浅谈种子检验机构的档案建设

陈 西

（陕西省种子管理站，西安 710021）

种子检验机构的档案是种子检验机构和检验员在检验工作活动中形成的，保存备查的检验文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录，是反映种子检验业务的重要史料。只有建立全面完善的档案，才能真实地反映检验技术和检测工作的发展情况。

1 种子检验机构档案建设的内容

在参考 《农作物种子质量检验机构考核准则》和《实验室资质认定评审准则》的基础上，笔者认为，种子检验机构的档案应根据种子检验机构管理和运行情况与特点进行收集整理，归档的材料应具备以下基本内容。

1.1 文书档案

文书档案是种子检验机构检验工作和业务的重要见证，凡是反映本机构工作运行活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围，如上级和本级机构有关检验工作和业务的文件材料、检验机构的建立批文、主管任命文件、人员队伍情况、各种规章制度、管理体系文件、管理体系运行情况、年度工作计划和总结等。

1.2 人员档案

人员是最宝贵的资源。种子检验机构检测水平的高低，很大程度上取决于人员素质。人员档案反映着种子检验机构的软实力，种子检验机构应保存所有人员的教育培训、资格考核、工作经历和年度工作考评等档案，并按照每个人员逐一建档，保证一人一档，及时更新。

1.3 仪器和标准物质档案

仪器设备和标准物质是实验室开展监测工作所必须的重要资源，也是保证检测工作质量、获取可靠数据的基础。仪器和标准物质档案反映了种子检验机构的硬件基础，应包括仪器设备名称、制造商名称、型号和编号或者其他惟一性标志，接收、启用日期和验收记录、放置地点、制造商提供的资料或者使用说明书，历次检定、校准报告和确认记录、使用和维护记录，仪器设备的任何损坏、故障、改装或者修理记录等。

1.4 原始记录和检验报告

原始记录是种子检验机构反映种子质量情况的第一手资料，各项检测结果的原始记录应与检验报告一并归档。

1.5 检验技术研究成果及标准

种子检验机构的技术研究成果及标准是本机构检验技术工作的最终结果和技术工作规范，各类科研项目和新技术开发报告、检验技术研究成果、专利、种子检验规程和种子质量标准等都应纳入归档范围。

2 种子检验机构档案的保管

档案保管好了才有利用的可能，因此，做好档案的保管工作是检验机构档案建设工作的基础。种子检验机构档案的保管是一项常规性、长期性、保持性的工作，只有坚持定期、及时归档的原则，才能避免出现在考核评审时突击整理，考核结束后束之高阁的情况出现。种子检验机构应由专人完成对档案的收集、整理、保存、借阅、销毁等工作。

首先，种子检验机构应按照归档内容及检验工作程序，定期对检验档案进行收集整理。对于文书档案，建议每年初对上年度的档案进行统一收集整理；原始记录和检验报告可按季度对完成的检验结果进行整理归档；人员档案、仪器和标准物质档案、检验技术研究成果及标准可按照工作完成情况及时归档。

其次，种子检验机构应根据档案的保存价值及有关规定制定本机构的档案保管期限。如文书档案、人员档案、检验技术研究成果及标准一般应长期保存，仪器和标准物质档案可按仪器使用和报废情况保存相应档案，原始记录和检验报告应按《农作物种子质量检验机构考核准则》要求至少保存6年，超过保存期限的档案应及时办理销毁。

最后，种子检验机构还应制定档案的借阅管理程序，对借阅档案进行登记，随时追踪其使用情况，定期检查整理，以防止档案的损坏和丢失。

3 种子检验机构档案建设存在的问题与对策

3.1 种子检验机构档案建设存在的问题

随着档案工作受重视程度的提高以及管理技术的进步，档案管理的手段和设施不断得到完善、更新。但在实际工作中，种子检验机构的档案建设工作仍然存在一些问题，主要表现在：一是建档意识差，检验机构对档案建设不够重视，又无前人的经验可循，在工作中未形成良好的记录习惯，也不注重资料的收集和整理，使实验室有工作而无记录，有措施而无文字记载和资料存档；二是有制度无职责和监管，检验机构无专门或兼职的档案管理人员，造成档案管理的无责任性，建档工作无法监管；三是种子检验机构的档案繁杂，原始资料量巨大，涉及内容广泛，致使一些档案管理归类不明确，档案不完整，无连续性。

3.2 种子检验机构档案建设的主要措施

针对种子检验机构档案建设存在的问题，建议检验机构应做好以下几方面的工作：

一是建立科学健全的档案管理制度，逐步实现保管的规范化、标准化。明确档案在检验机构各项管理工作中的重要性，针对本机构的实际情况制定相应的档案管理制度，统一档案格式，做到定期检查，有效监管。

二是加强档案队伍建设。人员的素质决定档案建设工作的好坏，种子检验机构应不断对全体人员进行档案管理知识培训，让全体人员充分认识档案在工作中的重要作用。选择细心、责任感强的人员负责档案管理工作，从制度、职责范围等方面给予支持。

三是提供必要的档案工作环境和设施。建议种子检验机构应配置适宜安全保存档案的专门库房，配备防盗、防火、防渍、防有害生物的必要设施，以防止档案的损坏。

四是根据需要和可能，配备适应档案现代化管理需要的技术设备。如配备专用电脑保存检验机构的电子信息档案文本等材料。

[1]国家认证认可监督管理委员会.实验室资质认定工作指南[M].北京：中国计量出版社，2007.

[2]国家农作物种子质量检验中心.农作物种子检验员考核法规学习读本[M].北京：中国农业出版社，2010.

[3]陕西省档案局.档案工作法规选编[M].西安：陕西省档案局，2004.