浅谈如何整合利用高职院校数据资源

阚晓初

高职院校信息化的不断发展,信息资源的日益丰富,为高职院校的教学、科研和管理带来了巨大的便利。但由于各种原因,使信息化应用系统和后台统一数据平台的不统一,造成信息资源不准确,不能有效地共享和利用,成为了高职院校信息化建设中的新问题。因此,整合信息资源,提高数据利用率,满足用户对信息日益增长的需求成为高职院校信息资源整合的关键问题。

一、高职院校信息资源使用现状

信息技术的进步为职业技术学院信息化建设提供了机遇和条件,经过几年的发展,一些核心应用系统已经初步成型。办公自动化、教务管理、财务管理、学生管理、科研管理、设备资产管理、综合信息服务、校园一卡通等系统为学校提供了信息化的管理与服务手段。这些核心应用系统的成功应用促进了高职院校管理工作的规范化、科学化以及现代化,极大提高了工作效率,也提高了管理人员的素质。信息化的应用手段为进一步加强教学科研和管理效率奠定了基础。但也存在着信息资源中数据不统一的情况,产生了信息资源有时自相矛盾的现状,从而降低和阻碍信息资源的利用率。

二、高职院校信息资源使用存在的问题

随着信息资源的不断积累,高职院校逐渐发现,越来越多的信息资源不仅不能给教学、科研和管理带来帮助,还有可能逐渐成为了各个部门的重要负担。这种情况的出现,具体原因包括以下几个方面:

1.缺乏统一的信息资源规划

高职院校的信息资源缺乏统一的规划,信息资源多头维护,一数多源或者一数无源,很多信息资源各个部门难以明确其权威来源、管理部门,也无法说明信息资源的去向。这必然导致学校信息资源整合过程的混乱,没有准确的数据,对于管理者和决策者来说,还不如没有数据。信息资源的准确性、完备性成了学校领导、部门管理人员最为头疼的问题。

2.数据交换规范不统一

各个部门在交换信息资源的过程中,都是从应用系统甚至是从数据库中导出,而每个应用系统关注的业务角度不同,采用的代码标准也大不相同,并且绝大部分高职院校的应用系统开发商都不止一家,每个开发商所采用的信息标准代码都不一致。对部门的信息员来说,汇总、整理交换的数据绝对是一个苦差使,不仅工作量巨大,而且处理的结果是否正确难以校验。差错的不断累计,低质量的信息资源,加大了学校信息资源整合的难度。

3.数据交换手段原始落后

高职院校投入的各类核心应用系统的应用水平、技术平台和开发商各不相同,使得各个系统和部门的信息交换,绝大部分只能通过手工或定制接口的方式来进行。手工的交换无法实现实时交换,也难以进行增量交换,定制接口的方式既增加了系统的复杂度,同时也难以适应高职院校不断变更的需求扩展。两种交换方式,都不可能持续的保证信息资源的完备和准确,缺乏一个先进的工具来保证数据交换和共享的准确性、可靠性和及时性,以工具的可扩展性来解决需求的不断变化。

在这三个原因的共同作用下,高校的应用系统一个个成了信息孤岛,只能通过轮渡才能偶尔互相接触。而且这种情况愈演愈烈。每新建一个应用系统,对于部门来说,在一定程度上解决了管理手段信息化的问题,但对于学校来说,则增加了一个新的信息孤岛。2006年到2008年两年间,学院启动了数字化校园工程,通过对国内多所知名的高职院校和建设公司的调研,邀请相关专家及公司开展学院信息化建设的整合工作,总结了一些经验与对策。

三、提高高职院校信息资源利用率的对策

1.统一规划信息资源体系

信息资源管理与服务平台通过对应用系统的数据进行抽取、综合、归类和抽象,集成全校性、全局性信息、支持全校性的共享、分析与服务。整个平台的核心是核心数据模型和数据交换平台,并包括信息标准管理工具、元数据管理工具、数据处理及服务、通用服务工具和服务管理工具。其总体框架如图1所示。

数据的利用是信息资源平台的核心价值所在,通用服务工具为学校对数据进行有效分析、利用提供了强有力的手段。通用服务工具主要包括主题查询工具、报表工具和分析工具等。主题查询工具采用后台配置、前台查询的方式,通过有效的权限管理机制,为不同的用户提供对信息资源平台的信息资源进行灵活查询的机制,可以满足用户对于查询条件、查询结果的多样化需求。报表工具采用自底向上的设计思路,适应各种报表组合,可以实现快速构建各种报表的需求,为信息资源平台的信息资源应用提供了帮助。

2.统一数据交换规范

数据交换规划是信息资源平台规范建设中的核心规范,它通过确定标准的数据格式及数据交换的规范,以实现不同硬件平台、不同操作系统平台、不同语言平台应用之间的数据传输和通讯,实现不同部门间、不同应用系统间的数据交换,具有良好的扩展性。

3.构建先进的数据交换平台

数据交换平台为校园内应用系统之间的信息交互和共享提供了一个集成化数据交互和共享空间。数据交换平台具有较好的开放性,可同时满足用户对各种异构、同构平台、数据源及各类应用间的数据交换需求。数据交换平台应该是一种总线式的数据交换、异构系统同步方案,改变传统的点到点的连接,克服应用环境接口复杂、通信状况混乱、维护代价高和不利于应用系统的扩充等缺陷。总线式集成方法极大降低了数据交换、应用集成的复杂度。参与数据交换以及被集成的各类异构数据源仅需实现与数据交换平台的集成,使得实现复杂应用系统的集成成为可能,同时,也极大降低了整个信息系统的实施及维护成本。

数据交换是信息资源平台中实现信息有效流动、融通的关键,在建设数据交换平台时,可以从数据交换平台支持的数据源类型、支持数据清洗处理的方式、数据交换的策略、传输的安全性和可靠性、数据交换配置的易用性和扩展性等方面进行衡量和比较。数据交换平台总体框架如图2所示。

信息资源平台的建设可以促进高职院校信息资源的整合,加强高职院校信息资源的有效利用,为广大师生提供更为准确、完备的信息资源服务,也能优化高职院校信息资源流动的效率,创造更好的数字学习氛围,同时为学校领导的决策提供强大的数据支撑。因此,应该充分挖掘和利用高职院校现有的信息资源,对丰富的信息资源进行充分的整合,大力推进高职院校信息资源的建设,提高工作效率,进而推动高等教育的快速发展。

(作者单位:浙江商业职业技术学院)