信息化下的高校档案管理对策研究

李保存

[摘要]高校档案信息化建设存在问题颇多,对高校档案信息化建设的建议有如下:加强基础设施建设,为高校档案信息化建设打牢基础;完善制度建设,健全工作体系,为高校档案信息化建设提供保障;建设功能齐全的档案信息数据库是高校档案信息化的关键;加强安全措施建设确保高校档案信息化建设安全、实效。

[关键词]信息化 高校档案管理 对策研究

一、高校档案信息化建设现状及存在问题

以河北省为例,高校档案信息化工作起步较早,目前绝大部分院校已经使用了计算机管理档案目录,河北大学、河北师范大学、邢台职业技术学院等高校还完成了文件级的档案录入,变“案卷级目录”为“文件级管理”。有相当一批院校建立使用了“OA”系统。各高校档案馆还加强了档案馆还加强了档案信息化制度建设。如河北大学、河北师范大学等一批高校档案馆的门户网站也陆续建立开通。以河北大学为例,河北大学数字档案馆门户网站2006年下半年对外开放,到2007年末,可供查询的档案目录数据就达118500条,其中“电子文件中心”提供近6000余份校发电子文件。在文档的网络管理方面,不少院校采取了河北省档案局“科怡之星”网络管理系统,河北大学档案馆于2008年6月正式在全校范围内启用部门预立卷远程归档系统和数字档案管理系统,并对学校各立卷部门电子文件积累、鉴定、著录、归档工作进行监督指导。

总体上看,高校档案信息化建设还处于初级阶段,与机关、银行等部门的档案信息化建设水平相比还存在着很大差距:档案信息化建设意识淡薄,思想观念跟不上形势发展的需要;缺乏统一的档案信息化建设标准规范;信息化基础设施建设薄弱;经费和技术保障还不够有力,信息化安全保障体系建设不完善:档案信息化人才队伍建设需进一步加强。

二、对高校档案信息化建设的建议

高校档案信息化建设是高校信息化建设的组成部分,建设过程中要把握以下原则:一是全局性原则,档案信息化建设须纳入高校信息化建设整体规划,与学校信息化同步发展。二是标准化原则,加强各类标准的制定工作,以有效实现信息互通资源共享。三是经济性原则,建设标准要与本单位的具体情况相结合,追求投入最小化,效益最大化。四是安全性原则,采取必要措施,确保信息安全,数字档案可靠和内容的真实。

1.加强基础设施建设,为高校档案信息化建设打牢基础

档案信息化建设必须建立在一整套现代化软硬件设备基础上,此外,实现信息资源的共享还需要特定技术环境一一高速的数字通信网络。它主要通过三个层次来建设:一是学校档案馆范围内的档案局域网式的自动化集成管理,面向档案馆内的整理、编目、利用等主要业务工作环节,使全馆业务管理在自动化的基础上形成一个整体,并向来馆的利用者提供检索和查询等向联机服务。二是通过校园网面向学校各教学、科研、管理和服务部门提供服务,用户可在各自办公室甚至住宅、宿舍内的网络工作站上对馆藏档案进行网上利用等服务。档案馆还要通过校园网支持的各种网络应用系统、如校园管理信息系统、校园图书情报系统等来实现对电子子文件的收集、归档。三是通过校园网连接互联网,开展合作业务,实现全球高校档案资源共享。

2.完善制度建设,健全工作体系,为高校档案信息化建设提供保障

档案信息化建设目前还缺乏统一标准,在原有的档案管理规章制度已不适应档案信息化需要的情况下,高校应根据自身的特点,注意吸收相关行业的管理标准和经验,制定完善的符合实际需要的标准和制度,以保障档案信息化建设工作安全、有序地开展。

首先是数字化档案的收集。收集手段主要通过计算机网络管理来完成。由于高校校园网建设已达成熟阶段,学校各部门均已接通,所以数字化文件归档将是一种很便捷的方式,只需各单位文书处理人员在完成本单位形成的电子文件后,通过校园网再转发一份到档案管理部门即可。

其次是数字化档案的保管。由于数字档案载体的特殊性,档案存放方式由档案柜架变为用数字存储器存储,保管的重点是保证数字档案的可读性和可利用性。

最后是数字化档案的利用。文件制作与档案管理采用同一系统软件,在文件制作的工作平台上,将文件内容已包含的检索字节,如文号、题名、密级、作者、时间等用一定的格式固定下来再加上档案管理的部分编号如档号等,做到文件制作与编制检索工具基本同步。

3.建设功能齐全的档案信息数据库是高校档案信息化的关键

档案信息数据库是一个有组织、系统化的数字大集合,目前高校要建设档案信息数据库,其信息一方面来源于现有的馆藏档案,利用数字化技术将其他形式存储的所有馆藏档案数据信息,通过手工著录、扫描等形式,转化为数字记录方式存储到光盘、磁盘等各类存储器中,完成现有馆藏档案信息向数字化的转化;另一方面,通过对电子文件的收集,按照数字化管理体系进行归档、整理转化为数字化档案,建立相应的数字化档案数据库。

根据高校的特点,所建成的档案信息数据库至少要包括以下内容:首先要建立数字化馆藏档案基本目录数据库。根据学校各类档案基本情况,通过著录标引,建立以原始档案保存状态为编目单位的各种档案基本目录数据库,即传统手工案卷目录和卷内目录的数字化,且能通过计算机检索与编目。其次要建立各类专题数据库。根据学校现代化管理与发展要求,建立一系列专题数据库,从目录到档案全文内容齐全。最后要建立档案全文原貌的数据库。把学校馆藏珍贵的党政档案、声像档案、实物档案以及人事档案等类原件或实物,通过扫描或数码相机摄录等方式,把档案原件以图形方式存储在计算机,并为其编制题名、责任者、关键词等索引,建立相应数据库,实现档案全文原貌的管理。

4.加强安全措施建设确保高校档案信息化建设安全、实效

档案实行信息化管理具有快捷、优质、高效的特点,但也存在安全问题。一方面,采用必要的技术手段加以防范。当前各种技术防范手段不断推出,升级更新,包括加密技术、签署技术、防写措施、网络监控技术和访问权限控制技术等,都是有效的手段,应该充分综合运用,提高安全性。另一方面,通过建立完善的安全管理理制度加以防范。档案工作部门应建立一整套科学、合理、严密的管理制度,对每份电子档案均实行“全过程管理”,从每一个环节解决信息失真的隐患。