于自身意识匮乏,未能将索赔费用融入项目管理活动中,使得归档程序、要求无法对资料进行明确规定,后续直接导致索赔失败。

5 承包商视角下工程变更费用索赔的对策

5.1 合理制定施工合同

工程变更涉及质量、进度和成本,承包商属于乙方单位,相较于项目甲方处于劣势地位,这一情况给承包商的费用索赔带来了阻碍,为此在相关工作执行中必须签订固定合同,经双方签字并盖章,通过谈判确定工程建设过程中的各项内容,后续确认中也一定要谨慎。如果时间紧急来不及办理工程签证等程序时,需要保留与工程变更相关的所有原始资料,在项目施工过程中严格监督,可以及时明确索赔问题,做好工程项目计划变更工作,避免因资料问题而增大索赔难度。

5.2 完善索赔材料编制

索赔材料的编写也是索赔成果的关键性因素之一,各项材料之间可以相互呼应和补充,证明工程变更被各参建方认可的文件,如果索赔材料编制不当,则难以对工程变更程序进行合理的规范整顿,可能被工程师驳回修改或者拒绝该项索赔。为此在相关工作开展中,承包商与各参建方的会议纪要做好相应的编制,有效票据等能证明索赔额度符合我国法律规定,计价依据和工程价款等应当明确而具体,且索赔材料中的规范建筑工程的变更工序,在工程招投标过程中采取低价投标策略,按照科学程序进行相应处理,减少索赔的同时保障企业的经济效益,防止通过工程变更来提高索赔要求,程序的规范化对变更工作有重要意义。

5.3 及时提出索赔申请

在建筑工程施工前,需要根据投标文件对市场情况进行调查,对施工过程中的变更进行合理预测,且在此基础上要提前做好防范措施,对项目管理中的有关规范进行深入了解。如出现了变更索赔问题,承包商应在工程变更后及时向业主索赔,但要在索赔事件发生28天内向工程师发出意向通知,以此避免出现逾期失权发生。在建筑工程的变更和索赔工作中,企业内部进行提前的模拟谈判,而施工方应做好资料的收集和整理,做好签证工作的记录,加强谈判工作对自己的利益有重要帮助,经过提前准备防止众多因素纠纷对企业利益产生影响,保证变更索赔到利益,从而保证承包商的合法权益。

5.4 健全变更管理体系

在投标文件中对于人员数量,深入研究合同文件,结合工程项目实施的具体情况,充分理解合同业主责任条款或类似的单价,要求工程量计算规则、地质条件,预见性的规避合同反调差、负变更,合同中已有适用变更项目的相同,要在事前积极研究应对措施和制订预案,对预案调整和证据链闭合。合同文件是施工索赔的主要依据,各相关职能部门要及时组织专业人员参照招标文件,工作内容包括工程量,后附清单合同模式和EPC、PPP 等合同模式,可以直接作为变更项目的单价,参照已有项目的合同单价,如存在不一致的情况则需要及时和设计单位沟通,原则是保证工程设计功能,充分发挥出表更管理的作用。

5.5 认真履行合同索赔

索赔意识又称之为索赔的自觉性,其能够使当事人做到积极主动地提出索赔要求,只有这样才可以及时地找到索赔的机会。合同管理人员需要辅助工程建设中的各个部门建立定期工作报告,各部门也应随时将工作报告提供给合同管理人员,充分利用现代化信息技术,并对工作报告进行整理分类,同时也能提高合同管理质量,使合同管理更加轻松因此,开展对合同管理与施工索赔问题的研究,维持承包商的生存与发展,进而提高整体工程管理水平与工程管理质量,使建设行业与建设企业能够在当前时代的市场经济中立足。

6 结语

在建设工程活动中,工程变更费用索赔实质上属于经济补偿行为,面对这些阻碍因素,应该提升工程变更合同管理的能力,提高承包商成果索赔的概率。合同条款正确灵活地运用是索赔成功的关键,将索赔方法与工程实践相结合,使其具有实用性和可操作性,保证承包商在项目中的效益。