企业会计电算化实践中存在的问题及对策

亢利红　支明泽

摘 要:会计电算化的普及和网络会计的运用,给企业会计工作提出了新的问题和挑战。文章结合企业会计电算化工作的实际,分析了会计电算化实施过程中存在的问题,提出了解决企业会计电算化实施过程中存在问题的基本对策。

关键词:会计电算化 应用问题 对策研究

中图分类号:F275 文献标识码:A

文章编号:1004-4914(2009)08-158-02

我国的会计电算化工作取得了长足的进步,商品化、通用化的财务软件得到了广泛的应用。许多会计软件的开发已经走向专业化、商品化、社会化的轨道。但由于财务工作本身的特点,以及网络的迅速发展、电子商务的迅速兴起等等,一些先进的、现代化的事物不断出现,对会计电算化系统提出了更高的要求,使得建立符合现代企业发展需求的新型财务系统变得刻不容缓。会计电算化工作是一项系统工程,在发展过程中有许多工作要做,有许多问题要及时解决,否则将严重阻碍企业会计电算化向更高层次的发展。

一、会计电算化应用中存在的主要问题

1.对会计电算化实施的思想认识不够。会计电算化,是电子计算机在会计工作中应用的简称,是把以电子计算机为代表的现代化数据处理工具和以信息论、系统论、控制论、数据库以及计算机网络等新兴理论和技术应用于会计核算和财务管理工作中,以提高财务管理水平和经济效益,进而实现会计工作的现代化。我国的会计电算化起步较晚,相当一部分企业管理人员的思维观念还未充分认识到会计电算化的重要性。多数单位会计电算化仅仅用于代替手工核算,是从减轻会计人员负担、提高核算效率方面入手,未认识到建立完整的会计信息系统对企业的重要性。同时,在软件更新及硬件投入等方面支持力度不够,更不用说建立企业内部局域网以及注册自己的网站,对利用信息技术优势来提高企业运作效率认识不足。

2.缺乏对传统手工模式的改造,对会计信息系统设置的调整不够。手工模式下的突出弱点是管理效率低下、信息不能及时处理和反馈、处理流程重复等问题,一些企业在实施会计电算化时,没有对手工系统进行分析,这样就不能减少中间环节、合并和调整简单重复的业务流程,无法按照计算机管理的特点重新规划业务流程。不同的企业有不同的管理要求和运行模式,但多数企业没有针对自身的特点对会计信息系统作个性化的调整和设置。在实际工作中只有两方面结合起来,才能找到最佳的人机结合方式,以最小的成本、最低的投入实现最大的运行效益。

3.财会专业人员计算机知识欠缺。会计电算化的应用,对会计人员提出了更高的要求。要求会计人员既要掌握一定的会计专业知识,还要掌握相关的计算机知识、财务软件的使用技术以及保养和维护。一般会计人员业务经验丰富,但计算机专业知识却很贫乏,难以胜任运用计算机处理会计业务的工作,表现较为突出的是财务软件的应用方法掌握的不够透彻和熟练,对软件的认识有局限性,对软件运用过程中出现的故障不能及时排除,导致系统不能正常运行。这个问题已经成为企业实现会计电算化的突出障碍。会计电算化,要求会计人员不断提高自身素质,更新知识结构,有更多的时间参与企业经营管理,以适应会计工作进一步发展的需要。

4.重视会计功能,忽视管理功能。长期以来,我国企业会计电算化还处于会计核算电算化的水平,或者说,现在仅仅实现了财务会计的电算化。完整意义的会计电算化应该是财务会计和管理会计的全面电算化,管理会计在企业推广困难的重要原因之一是其规范性和可操作性不如财务会计,以及财务会计与成本管理会计的分离。但是,管理会计电算化是以财务会计电算化为基础的,因为它们的数据同源,财务会计电算化能为管理会计电算化提供所需的财会信息。企业应在实现财务会计电算化的基础上不失时机地推进管理会计电算化,解决管理会计手工操作难的问题。会计电算化应是财务会计与管理会计结合后的电算化,这样才能促进管理会计在企业中的推广应用,真正实现会计的核算职能、管理职能和控制职能。

5.会计软件存在一定的缺陷。会计软件的质量是会计电算化工作的物质基础,决定着电算化工作的深入程度,也关系到能否顺利地做好“甩账”工作。一些企业使用的软件还存在着诸多的问题和不足。安全性与保密性差,许多软件缺乏操作日志记录功能,对操作人、操作时间和操作内容没有具体记录,出现问题不便于追究责任;数据库缺少必要的加密措施,可以很方便地从外部打开修改。还有一些商业软件为了占领市场,为用户提供修改以前年度账目等功能,这些都为会计资料的真实可靠埋下了隐患。会计软件通用性差,集成化程度低,很难形成整个企业管理信息的系统化。

二、解决会计电算化实施过程中存在问题的有效对策

1.更新认识,转变观念。会计电算化不仅改变了会计核算方式、数据储存形式、数据处理程序和方法,扩大了会计数据领域,提高了会计信息质量,而且改变了会计内部控制与审计的方法和技术,推动了会计理论与会计技术的进一步发展完善,促进了会计管理制度的改革,是整个会计理论研究与会计实务的一次根本性变革。从表面上看,会计电算化只不过是将电子计算机应用于会计核算工作中,减轻会计人员的劳动强度,提高会计核算的速度和精度,以计算机替代人工记账。实际上,会计电算化决不仅仅是核算工具和核算方法的改进,必然会引起会计工作组织和人员分工的改变,促进会计人员素质的提高和知识结构的改变、会计工作效率和质量的全面提升,节省会计人员的时间和精力,转变会计工作职能,推动理论和会计技术的进步,提高整个会计专业水平,大幅度增加企业的经济效益,将使会计理论和实务的方方面面发生前所未有的深刻变化。

2.运用科学的理论和方法做好系统实施工作。在确定系统目标与规模的基础上,编制实施策略和方案,制定具体规划、实施步骤与进度安排、实施机构的设置、实施各阶段的任务、实施经费预算等等。对手工模式下的业务流程进行调整和优化,制定解决方案,对各个处理环节的功能、数据处理特点、权限和职责做出规划,从而提高实施的成功率,充分发挥现代信息技术的功能。

3.培养复合型的会计人才,以适应会计电算化工作的要求。会计电算化要求财会人员不仅要掌握扎实的会计知识和技能,还应对计算机和财务管理知识有比较深刻的了解。只有掌握了比较丰富的管理知识,才能根据本单位的自身特点,利用会计电算化的优势,为单位预测、决策和控制等管理工作服务。要积极推进会计电算化进程,就必须大力加强人才培训的力度,提高会计人员综合业务素质。在培训的内容上要切合实际工作的需要,及时更新培训内容,完善会计人员会计电算化知识结构体系。对会计人员、系统维护人员、系统管理人员应按不同内容、不同要求进行培训,培养会计电算化骨干力量;建立良好的培训机制,落实培训效果;造就一大批既精通计算机信息技术,又专长于财务管理知识,能够熟练地进行财务信息的加工和分析,满足各方对财务信息需求的复合型人才,为促进会计电算化的顺利发展打下良好的基石。在各单位实行会计电算化的过程中,更应立足于国际水准,注意培养“会计—计算机—管理”型的复合型人才,使他们能够掌握国际先进技术,精通信息技术,熟练应用会计电算化,推动企业会计电算化事业由“核算型”向“管理型”、“智能型”转变。各基层单位应积极支持及组织会计人员学习会计电算化知识,使他们能够维护财务软件正常运行,熟练掌握计算机先进技术,成为复合型人才,为本单位建立高效的会计信息系统创造条件。

4.改善和提高会计软件功能,向财务管理方面过渡。要真正发挥会计电算化的优势,为企业管理服务,必须将其纳入管理信息系统,开发会计软件功能,增加具有管理型功能的模块。与物资供应、产成品销售、库存管理、劳资管理等管理业务子系统对接,并最终成为整个企业管理的内核,建立计算机财务系统指标分析系统,为决策层提供决策和评价依据。

5.做好会计电算化档案管理工作。会计电算化工作是一种无纸化工作,所产生的数据均存储在计算机的硬盘上,因此企业所发生的新的经济业务内容经过电算化账务处理后,应坚持当天备份,且要双重备份,并分处、分人保管。在实际工作中常有以下几种不当情况发生:一是部分操作人员未养成每天备份的习惯,机器一旦出现故障,部分账务数据将会丢失。二是不少操作者对备份的数据盘不能做到定期检查,一旦发生问题就无法进行补救。为了更有效地做好会计电算化档案管理工作,必须根据会计电算化档案的特点,分别做好会计档案的收集、保存、利用等方面的工作:(1)会计电算化档案的收集。财务部门应定期把计算机系统中的所有会计数据备份,存储到磁性介质或光盘上,把财务数据的备份文件保存好,以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内、在最小损失下恢复原有的会计电算化系统。(2)会计电算化档案的管理与保存。由于会计电算化档案是存储在磁性介质或光盘上的,根据这些信息载体的物理特性,在形成这些档案时应准备双份备份,并且每份上要注明形成档案时的时间与操作员姓名,存放在两个不同的地点,以防止意外情况引起整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。在保存这些档案时还应远离磁场,注意防潮、防尘等。对采用磁性介质保存的档案,还应定期进行检查、复制,防止由于磁性介质的损坏而使会计档案信息丢失。

6.企业必须改进自身系统功能和提高网络技术,迎接电子商务时代的到来。加强会计信息系统的安全性、保密性,建立健全内部控制,在操作系统中建立数据保护机构,涉及计算机机密文件时应登录用户名、日期、使用方式和使用结果,修改文件和数据登录备查等。系统应有自动识别有效的终端入口,当有非法用户企图登录或错误口令超限额使用时,系统应锁定终端,冻结此用户标识,记录有关情况,并立即报警。应采用防火墙技术、网络防毒、信息加密存储通讯、身份认证等,增强网络安全防范能力。应建立一致的会计电算化协议,由相关的上级组织部门协调各单位情况,提供一个适应大多数单位情况的会计电算化程序,各单位遵照执行,使各单位有共同的会计核算工作方式。

(作者单位:山西省环境保护基金有限公司 山西太原 030024,山西财经大学环境经济学院 山西太原 030006)

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